署名は情報発信スペース

署名でさりげなく情報発信

メールで自社の商品について提案したい。 あなただったらどうするでしょうか？

長々とした文章を書いても、読んでもらえないかもしれません。 かといって、いきなり書類を添付するのも考えものです。そんな時、提案スペースとして有効に使えるのが”署名”です。

見てほしいページのURLを

提案したい商品のページを用意して、署名にURLを貼り付け、「詳細はこちらからどうぞ」といった一文を添える。これだけで、さりげなくアピールすることができます。

署名にトップページのURLを載せているメールをよく見かけます。

しかし、リンク先は必ずしも「表紙」である必要はありません。 会社の沿革や雰囲気を伝えたいのであれば会社概要のページ、新しいサービスについて宣伝したいのであれば商品案内のページのURLを記しましょう。

相手に手間をかけさせることなく、確実に見てもらいたいページに誘導すること。 これが何より大切です。

複数タイプを用意。使い分けを

署名はいくつか用意しておくと便利です。 私は、送信する相手によって使い分けています。3タイプをご紹介します。

自己紹介を兼ねた署名

初めてメールを送る場合には、自己紹介を兼ねて社名や住所などの基本的な情報を載せています。そして、これまでの活動の実績を伝えるために、書籍の案内やマスコミ掲載履歴をつけることがあります。

また、商品やサービスに興味を持っていると思われる方に対しては業務概要のURLをつけることもあります。

クライアントへの署名

頻繁にやりとりをしている相手には署名をつける必要がないと思っている人がいますが、そんなことはありません。私は、クライアント様へのメールにつける署名に「近況」を付け加えることがあります。

こんな一文を書くだけで、ちょっとした情報を簡単に伝えることができます。

ここから更に親近感を持ってもらったり、共通の話題が生まれて会話が弾んだり。署名に盛り込む情報を工夫するだけで、相手との心理的な距離感も変わってくるのです。

面識のない人への署名

メールを送る相手が、信用できる人物なのかどうか自信が持てない場合があります。そんな時は、住所や電話番号を載せずに、名前とアドレスのみで返信するようにしています。

ビジネスでやりとりするメールであっても、常にすべての情報をオープンにしておく必要はありません。場合によっては情報の露出を抑え、用心することも必要です。 個人事務所やSOHOなどで仕事をしている人は、特にこの点に気をつけるようにしましょう。