あなたの「送信者名」はどのタイプ?

ビジネスで交わされるメールの量が増えるとともに、「件名」に工夫をする人が増えてきました。

どんな文句を入れれば開封してもらえるだろうか。
日々、多くのビジネスパーソンが試行錯誤しています。

では、「送信者名」はどうでしょうか?

受信箱では「件名」と並んで一緒に表示されるにもかかわらず、あまり気を配っていない人が多いように感じています。

次に挙げる事例は、私の受信箱の中でよく見かける送信者名です。

みなさんに当てはまるものはありませんか?

英語表記で設定している

まずは「Tomoaki Hirano」といった英語表記のもの。

海外とのやりとりが多い場合や、仕事上の理由でそのように設定している場合は別ですが、そうでないならあまり意味がありません。

スパムメールと間違われる可能性が高い上に、パッと見て誰だか分かりにくいのが難点です。

漢字には、文字の一つひとつに「意味」があります。
その人のお名前と、その人の印象を重ねて記憶していることも多いものです。

そんな日本語の利点を生かすためにも、日本でビジネスをするなら、日本語表記にすることがおすすめですね。

メールアドレスが設定されている

名前を覚えていても、メールアドレスまで覚えていることは稀です。

本文を読めば送り主が誰なのか分かるとしても、ちょっと不親切な印象が否めません。

最悪の場合、開封されずにゴミ箱へ直行……というパターンも考えられます。

送信者名と送り主の名前が違う

送信者名に表記されている名前と、実際にメールを送っている人の名前が違っていることがあります。

一体誰と共有しているパソコンなんだろう……?
そう不審に思われてしまうのも無理はありません。

顧客対応を1つのアドレスに絞って行っている企業もありますが、全体的な傾向としては、メールはよりパーソナルなものとして認識されるようになっています。

「複数の人に宛てて送るもの」というよりは、「個人宛に送るもの」と考えるほうが普通の感覚と言えるでしょう。

ですから、複数人で1台のパソコンを共有する際には、アカウントを分けるなどの配慮をしましょう。
送信者名の設定ひとつで、信用度が大きく変わってくるのです。

適切な送信者名は、会社名+名前

では、どのような送信者名を設定すればよいのでしょうか。

会社名や部署名だけでは個人が特定できません。
かといって、個人名だけではどこの誰なのかを伝えることができません。

そこで、企業に所属している人の場合は、「会社名+部署名+個人名」とするのが良いでしょう。

私自身は「個人名(会社名)」で設定

会社よりも、個人のイメージが強いため、その方が誰なのか分かってもらいやすいからです。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
http://business-mail.jp/bmcombasic

■ビジネスメールの各種セミナー
http://business-mail.jp/

投稿日:2012年7月20日
  • ご意見・ご感想

■この記事の評価(最高評価:★5)

0

■ご意見・ご感想はこちらからお願いします(任意)

  • 筆者プロフィール
平野 友朗

平野 友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
メールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、企業などへのコンサルティングや講演研修回数は年間100回を超える。著書は22冊を超え、メールマナーなどに関する取材を300回以上受けるビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、ビジネスメールの研修プログラムの開発やツールの提供を行なう。一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立し、認定講師を育成。2014年「ビジネスメール実務検定試験3級」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

この筆者の他の記事(全て見る)

« コラムの王様トップ »
このページの上部へ