メール容量|ビジネス書式のダウンロードと書き方はbizocean(ビズオーシャン)

メールの添付は何MBまで?相手に迷惑をかけないためのマナー

ビジネスマナーにおけるメール添付の容量、ファイルサイズをご存知ですか?仕事であればメールにパワーポイントやエクセル、PDFといった資料、また圧縮したファイルを添付して送る・・・といったことも日常茶飯事かと思いますが、マナーを越えたサイズで送ってしまうと相手に思わぬストレスを与えてしまうことも。ここでは、メール添付の正しいマナーと、スムーズに大きい容量のメールを送信するための技を紹介します。

メール添付の容量はどれくらい?メールのビジネスマナーを確認

普段何気なくファイルをメール添付で送信している人も多いと思いますが、会社で使用するメールサーバーには容量に限界があります。あまりにも重いファイルを送ってしまうと開くのに時間がかかるだけでなく、受信容量を超えてしまって他のメールが開けなくなってしまうこともあるのです。

一般的にはメール1通あたり2MBまでであれば失礼にはあたらないと考えられています。

ですが図解の多いパワーポイントや画像が多く使用されている書類、枚数(ページ数)の多い資料ではファイル自体の容量が重くなってしまうこともありますよね。場合によっては3MBでも許容されるケースが多いようです。詳しく見ていきましょう。

2MB以内が最も一般的

最も一般的とされているのが2MB以内です。近頃は外出先でタブレットやスマートフォンを用いてメールチェックをするビジネスマンが増えていますが、これくらいであれば問題なくメールに添付されたファイルを閲覧することができます。

3MBは許容範囲内

数年前までは3MBが基準になっており、今でもファイルサイズの上限を3MBと設定している企業も多いようです。しかし、上限が3MBですから3MBギリギリのサイズで送ってしまうと、メール自体がエラーとして返送されるなど、相手に届かないこともありますので注意が必要です。

5MB以上は先方に相談を

5MBを超えてくるとファイルはかなり重くなってしまいます。ファイルサイズやメール自体のデータが容量オーバーになると、相手にメールが届かない可能性があるだけでなく、届いたとしてもなかなか開くことができずに余計なストレスを与えてしまうことにもなりかねません。

さらには他のメールが開けなくなり不要メールを削除するという手間をかけさせてしまうかもしれません。どうしても容量の重いファイルを送らなければならないときは、一度先方に相談しましょう。事前に連絡をしておけば大容量メールを受信する準備ができるだけでなく、メールが届かないというトラブルも避けることができます。

メールサービスの最大容量は?

メールサービスの最大容量はプロバイダやサービス会社によって設定が異なります。主要サービスごとに見てみましょう。

メールサービス 容量制限/1通あたり メールボックス容量
Yahoo! 25MB 2GB(状況により増量)
Outlook 20MB 15GB
※Microsoft365 サブスクライバーは、50GB
Gmail 25MB 15GB

※2021年5月時点での情報です。詳細、最新情報は個別のサービスサイトにてご確認ください。

どのサービスも1通あたりの容量制限は20MB~25MBとなっており、5MB以上の大きいファイルでも問題なく送ることはできます。しかしながら相手先のメールボックスの容量も考えるとあまりに重いファイルを添付することは避けたいですね。

とはいえ、どうしても容量が重い資料などをデータで相手へ送らなければならないこともあります。それでは、どうしたら相手に迷惑をかけずに大きなサイズのメールを送れるのかをご紹介していきましょう。

メールサービスの最大容量

大きなサイズのメールを送る方法3つ

大きなサイズのメールを送るには、「ファイルを圧縮する方法」「ファイル自体の容量を小さくする方法」「メール添付以外の方法でファイルを送る方法」の3つがあります。容量オーバーとなってしまわないための方法を詳しく見ていきましょう。

方法1.ファイルをzipに圧縮する

ファイルは圧縮することで容量を小さくすることができます。また、複数のファイルをひとつのフォルダーに入れて添付することができるので、受信した相手は沢山のファイルを都度ダウンロードしなくても良くなるというメリットもあります。

ただし、圧縮ファイルは受信後解凍して確認しなければなりません。予め、相手のメール受信環境に問題がないかは事前にチェックしておいたほうが良いでしょう。

ファイル圧縮の仕方はとても簡単です。圧縮したいファイルの上で右クリックし、「送る」にマウスのポインターを合わせます。

ファイルをzipに圧縮する方法の説明画像1

さらに「圧縮(zip形式)フォルダー」をクリックすると圧縮ファイルが生成されます。圧縮ファイルの確認はファイルをダブルクリックすることでできますので試してみてください。

ファイルをzipに圧縮する方法の説明画像2

方法2.画像を編集してファイルサイズを小さくする

ファイルが重くなる原因としてデザイン系の資料、特に写真やイラストなどの画像の重さが挙げられます。この場合、画像サイズを小さくしたり解像度を下げたりすることでファイルサイズを小さくすることができます。

例えばWindowsでは「ペイント」の機能を使って画像ファイルのサイズ変更ができますので試してみてください。スマートフォンでも無料でサイズ調整アプリをダウンロードすることができます。

その他、容量が重くなりがちなパワーポイント資料も、画像の最適化とトリミングデータの削除を行うことで、画像データの容量を削減することができます。試してみてくださいね。

方法3.クラウドサービスなどを利用する

ファイルの圧縮や画像編集を行ってもファイル削減が難しいこともあります。その場合は大容量のクラウドサービスを上手く活用してみましょう。
オンラインストレージを使えば相手のサーバーに負担をかけることなく、重いファイルを共有することが可能です。送る側の作業も減りますのでオススメです。

ただし、クラウドサービスには保存期間が設けられていたり、相手の受信環境によってはブロックがかかってしまったりすることもありますので、その点は留意しておきましょう。

●クラウドサービスを選ぶ際の4つのポイント

・対応容量
転送サービスの中には、無料で送れる容量が決まっているものがあります。サービスを利用する前に対応容量をチェックしておきましょう。
・保存期間
せっかく送信出来ても開くころには保存期限が過ぎていて開けない!なんていうこともあるので、事前に保存期限をチェックして送る相手に伝えておくと親切です。
・誤送信時の取り消しが可能
送信相手や共有するファイルを間違えてしまった!という場合に、すぐに取り消せる機能があるサービスを選ぶと安心です。
・パスワード生成
情報漏洩の危険を考えると、重要なファイルを送る時にも使えるサービスを選びたいですね。パスワード生成機能のあるサービスをオススメします。
添付ファイルをメールで安全に送る!送信取り消し機能付き『Temply(テンプリー)』

まとめ

メールに添付されるファイルの送信容量

メールに添付されるファイルの送信容量について、マナーと対策をご紹介してきました。1通のメールで必要なファイルの送信を済ませたいと思ってしまいがちですが、相手の負担にはならないようにしたいですね。画像の圧縮やクラウドサービスを上手く利用して、スマートなメールのやりとりを心がけましょう。

【メールを誤送信!お詫びの仕方とその後の防止策とは】

投稿日:
2018/03/09
更新日:
2021/06/04

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