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在職証明書の書き方と見本

在職証明書とは「在籍している」もしくは「在籍していた」ことを証明するための書類になります。

在職証明書とは「在籍している」もしくは「在籍していた」ことを証明するための書類です。企業によって呼称は様々ですが、履歴を証明するためのもので、在籍証明書、就業証明書、勤務証明書、就労証明書、雇用証明書などを総称する場合が一般的です。詳しく解説していきます。

在職証明書とは?必要になる主なシーンは?

在職証明を必要とされる機会は色々とあります。再就職をする場合に募集する企業から求められたり、住宅ローンを組む場合に金融機関から求められたり、子育て期間中に子供を預ける所から求められたり、また外国人の在留資格取得や実務経験の証明など、社会人として生活をしていく多様なシーンで提出を求められることがあります。

認可保育園・児童クラブ(学童)に申し込む際

乳幼児の子育て期間中に保護者が就職をしようとする時に、身内で解決できなければ子供を一定の時間預かってもらうことが必要です。認可保育園などは応募者全員を受け入れることはできないので、困窮度の高い人を優先的に受け入れる配慮をしている所もあります。そうした時に受け入れる側は、応募者の在職証明書が必要になり、就業時間の確認や収入額を確認するなど、入所条件を確認する方法として使います。また、既に通園しているお子様がいるご家庭でも、毎年決まった時期と退職時に、入所先から在職証明書と就労証明書の提出を求められます。

退職後や転職では?

転職の際、応募しようとする会社から在職証明書を求められることがあります。会社が応募者の職歴だけをみるのであれば履歴書で充分ですが、更に詳細な業務内容・経験の期間・役職・給与などを採用条件に照らし合わせて判断する会社もあります。在籍していた会社側には、労働基準法第22条1項によって、退職後2年間は退職者の請求に応じて、退職証明書を発行する義務があります。
この退職証明書に書かれる事項は、ほとんど在職証明書に求められる事項を網羅しており、使用者が在職証明と書けば、そのまま在職証明書として使えるものです。名前は違っていても「退職証明書であれば、在職証明書と同様の効果がある」ということです。
また、退職証明書に記載する事項は請求する者が指定できるので、例えば在籍期間のみの記載を指定されれば、休職期間や退職理由などは記載されません。従って提出先に確認されることはないでしょう。ただし、職歴があまりにも多い場合は、信憑性を確認するために提出を求められる場合もあります。

公務員への転職

公務員公募で、「一般企業に5年以上在籍していた」などの条件付きで募集する職種については、応募者の技量や資格など熟練度を推し量る方法として、在職証明書の提出を求められる場合があります。また、上記以外の一般的な公募で在職証明を求められることがあります。職歴の詳細を確認する方法として活用されますが、履歴書に短期間のアルバイトなども記述対象とするか否かは役所に直接確認をされた方が良いでしょう。確認をしたことで採用にマイナスの影響を受けることはありません。むしろ記入せずに後で判明し、経歴詐称のような悪い印象を持たれることを避けるべきでしょう。

外国人労働者のビザ申請・更新

在留資格とは、日本の入国管理局に事前に入国の目的に合致した書類を提出し、入国管理局から許可を受けることで、それによりビザが取りやすくする資格です。ただし、「永住者」「定住者」を除いた在留資格にはそれぞれ期限があり、その期限を越えて継続して日本国内で活動する場合には、その在留資格を更新する必要があります。
 在留資格は原則として、日本で活動する目的に応じた資格を取る必要があります。外国人を雇い入れる、または継続して雇用しようとする事業者などで、いまだ「安い賃金で雇用できる」という認識を持っているケースを見受けます。しかし、これは誤った認識です。原則として合法的に外国人を雇入れるには就労可能な在留資格が必要となり、かつ、これらには「日本人が従事する場合の報酬と同等以上の報酬を受けること」と定められています。この雇用内容を証明するためにも在職証明書が活用されるのです。

在職証明書の書き方

書き方はシンプルで、主要項目は次の通りです。また請求者が記述項目を指定することもできます。

  • 在職者(退職者)氏名・性別
  • 生年月日
  • 住所
  • 採用年月日
  • 雇用期間
  • 雇用形態
  • 仕事の内容・職場における地位
  • 就労形態(曜日固定、シフト型など)
  • 勤務日数・就労時間
  • 勤務地
  • 給与支給総額
  • その他(申請者の希望事項)
  • 会社の証明印

在職者氏名/生年月日/現住所などの個人情報

個人情報は当該会社に在籍していた時期のデータです。従って請求者が請求した時期の内容とは異なる場合があります。

採用年月日

請求時に何も申告しなければ記載されたものが発行されます。削除して欲しいと伝えれば、削除した内容で発行してくれるでしょう。一般的に採用年月日で定期採用か中途採用かなどの判断ができます。
在籍証明書の必用項目は下記の通りです。

  • 氏名
  • 現住所(〒含む)
  • 性別
  • 生年月日
  • 勤務先 名称、所在地、電話番号
  • 就業年月日(年・月・日 ~ 年・月・日)
  • 勤務時間(○○時○○分~○○時分まで)
  • 雇用形態
  • 職務、職責
  • 証明書発行会社名、代表者名、住所、電話番号、社印

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注意点
●証明書を要求する会社の立場
在職証明書は個人情報なので、受理した会社は保管方法や取り扱いに注意して情報漏洩にならないように管理することが求められます。
●提出する個人の立場
記載事項に疑問がある場合は提出要求をする会社へ事前に問い合わせ、疑問を解消することをお勧めします。労基法22条の退職証明書は本人から請求があれば遅滞なく発行しなければなりません。請求権は115条から2年で時効ですが、会社が了承するなら10年前でも構いません。ただし6年以上前では、労働者名簿が残っていなければ発行したくてもできない場合があります。また記載内容については、本人が請求した事柄以外、会社は記載してはいけません。本人の便宜のために発行するのですから、本人の希望するように記載(基本給などの分解記載)するべきだという見解はあります。

まとめ
テンプレートを使えば一般的に必要な項目は網羅されるので、記入漏れはなくなるでしょう。提出先からの指定項目や請求者の要求で特別なことがあれば、請求時に発行する会社に伝えることが必要です。

投稿日:
2016/02/12
更新日:
2016/06/28

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在職証明書に関連する書き方一覧

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