退職願・退職届・辞表の正しい書き方～基本的マナーと文例サンプル～
「退職願」「退職届」「辞表」のそれぞれの違いについて、皆さんはご存知でしょうか？
いざ書類を作成するときに間違った内容を記載してしまわないよう、これらの違いや正しい書き方、封筒の選び方、提出の仕方といった一連の内容を確認しましょう。
この記事では、退職を決意してから退職するまでのフローや、すぐに使える「退職願」「退職届」「辞表」のテンプレートもご紹介しています。
退職願・退職届・辞表の違い
退職願・退職届とは雇用主に退職の希望を伝えるための書類です。
辞表という書式もありますが、一般的には退職願の方が多く使用されています。
辞表は役員や公務員が辞職の意を伝える書類になり、一般社員が使用する機会はありません。
マナーを意識すべき書類なので、正しい書き方を学びましょう。
退職願
退職願とは、会社と労働契約を結んでいる一般社員が、会社との契約を解除してもらうための申し出をする書類のことをいいます。
退職願を提出しただけでは退職することはできません。会社側の合意を得て、初めて退職となります。
したがって、退職願の場合は会社側が合意する前であれば撤回することも可能です。
退職届
退職届とは、「私はこの会社を退職します」と言う意思表示をするための書類のことをいいます。
提出をした後に撤回をする事はほぼできません。退職の意志がより強い場合に提出しましょう。
辞表
辞表とは、経営者や役員、労働契約を結んでいない公務員が辞職の意を伝えるために用いる書類のことをいいます。
企業の経営者や役員は、労働契約ではなく委任契約を結んでいるため、雇用関係はありません。つまり、一般社員は「労働者」、役職者は「使用者」の立場になります。
労働者が会社を辞めるときには、雇用主使用者宛てに退職願（退職届）を提出します。
その使用者、つまり役職者が会社を辞めるときには、辞表を提出して委任契約を解約する形となります。
以上の理由から、一般社員が辞表を提出することはありません。自分の会社での立場から、どちらの書式を提出すれば良いかを選びましょう。
≫【退職届や退職願の書き方ガイド・退職に伴う手続きも解説】
≫退職願・辞表の書式テンプレート
退職願・退職届の提出前に確認すべきことは？提出のタイミングは？
退職願・退職届を提出する前に確認すべきことは主に下記の2点となります。
- 就業規則の確認
- 上司への相談
就業規則には退職手続きの項目があり、「退職希望日の〇ヶ月前までに提出」など定められている場合があります。円満退職のためにも、前もって就業規則を確認しておきましょう。
また、いきなり書面を提出するのではなく、事前に上司に相談するのが一番スマートとされています。相談内容としては、退職したい旨・退職希望日を伝え、退職交渉の面談があるかどうか・最終決裁者は誰かなどを確認しておくことが大事です。
退職までの一般的な流れ
退職の意思を固めてから退職日までの一般的な流れは以下の通りです。
| ①2～3ヶ月前 |
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|---|---|
| ②1ヶ月前 |
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| ③3～2週間前 |
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| ④退職日 |
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退職願の提出タイミングは、就業規則や社内規定で特に指定が無ければ、他の社員がいない会議室などで直属の上司に直接手渡しをするのがマナーです。
また、一般的には直属の上司に対して、退職希望日の1～2カ月前までに提出することを規定している会社が多いようですが、必ず「在籍している会社の就業規則」に沿って進めましょう。
退職後、会社は新たな人員を確保しなければならず、新任者に引継ぎもしなければなりません。
飛ぶ鳥跡を濁さずということわざがあるように、早い段階で余裕をもって退職スケジュールを立てることが大切です。
退職願・退職届・辞表の書き方
便箋は白地のものを選びましょう。退職願・退職届には決まった書式はなく、退職の意志さえ伝わればどんな書式でも良いとされています。しかし、円満に退職するためにもマナーは守りたいですよね。記載すべき5つの項目について、ポイントを交えながら書き方を説明します。
退職願の書き方
①届出年月日
退職願を書いた日付ではなく、提出する日付を書き入れます。
②宛名
実際に退職願を提出するのが直属の上司だとしても、宛名は会社の社長にしましょう。敬称には『様』『殿』を用います。
③退職理由
退職を希望する旨とその理由を記載します。通常、退職願の文面には退職理由についての詳細は記載しません。ですが、形式上、理由の記載が必要となります。
※文例：この度、一身上の都合により、令和〇〇年〇月〇日をもって退職をいたします。 等
④退職後連絡先
必ずしも記入すべき項目というわけではありません。退職後も書類のやりとりが発生することもありますので、特に転居を伴う場合などは必要に応じて退職後の住所や連絡先を書き入れましょう。
⑤署名・捺印
自分の所属部署を記載し、署名・捺印します。
また縦書きの場合は、以下のサンプルのように行の一番下の書き出しに『私事』『私儀』『私は』と書き添えます。謙譲の意を表す決まり文句です。
退職届の書き方
基本は退職願と同様の書き方で、内容の違いは下記2点です。
- タイトル：退職「願」ではなく退職「届」
- 退職理由：「退職をさせて頂きたい」という申し出から「退職をします」という告知内容になる
退職届については、こちらでも詳しく説明をしていますので是非ご覧ください。
辞表の書き方
辞表の書き方も、基本的には退職願・退職届と変わりません。中央の提出書類名が『辞表』になるくらいの違いでしょう。取締役の辞表の場合には、役員の変更登記の添付書類となることがありますので『辞任届』と書く場合もあります。その場合でも、印鑑は認印で良いとされています。
退職理由ごとの違いとは
退職理由には、「スキルアップのため・ライフステージの変化・病気やケガなど」といった『自己都合』での退社と、「会社の経営が傾いたため・ハラスメントをうけた・契約内容と実際の業務や条件が違う」など自身の意思意外の部分で起こったことによる『会社都合』での退社の2種類があります。それぞれについて詳しく説明をしていきます。
自己都合の場合
自己都合で退職する場合、サンプルにも記載がある通り「一身上の都合で」と記載をすれば問題はありません。退職をするタイミングとしては、民法では退職の14日前までに退職の意思表示をすれば良いことになっています。そのため、会社に引き止められた場合でも、法律上は14日前に合意が得られれば退職することができます。
ただし、特にすぐに退職しなければならない理由がない限りは、上司と相談して退職日を決め、円満退社をすることをオススメします。
会社都合の場合
会社都合で退職する場合は注意が必要です。失業手当の給付時期が、自己都合と会社都合では異なるためです。会社都合の場合は、『一身上の都合』ではなく、会社都合で退職する具体的な理由をそのまま記載します。
そうでなければ雇用保険では自己都合と判断され、すぐに失業手当がもらえないことがあります。
一度自己都合退職として処理されてしまうと撤回することはできないため気をつけましょう。もし、どうしてもそのままの理由が書けない場合は『会社都合により』とだけでも良いので、必ず自己都合ではない旨を記載するようにしましょう。
提出する時の最低限のマナー
退職願・退職届・辞表の提出マナーは基本的に同じです。
ここからは、封筒の選び方や大切な書類の折り方などを解説します。
封筒の選び方・書類の折り方について
①書類の折り方
折り方は三つ折で、一般的な折り方と同様、文書を正面にして、下3分の1からまず折り、さらに上3分の1を被せるように三つ折を作ります。それを左に90度回転させ、文書の右上の部分が上にくるようにセットし、封筒の裏面を自分の正面にくる状態にして中に入れましょう。このとき、折り目がずれないように合わせて折るように気をつけてください。
②封筒の選び方
入れる封筒は、無白地のものを選びます。郵便番号枠がないもので、縦長、二重になっているものが適しています。堂々と渡すものではありませんので、内ポケットにしまうことのできるサイズが良いとされています。
茶封筒は主に事務用となりますからマナー違反と判断されますので避けてください。
書き損じや汚れのないように気をつけましょう。
③封をする
封筒に封はしてもしなくても構いませんが、あらかじめ糊がついている封筒の場合は封をします。封をする場合は糊付けしたあと〆と書きます。封をしない場合はフラップのみ折り曲げ、何も書きません。提出するまではクリアファイルに入れるなどして、折れないように保管しておきましょう。
④表面
封筒の表面には「退職願」「退職届」と書きます。裏面は、自分の所属部署とフルネームを左下に書き入れます。宛名を書く必要はありません。辞表の場合は「辞表」あるいは「辞任届」と書きます。
⑤提出
口頭で上司に話したうえで提出するようにしましょう。
いきなり退職願や辞表を提出するのは心象がよくありません。
⑥郵送する場合
体調不良などで出社できない場合、郵送で送付することもあります。その場合は、前述の通りに退職願を書いたうえで、さらに大き目の封筒を用意します。その中に退職願と添え状を同封して送付します。
まとめ
会社を辞めるにあたっては様々な理由がありますが、どんな理由であれ、退職をする際はマナーを守って双方が良い気持ちで次のステップへ進みたいものですよね。
退職願を提出しても、会社があなたの退職意思を承認・受理しなければ退職はできません。
承認されてからは業務の引継や、関係会社への挨拶など、人によっては退職までに様々な準備もあります。円満退社をするためには、退職を決めた時点で早めに上司に申し出て、スケジュールを組むことが大切です。
会社と不要なトラブルを起こさないためにも、行動を始める際には、自分の置かれている状況をよく理解したうえで退職願・退職届・辞表の準備を進めるようにしましょう。