雇用契約書の書き方・見本
雇用契約書は、雇用側と内定者が交わす契約書のことです。労働条件通知書と違い、双方が署名捺印する書類になります。
労働条件に加えて、合意しておいたほうがいい内容を盛り込むことでトラブルを防ぐことができます。
このコラムでは、雛形や見本を見ながら書き方を学びましょう。
雇用契約書とは
従業員を採用する場合には、その雇用条件について、書面で明示しなければならないと労働基準法に定められています。書面で明示すれば足りるので、わざわざ従業員との間で雇用契約書を取り交わさなくとも、会社が一方的に提示する労働条件通知書を交付すれば労働基準法上は問題ありません。
それなのになぜ雇用契約書を従業員との間で締結するのかというと、あとで雇用条件に関わるトラブルが発生するのを防ぐためです。トラブルが起きた場合、従業員に、そんな書類はもらっていないといわれた場合、困ってしまうからです。それを避けるために、労働条件通知書に内定者に署名・捺印させてコピーをして渡し、原本を会社が保管するといった方法もありますが、やはり雇用条件を記載した雇用契約書を2通作成し、会社と従業員がそれぞれに署名・捺印をしてそれぞれ1通づつ、お互いに保管する、という方法がトラブル回避には一番確実です。
雇用契約書が必要な理由
本来契約はお互いの意思の合致で成立します。しかし後々争いが起きたときのために契約書を取り交わすのです。ですから普通、契約は書面がなくても成立しているのです。雇用契約も本来は雇う側と雇われる側の意思が合致していれば契約の成立自体は問題ないはずですが、しかし雇用契約においては民法の特別法として労働基準法が存在し、圧倒的に強い立場の雇用主側に対して、弱い立場の従業員を保護する数々の規定が制定されています。雇用契約自体は成立していますが、制限があるのです。労働基準法には、従業員を雇用する際には、労働条件を書面で明示しなければならない、と定めており、雇用契約書のない雇用契約は労働基準法違反となり、従業員の側から解除することができます。もちろん雇用契約書がなくとも、労働条件通知書で雇用条件を通知していれば、雇用条件を書面で明示したことになりますので、この場合は問題にはなりません。
労働条件通知書との違い
労働条件通知書は、通常、従業員の署名・捺印がされません。よって、記載された労働条件に基づき就業することを、従業員が同意したことが明確になる書面とは言い難いです。
これに対して雇用契約書は、従業員が署名・捺印するため、記載された労働条件に基づき就業することに、従業員が同意したことが明確になります。
従業員との間で労働条件についてトラブルになることを避けるという観点からは、労働条件通知書ではなく、雇用契約書を作成することをおすすめします。
労働条件通知書と雇用契約書の併用も可能です。
雇用契約書の書き方
会社が従業員を採用する際はまず雇用条件を従業員によく説明をして了解を得ます。雇用条件がはっきり決まっていなければ、よく話し合って合意した雇用条件をお互いに確認します。次に実際に契約書の作成に取り掛かります。まず雇用契約書と題名を記入し、「会社と従業員（氏名）は以下の通り合意する」と記したあと、お互いに雇用条件として合意した内容と、最後に会社名と従業員の名前を記したものを作成します。
絶対的記載事項
雇用契約書には、これを決めておかなければいけない、という絶対的記載事項と呼ばれる以下の条項があります。
- 雇用期間
- 労働条件
- 給与の金額
- 給与の支払い時期
- 有給休暇に関する規定
- 退職の取扱い
- 就業場所について
などです。
このほか、将来のトラブル発生を未然に防ぐため会社が従業員に事前に了解を得ておきたい事項などが規定されます。
製本と押印方法
作成した契約書はそれぞれ2通、印刷します。これは会社と従業員がそれぞれ1通保管することを意味し、相手方が勝手に条項に改ざんを加えることを防ぐことができます。最後に会社と従業員がそれぞれ署名・捺印をします。契約書が2枚以上になる場合には、ページの差し替えを防ぐために契印を押すか、袋とじにして保管しましょう。
雇用形態別の作成注意ポイント
正社員の場合
正社員の場合、人事異動による職種変更や転勤などが発生します。また、正社員の場合はどの労働時間制を採用しているのかも明記します。役職や職種ごとに異なる場合があるため、会社としてどの労働時間制を採用しているのかを確認して雇用契約書を作成しましょう。
試用期間の場合
会社が従業員を採用する場合、本採用の前に試用期間を設けることがありますが、試用期間だからといって雇用契約を結ばなくてもよい、ということにはなりません。雇用条件の書面による明示を義務付けた労働基準法第１５条には、試用期間を除外する旨の規定はありません。これは正社員での雇用か、パート・アルバイトといった非正規雇用かといった場合にもすべておしなべて雇用契約の締結が求められています。
パート・アルバイト社員
パートタイムやアルバイト社員を採用する場合は、以下のポイントが記載できているか確認します。
- 法令上義務付けられている労働条件をすべて明示する
- 契約期間に応じて「有期雇用契約」と「無期雇用契約」を選択する
- 勤務時間を細かく記載する
また、下記項目がパートタイム労働法施行規則により記載が義務付けられているため、抜け漏れなく記載しましょう。
- 退職に関する事項
- 昇給の有無
- 賞与の有無
- 退職手当の有無
雇用契約書の見本と雛形
雇用契約書の作成手順は以上のとおりですが、条文一つ一つについて、言葉遣いや言い回しなど、いちいち考えながら条文を作成していくのは大変手間がかかる作業です。また、契約上の書き方に慣れていないと思わぬミスも発生します。そういう場合には、雛形に従い、雇用契約書を作成していくのが簡便です。雇用契約書を一から作成するよりは、雛形をダウンロードして使えば、記載例を参考にできるからです。条項の漏れも防げます。しかし、従業員と合意した雇用契約の内容と雛形が一致しているとは限りませんので、雛形に書かれた内容を書き換える必要があります。
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雇用契約書関連のトラブル例
雇用契約書に記載しなければならない内容は、多岐にわたります。よく読んでみると、休日の規定はあるが、有給休暇の規定がない、といったことが起こりえます。また雇用契約書の内容に対し、説明をきちんと受けないまま署名・捺印をさせられた、といった事例もよく聞きます。説明を行わない会社に対して、当然信頼を持てないので、従業員は安心して仕事を続けていくことはできないでしょう。雇用契約書作成にあたっては、自社に適した雛形を使って雇用条件をもれなく記載するとともに、従業員が安心して働けるように、雇用の最初に雇用条件をよく理解のうえ、納得のうえで署名・捺印をしてもらえるよう配慮すべきです。
以上のように、雇用契約書は従業員が誤解なく納得して仕事に従事するために必要な書類です。必ず作成するようにしましょう。その際には記載内容に漏れが生じないように、雇用契約書のテンプレートなどを使用し、数あるテンプレートの中から、自社に合ったテンプレートを使いましょう。