メールの「読みやすさ」は「見やすさ」です

今回は、読みやすいビジネスメールを書く方法についてお伝えします。

早速ですが、以下の例をご覧下さい。同じ内容を伝えるメールです。あなたなら、どちらが「読みやすい」と感じるでしょうか。

例①

お世話になっております。PersonaliTVの佐藤安南です。次回の構成会議の日時と場所が確定しましたので、ご確認くださいませ。日時は2/27(木)13:30-15:30、場所は弊社第1会議室です。資料は当日こちらで用意いたします。不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせください。どうぞよろしくお願いいたします。

例②

お世話になっております。
PersonaliTVの佐藤安南です。

次回の構成会議の日時と場所が確定しましたので、ご確認くださいませ。

■ 日時:2/27(木) 13:30-15:00
■ 場所:弊社第1会議室
* 資料は当日こちらで用意いたします

ご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

どちらのメールも、挨拶・名乗り・要旨など、メールの基本をきちんと押さえて書かれています。また、どちらの文章も分かりやすく簡潔ですね。

しかし、内容や文章表現がほぼ同じでも、パッと見て内容を理解しやすいのはどちらかとなると、やはり例②のメールだと多くの方が答えるでしょう。

本や雑誌、新聞などであれば、例①のようにぎっしりと文字を詰めて書かれているのが普通です。これは、多くの情報を、文脈にそって詳細に伝えることが求められるメディアだからです。

ですが、メールは違います。メール、特にビジネスメールの役割は、「用件を確実迅速に分かりやすく相手に伝えること」です。しかも多くの場合、ビジネスメールで伝えられる用件は1つだけです。

つまり、ビジネスメールは「じっくり読んでもらう」ものではなく、「パッと見て理解してもらう」ツールなのです。

例②のメールを「分かりやすい」と感じるのは、挨拶・名乗り・要旨などの要素ごとに空行が入ることで、文章が意味の上だけでなく視覚的にもグループ化されているからです。グループ化された文章なら、パッと見ただけですぐに内容を把握することができます。

お分かりでしょうか。ビジネスメールの読みやすさを大きく左右するのは、視覚に配慮したレイアウトなのです。

「見やすい」レイアウトにするためのポイントとは?

では、メールを「見やすく」するレイアウトのポイントは、どのようなものでしょうか。

まず、前段でもお伝えしたように、項目や意味のまとまりごとに一行空け、文章をグループ化することが大切です。グループ化することで、メール全体の構成も分かりやすくなり、どこの部分が一番大切なのか、より明確になります。

グループ化する時に気をつけていただきたいのは、文節で適度に改行すること、そして一文をできるだけ短くするということです。一文がダラダラと長すぎる文章では、いくら改行しても読みにくさは解消されません。

さらに、例②のメールにもあるように、重要な項目は箇条書きを使うこともポイントです。「■▲●*」などの記号や、「—-」などの罫線を使うと、重要な情報がどこなのか、いっそう分かりやすくなります。

また、漢字を使いすぎないということもポイントです。難しい漢字や熟語が多く使われていると、その漢字を読むことに多く時間が費やされてしまいます。

送信ボタンを押す前に、少し離れたところからメールを眺めて見ましょう。全体が白っぽくスッキリしていると感じるメールが「見やすいメール」のレイアウトです。これからはぜひ、メールも「見た目」を意識して書くように心がけて下さい。

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