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株主総会議事録の書き方と見本

株主総会議事録とは議事の経過自体ではなく、議事の経過の要領を記載するもので、会社法によって、株主総会を開催した場合は作成を義務づけられています。株主総会議事録や株主総会議事録の書き方について解説します。

株主総会議事録とは

株主総会議事録とは、会社法第72条の規定で作成が定められている書類です。そのため、株主総会を開催する場合には必ず作成をしなければなりません。作成は書面または電磁的記録によるものが認められています。

会社法について

会社法とは、会社の設立や組織、運営及び管理一般について定められた日本の法律のことをいいます。

印鑑や押印について

法律上は株主総会議事録への押印義務はありませんが、定款で署名義務者を定めている場合はその規定に従ってください。しかし、取締役の就任承諾書を株主総会議事録で援用する場合は、再任を除いて、株主総会議事録に取締役の実印を押印する必要があります。また、代表権を有する取締役を選任する場合は、議長と出席した取締役の押印が必要になります。印鑑は、会社の代表にあたる取締役が会社実印を押印している場合を除いて、全員の実印が必要です。

署名について

株主総会議事録に記載するのは原則、作成者の氏名のみとなります。しかし、ケースバイケースで議長や出席した取締役全員の記名押印が必要な場合もありますので、確認は都度必要です。(例:取締役会非設置会社が株主総会で代表取締役を決定するとき)

記載事項について

株主総会に記載すべき基本的な事項は下記の通りです。

  • 株主総会が開催された日時及び場所
  • 株主総会における議事経過の要領及びその結果
  • 株主総会において述べられた意見、または発言があるときは、その意見または発言内容の概要
  • 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の指名、または名称
  • 株主総会の議長が存在するとき、議長の氏名
  • 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

保管期間について

株主総会議事録は、どのくらい保管しておかなければならないのでしょうか。実は、保管期間は保管する場所によって異なるのです。本店であれば10年、支店であれば5年です。万一株主や債権者が、株主総会議事録を閲覧したいと営業時間内に会社に訪れた場合、会社は見せなければなりません。そのため、本店と支店の両方に保管しておく必要があります。もし10年と5年に分けて管理することが難しい場合は、一律10年としても問題はありません。

株主総会議事録の書き方と例

株主総会議事録に、総会当日に株主が出席できない状況の記載があったり、株式数や議決権数などの記載がなかったり等の不備があると、登記や税務調査の際に指摘が入ることもありますので注意が必要です。役員報酬変更についての議事録、定款変更についての議事録を例に、株主総会議事録の書き方をご説明しましょう。

役員報酬変更についての議事録

役員報酬変更手続きは、原則として事業年度開始日から3ヶ月以内にしなければなりません。その手順として、まず株主総会等で役員報酬変更を決定します。そして、その株主総会議事録を残す必要があります。記載すべき項目例は下記の通りです。

  • タイトル:臨時株主総会議事録
  • 議決権ある株主総数 ○○名
  • 議決権ある発行済株式の総数 ○○○株
  • 出席株主数(持株数)○○名 ○○○枠
  • 第1号議案 取締役報酬額改定の件
  • 第2号議案 監査役報酬額改定の件

株主総会議事録(役員報酬額の変更)
>株主総会議事録(役員報酬額の変更)

定款変更についての議事録

株式会社の設立登記の後に、会社名や事業内容などを変更する場合は定款変更をしなければなりません。また、定款を変更するには株主総会で特別決議を行う必要があります。開催する株主総会は、定時株主総会、臨時株主総会のどちらでも良いことになっていますが、ここでは定時株主総会での例を挙げてみましょう。記載すべき項目例は下記の通りです。

  • タイトル『第○○期 定時株主総会議事録』
  • 発行済株式の総数
  • 議決権を有する総株主の数
  • 持株主の議決権の数
  • 出席株主の数
  • 出席株主の議決権の数
  • 定款変更の内容(変更前/変更後)
  • 日付
  • 出席者全員の記名・捺印

(株主総会議事録)定款変更
>(株主総会議事録)定款変更

株主総会議事録を閲覧するには

株主総会議事録を閲覧したい場合、会社の営業時間内であれば株主及び債権者は、株主総会が開かれた日から10年の間、何の制約もなく株主総会議事録を閲覧・謄写することが認められています。これは会社法第318条に定められているものです。そのため会社は、請求されたらすぐに株主総会議事録を出せるようにしておかなければならないことを覚えておきましょう。

まとめ
株主総会を開催する場合には必ず議事録を作成しなければなりません。議事録への署名・押印義務も内容によって異なります。保管期間は本店で10年、支店で5年と定められていますので、株主や債権者に株主総会議事録の閲覧を請求された場合は、いつでも対応できるようにしておきましょう。株主総会議事録の作成は、テンプレートを参考にしてください。

投稿日:
2017/02/03
更新日:
2017/02/03

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