最初に名乗っていれば、「署名」は不要?

今回は、ビジネスメールでの「署名」について、お伝えします。

皆さんは、ビジネスメールに「署名」をつけていますか?

5、6年前に比べると、ビジネスメールでの「署名」は、急速に普及してきているように思われます。会社や所属部署から、メールの定型フォーマットとして署名を入れるよう指示されたという方もいるでしょう。

しかしその一方で、「送信者欄で誰が送っているかわかるはず」「最初に名乗っているのだから、文末で改めて名乗るのは面倒くさい」という方も、まだまだ多いようです。何回も自分の名前を出すのは少々しつこいのではないか、かえって相手に不快感を与えるのではないかと心配なさる方もいるでしょう。

ですが、結論から言いますと、やはりビジネスメールに「署名」は必要です。

「署名」は、単にあなたがどこの誰かを示すだけではありません。ビジネスメールを「ビジネスのツール」として生かすための、とても重要な役割を担っています。相手とのコミュニケーションを円滑化し、ビジネスチャンスを逃さないための大切な仕掛けが、「署名」には込められているのです。

メールの「署名」は、あなたの「第2の名刺」!

例えば、あなたの取引先が、あなたからメールを受け取り、その内容を見て、直接電話で確認したいと考えたとします。その時相手は、どのようにしてあなたの電話番号を探すでしょうか。

頻繁に連絡を取っている相手であれば、携帯電話に電話番号が登録されているかもしれません。一度名刺交換をしている相手なら、名刺から電話番号を探すはずです。

しかし実際には、相手が自分の電話番号を必ず登録してくれているとは限りません。また、名刺の整理が苦手、あるいは全くしていないという人は意外と多いものです。名刺入れに他の人の名刺が入ったままになっているという方もいるのではないでしょうか。かく言う私も、恥ずかしながら、その1人なのですが…。

もし相手がそのように「ちょっぴりズボラな人」だった場合、相手は、あなたにすぐに電話をかけたくてもかけられません。あなたの名刺を探すためにムダな時間を費やすか、あるいは、あなたへの確認を後回しにしてしまうかのどちらかでしょう。そして結果的に、相手にとって、あなたとのやり取りは「余計な時間がかかること」となってしまい、コンタクトの優先順位が下がってしまうのです。

もうお分かりですね。こうした「時間のムダ」を防ぐために必要なのが、ビジネスメール上の「署名」なのです。電話番号やURLなど、メールの文末に名刺と同じような情報が記載されているだけで、相手の手間をわずらわせることなく、スムーズに連絡を取り合うことが可能になります。

つまり、ビジネスメールの「署名」は、あなたにとっての「第2の名刺」なのです。

「署名」には、名刺と同じように、あなたの氏名(フルネーム)に加え、会社名・部署名・役職・住所・電話番号・メールアドレス・URLなどを記載することが望ましいでしょう。最近は会社でFacebookやTwitterなどのSNSを使うところも増えてきました。こうした情報も盛り込むと、相手があなたの会社やあなたのことについてさらに知りたいと思った時など、すぐにアクセスをしてもらうことができますので、よりお互いの理解が深まり、コミュニケーションが円滑になります。

社内宛のメールの場合は、氏名と所属部署や部署のフロア番号、内線番号などが明記されていればよいでしょう。大きな会社では、同姓同名の人がいることもよくありますので、取り違えを防ぐためにも、署名は必要です。

また、プロジェクトごとに所属が変わる場合や、フリーランスでいくつもの所属先を持っている方などは、そのプロジェクトごとの署名を作り、連絡先ごとに使い分けるとよいでしょう。

特に、昇進や異動などで部署が変わった場合は、その旨を書き添えた上で、署名を変えて送ることが必要です。異動のたびに実際の名刺を交換できればよいのでしょうが、実際にはなかなかそうはいきません。現在の自分の状況を正確に伝えるためにも、署名は必ずつけるようにして下さい。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
http://business-mail.jp/bmcombasic

■ビジネスメールの各種セミナー
http://business-mail.jp/

« コラムの王様トップ »
このページの上部へ