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ホッチキスの止め方にはマナーがある!?正しい位置や気を付けるべきこと

仕事でホッチキスを止める機会は多くありますが、右上に止めるか、左上に止めるか悩んだ方も多いのではないでしょうか?ここでは、ホッチキスを止める時の正しい位置やそのほか気をつけるべきことについて、図と共に解説していきます。

仕事でホッチキスを止める機会は多くありますが、右上に止めるか、左上に止めるか・・・一度は悩んだことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか?ここでは、ホッチキスを止める時の正しい位置やそのほか気をつけるべきことについて、図と共に解説していきます。

書類別のホッチキスの位置

複数の紙をまとめて止められるホッチキスはとても便利ですが、普段は何気なく使っているという人が多いのではないでしょうか。もし上司や先輩にホッチキス止めを依頼されたらどうしますか?誰にでもできる簡単な作業だからこそ、ちょっとした気遣いもできるといいですね。ホッチキスの止め方にはどんなビジネスマナーがあるのかをご紹介していきましょう。

横書きの場合は「左上」


横書きの書類は、左上にホッチキスを止めるのが基本的なマナーです。
横書きの文書は、左上から文章が始まって右下へと読み進めますね。下まで来たら文章が終わる右下をつまんで次のページをめくるのが自然な流れです。そのため、読みやすいように左上をホッチキス止めするのが一般的です。また、ホッチキスの針の向きは斜め45度(/)に1カ所止めます。横向き(-)に止めてある書類を目にすることもありますが、横向きだと下方向に圧がかかりページがめくりづらくなってしまいます。めくった紙も収まりが悪くなり、止めた箇所に変なシワがつくこともありますので注意しましょう。

縦書きの場合は「右上」

縦書きの書類は、右上にホッチキスを止めるのが基本的なマナーです。縦書きの文書は、右上から文章が始まって左下へと読み進めますね。下まで来たら文章が終わる左下をつまんで右上にめくって、次のページをめくるのが自然な流れです。そのため、読みやすいように右上をホッチキス止めするのが一般的です。ホッチキスの針の向きは横書きと同じく斜め45度(\)です。もし逆に止めてしまうと書類のめくりやすさに違和感が出て、書類を利用する人に「あれ?」と思われてしまうかもしれません。小さなことですが、書類の使い勝手が変わってきますので気をつけましょう。

縦書きと横書きの混在している場合

それでは、縦書きと横書きが混在している場合にはどうしたら良いのでしょうか?資料の中には図解やデータの引用などで、縦書きと横書きが混在することもあります。その場合は横書きの書類を左に90度回転させて書類を縦長にしたうえで、その左上に止めるのが基本的なマナーです。これは、ホッチキス止めだけでなくクリアファイルへの入れ方でも同じことがいえます。
ただし、資料のメインが横書きである場合には、見る方向に合わせて左上に止めるか右上に止めるかを決めましょう。紙のめくりやすさ、読みやすさを一番に考えることが大切です。

他にも気をつけたいこんなこと!

基本的なホッチキスの止め方のマナーは先にお話したとおりですが、そのほかにも気をつけたいポイントがいくつかあります。これらを押さえておけば、使い勝手のいい書類ができ重宝されるかもしれません。

ホッチキスの針は斜め?真っ直ぐ?

先ほどもご説明したとおり、ページのめくりやすさや紙の収まり方からもホッチキスの針の向きは斜めに止めることがルールです。ただし、社内ルールとしてあえて真っ直ぐな横向きに統一しているという企業もあるかもしれません。
また、止める箇所や間隔にも注意したいところです。例えば説明文書とアンケートを一緒にホッチキス止めしたい場合、アンケートが取り外しやすいように紙の角すれすれにホッチキスを止めることもあります。 外れては困る資料は、文章寄りの深い位置にホッチキスを止めることもあるでしょう。これらは企業や部署、担当者によって考え方が異なるものですから、周りの様子を伺ってみるのも良いかもしれません。社内ルールなども意識して、必要とされる使い方を汲み取るのも大切なことですね。

書類はファイリングが前提の場合

ホッチキス止めをする文書の中には、ファイリングが前提のものもあります。ファイリングする場合はホッチキスで止めてある書類にパンチで2つ穴を開けて、ファイルに閉じることが多いですね。この場合も、書類が縦長の場合は左上にホッチキス止めします。横長の場合は右上にホッチキス止めをして、それを縦長にしたときにホッチキス止めの箇所が左上になるようにしてファイリングをします。
ただしこれも基本的なマナーであり、企業によっては独自のルールを設けていることもありますので、事前に確認をしておいたほうが良いでしょう。

またファイリングする際、どの書類も左上だけにホッチキス止めをしているとその部分だけ厚みが増して、ファイリングしづらくなることもあります。その場合はあえて少しずらして止めることもありますので、慣れてきたらコツを探ってみてください。

製本のように2カ所止め

また、ホッチキス止めをする書類の枚数が多い場合には、1カ所だけでは扱いづらいことがあります。そんなときは2カ所止めをしましょう。2カ所止めることによって書類は製本されたように安定感を増します。この場合も横書きなのか、縦書きなのか、用紙の向きはどちらかによって止める位置を決めます。例えば横向きのパワーポイント資料などは、上にめくっていきますので、上に2カ所、ホッチキスの針を横に真っ直ぐになるように止めます。左にめくっていくケースでは左に2カ所、ホッチキスの針を縦に真っ直ぐになるように止めます。このときも、どのように資料を展開していけば見やすいのかを意識して、止め方を考えましょう。

会議室のテーブルの広さを参考にしても良いかもしれませんね。縦に広いテーブルなら上にめくっていけるように展開にし、横に広いスペースがあるなら横にめくっていく展開にするなどです。ホッチキスの止め方1つでも、気遣いをできることがたくさんありますね。

手元のホッチキスで冊子を作る方法!?

ホッチキスで書類を止めるのは簡単ですが、なんとなく味気ないなと思ったことはありませんか?書類を2つに折って、その折り目の部分にホッチキスの針を止めることができればホッチキスの針が見えず、見栄えが良いですよね。
手元にあるホッチキスで、冊子のようにきれいにホッチキスを止める裏技をご紹介しましょう。

冊子を作るにはまず、180度開くホッチキスが必要になります。

  1. ホッチキスを180度開き、針をさす位置を確認します。
  2. 次に製本したい部分にホッチキスをさします。
  3. そして裏返しにして、出ている針をペンチで調整すれば冊子の完成です。

ただし、手元にあるホッチキスでは限界があります…。最近では180度開かないホッチキスも市販されていますし、製本用ではないため必ずうまくいくとも限りません。書類に厚みがある場合も難しいので、確実に製本したい場合は製本用のホッチキスを使用してくださいね。

まとめ

さて、今回はホッチキスの正しい止め方をご説明しましたが、いかがでしたか?普段何気なく使っているホッチキスにも、基本的なビジネスマナーは存在するのです。書類を見る人が、いかに文章が読みやすいかを考えることがポイントです。
基本のマナーは押さえながらも、企業によって独自のルールがある場合もあります。たかがホッチキス止めと考えずに、もし迷った場合は1部作成して上司にチェックしてもらうのも良いでしょう。たくさんの書類を作ってやり直すのは大変です。また普段もらう書類も、どこにホッチキス止めがされているかをチェックしておくと参考になります。

ホッチキス止めは難しい作業ではありませんが、だからこそ小さな気遣いが光るところでもあります。書類の用途や使い勝手を考えて、ホッチキスの止め方を選びましょう。

投稿日:
2017/12/28
更新日:
2018/12/04

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