メールの添付は何MBまで？相手に迷惑をかけないためのマナー

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みなさんは普段使っているメールの「容量」を意識したことはありますか？仕事であればメールにファイルを添付して送る・・・といったことも日常茶飯事かと思います。実はこのメールの添付、サイズにはビジネスマナーがあることをご存知でしょうか。あまりに大きい容量のメールを送ってしまうと相手に思わぬストレスを与えてしまうことも。ここでは、メール添付の正しいマナーとスムーズに大きい容量のメールを送信するための技を紹介します。

メール添付の容量はどれくらい？メールのビジネスマナーを確認

普段何気なくファイルをメール添付で送信している人も多いと思いますが、会社で使用するメールサーバーには容量に限界があります。あまりにも重いファイルを送ってしまうと開くのに時間がかかるだけでなく、受信容量を超えてしまって他のメールが開けなくなってしまうこともあるのです。一般的にはメール1通あたり2MBまでであれば失礼にはあたらないと考えられています。ですが図解の多いパワーポイントや枚数の多い資料では容量が重くなってしまうこともありますよね。場合によっては3MBでも許容されるケースが多いようです。詳しく見ていきましょう。

2MB以内が最も一般的

最も一般的とされているのが2MB以内です。近頃は外出先でタブレットやスマートフォンを用いてメールチェックをするビジネスマンが増えていますが、これくらいであれば問題なくファイルを閲覧することができます。

3MBは許容範囲内

数年前までは3MBが基準になっており、今でもファイルサイズの上限を3MBと設定している企業も多いようです。しかし、上限が3MBですから3MBギリギリのサイズで送ってしまうと届かないこともありますので注意が必要です。

5MB以上は先方に相談を

5MBを超えてくるとファイルはかなり重くなってしまいます。容量オーバーになると相手にメールが届かない可能性があるだけでなく、なかなか開くことができずに余計なストレスを与えてしまうことにもなりかねません。さらには他のメールが開けなくなり不要メールを削除するという手間をかけさせてしまうかもしれません。どうしても重いファイルを送らなければならないときは、一度先方に相談しましょう。事前に連絡をしておけば大容量メールを受信する準備ができるだけでなく、メールが届かないというトラブルも避けることができます。

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メールサービスの最大容量は？

メールサービスの最大容量はプロバイダやサービス会社によって設定が異なります。主要サービスごとに見てみましょう。

どのサービスも1通あたりの容量制限は25MBとなっており、5MB以上の大きいファイルでも問題なく送ることはできます。しかしながらメールボックスの容量も考えるとあまりに重いファイルを添付することは避けたいですね。とはいえ、どうしても容量が重い資料などをデータで相手へ送らなければならないこともあります。それでは、どうしたら相手に迷惑をかけずに大きなサイズのメールを送れるのかをご紹介していきましょう。

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大きなサイズのメールを送る方法3つ

大きなサイズのメールを送るには、「ファイルを圧縮する方法」「ファイル自体の容量を小さくする方法」「メール添付以外の方法でファイルを送る方法」の3つがあります。容量オーバーとなってしまわないための方法を詳しく見ていきましょう。

ファイルをzipに圧縮する

ファイルは圧縮することで容量を小さくすることができます。また、複数のファイルをフォルダーに入れて添付することができるので、受信した相手はたくさんのファイルを都度ダウンロードしなくても良くなるというメリットもあります。ただし、圧縮ファイルは受信後解凍して確認しなければなりません。予め、相手の受信環境に問題がないかはチェックしておいたほうが良いでしょう。

圧縮の仕方はとても簡単です。圧縮したいファイルの上で右クリックし、「送る」にマウスのポインターを合わせます。

さらに「圧縮（zip形式）フォルダー」をクリックすると圧縮ファイルが生成されます。圧縮ファイルの確認はファイルをダブルクリックすることでできますので試してみてください。

画像を編集してサイズを小さくする

ファイルが重くなる原因として、写真やイラストなどの画像の重さが挙げられます。この場合、画像サイズを小さくしたり解像度を下げたりすることでファイルサイズを小さくすることができます。例えばWindowsでは「ペイント」の機能を使って画像ファイルのサイズ変更ができますのでやってみてください。スマートフォンでも無料でサイズ調整アプリをダウンロードすることができます。
その他、容量が重くなりがちなパワーポイント資料も、画像の最適化とトリミングデータの削除を行うことで、重くなりがちな画像データを削減することができます。試してみてくださいね。

クラウドサービスなどを利用する

ファイルの圧縮や画像編集を行ってもファイル削減を小さくしきれないこともあります。その場合は大容量のクラウドサービスを上手く活用してみましょう。オンラインストレージを使えば相手のサーバーに負担をかけることなく、重いファイルを共有することが可能です。送る側の作業も減りますのでオススメします。ただし、クラウドサービスには保存期間が設けられていたり、相手の受信環境によってはブロックがかかってしまったりすることもありますので、その点は留意しておきましょう。

●クラウドサービスを選ぶ際のポイント

・対応容量
転送サービスの中には、無料で送れる容量が決まっているものがあります。サービスを利用する前に対応容量をチェックしておきましょう。

・保存期間
せっかく送信出来ても開くころには保存期限が過ぎていて開けない！なんていうこともあるので、事前に保存期限をチェックして送る相手に伝えておくと親切です。

・誤送信時の取り消しが可能
送信相手や共有するファイルを間違えてしまった！という場合に、すぐに取り消せる機能があるサービスを選ぶと安心です。

・パスワード生成
情報漏洩の危険を考えると、重要なファイルを送る時にも使えるサービスを選びたいですね。パスワード生成機能のあるサービスをオススメします。
≫添付ファイルをメールで安全に送る！送信取り消し機能付き『Temply（テンプリー）』

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まとめ

メールに添付されるファイルの送信容量について、マナーをご紹介してきました。1通のメールで必要なファイルの送信を済ませたいと思ってしまいがちですが、相手の負担にはならないようにしたいですね。画像の圧縮やクラウドサービスを上手く利用して、スマートなメールのやりとりを心がけましょう。

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