退職通知|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

退職通知書の例文と書き方

退職通知書は定年など就業規則により自動的に退職となる際に、退職する本人に事業主(もしくは人事担当など)から通知する文書になります。

退職通知書は定年など就業規則により自動的に退職となる際に、退職する本人に事業主(もしくは人事担当など)から通知する文書になります。同じような書類に「解雇予告通知」や契約社員向けの「契約満了通知」などがあります。

退職通知書の書き方、例文

退職通知書とは、就業規則等の会社の規定に従って一定の事由が発生したことにより、退職となる場合に、退職日を迎える前に、あらかじめ本人に就業規則等の規定に従って退職となることを事前に通知する文書をいいます。この通知が出されるのは、定年退職を迎える人や、私傷病によって長期間会社を休職し、会社業務に復帰することなく休職期間を満了する人などに対して出されます。退職通知には、退職となる事由、その根拠となる就業規則などの会社の規定、退職することになる日等を記載します。一定の期間の経過など、争う余地のない条件の成就により退職となる場合の通知ですので、書式は定型化しておくことが可能です。この代表的なものが、定年退職通知書です。

定年退職通知書の書き方と例文

定年退職通知書とは、就業規則に定められた定年を従業員が迎える場合に、事前にあらかじめ本人にその旨通知する文書のことです。通知する時期としては、業務の引き継ぎ等を勘案して、定年退職となる日から半年前後以前としている企業が一般的のようです。文書の記載内容としては、従業員本人が定年年齢を迎える日、例えば60歳が定年年齢とすると、本人が60歳に達する日、定年退職を規定した根拠となる就業規則の条文、就業規則により定年退職となる日(会社によっては定年年齢に達する日と実際に退職する日が異なる場合がある)等です。定年に達するまで長きにわたり会社に勤務して会社の発展に貢献してきたことに対する謝辞を述べ、最後に人事部からの退職にあたっての具体的な手続き、事前説明などのオリエンテーションの日時などを記載します。継続雇用制度がある場合には、継続雇用制度の制度説明、本人が継続雇用を希望するか否か、希望する場合の申請書、継続雇用を希望せず定年退職する場合の申述書等、後々退職意思もしくは継続雇用を希望したか否か疑義が生じないように、しっかり文書で提出できるような書式とすることが重要です。

>定年退職通知書05(継続雇用制度確認書付き)
> 定年退職通知書04

雇用契約満了通知の書き方と例文

パートやアルバイトなど雇用期間の定めのある労働契約を締結する場合には、その契約期間が満了すれば雇用契約も当然に終了となり、契約の終了に特に理由は必要ありません。契約期間が満了しても会社も契約社員も特に異議を述べることなく雇用を継続し、業務に従事し、させた場合には、同一内容の契約が更新されたものとして取り扱われます。しかし、会社として契約の更新をせず、期間満了をもって雇用を終了させる場合には、期間満了以前に前もって契約社員に契約を更新しない旨を伝える必要があります。この通知を雇用契約満了通知と呼びます。雇用契約の期間が継続して1年未満であればこの予告は必要ありませんが、契約更新が3回以上にわたる場合や契約期間が継続して1年を超える場合、1年を超える期間で有期契約を締結している場合には、30日前に予告として契約満了通知をする必要がなります。書き方としては、雇用契約が満了する日を記載し、この日をもって雇い止めすることを明示すれば足ります。ただし、契約更新を重ねて継続して1年を超える期間雇用していたとしても、最後の契約締結時にそれ以上契約を更新しない旨の合意があった場合や、契約の当初から更新回数の上限が定められていたような場合には、この予告としての雇用契約満了通知は必要ではありません。

>契約期間満了の通知書001

解雇予告通知の書き方と例文

解雇とは、会社が一方的に労働者との雇用契約を解除することをいいます。自己都合退職や雇用契約の合意解除とは異なり、会社が一方的に行うものですので、労働者の生活を著しく不安に陥れるものです。労働基準法では、労働者が会社から突然解雇されて路頭に迷うことがないように、30日分の平均賃金を解雇と同時に支払うか、解雇する日の30日前に労働者に解雇の予告をするよう会社に求めています。この30日前における解雇の予告を解雇予告通知といいます。解雇予告期間が30日に満たない場合には、満たない日数分だけ平均賃金を支払う必要があります。この解雇予告通知は、事後にいつ予告通知をしたかが争いになる場合がありますので、必ず書面により通知することが必要です。解雇予告通知の書き方としては、通知先の従業員を解雇するという記載、解雇する日はいつか、解雇する理由は何か、解雇予告をした日、解雇予告期間が30日に満たない場合には、満たない日数分だけ解雇予告手当を支払う旨、この解雇についての質問先、問合せ先を記載します。

> 解雇予告通知書007

まとめ
以上のように、会社が従業員との雇用契約を終了させる場合には、さまざまな態様があります。それぞれの場合によって必要となる通知書類が異なります。それぞれの場合にあわせて、いざという時に慌てることがないように事前に書式を用意しておくことが重要です。それぞれの場合の書式がテンプレートで用意されていますので、会社の実情にあわせて必要ならば修正して使用することをお勧めいたします。

投稿日:
2016/02/05
更新日:
2016/02/05

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