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労働条件通知書の書き方

労働条件通知書とは雇用側と内定者で労働条件を明確にするための書類です。

労働条件通知書とは雇用側と内定者で労働条件を明確にするための書類です。トラブルを防止するために労働条件は明示するよう労働基準法で定められています。明示する必要がある項目が漏れると、あとから問題になることもありますので、雛形を使いながら書き方を学ぶことが大切です。

労働条件通知書とは

労働条件通知書は、会社が求人募集を行い、応募してきた人の中から採用者を決定し、雇用契約を結ぼうとする際に、内定者に対して会社が雇用する条件を通知する文書です。従業員が雇用される際に、基本的な労働条件の了解の提示がないまま勤務したために、思ってもみなかった劣悪な条件の下で働かされた、もしくは聞いていた条件と全く違う条件の下で働かされた、といったトラブルを未然に防止するために労働基準法第15条において、雇用者側に課せられた義務です。具体的な内容としては、雇用期間の定めの有無、勤務場所、仕事内容、就業時間、休憩の時間帯、残業の有無、年次休暇の有無、有給休暇日数、給与額、残業手当、給与支払日および支払方法、定年年齢、解雇条件といった必ず明示しなければならない条件のほか、会社があとでトラブルになることを考慮し、事前に内定者に了解しておいてもらったほうがよいと判断した事項が記載されます。

明示する必要がある項目

 派遣労働とは、従業員が人材派遣会社に雇用され、実際は他の会社の指揮・命令の下で業務を行う形態をいいます。雇用されている会社とは別の会社で仕事を行うため、その労働に対しては、労働基準法の規制に加えて労働者派遣法が適用されます。そのため会社は、従業員を派遣労働者として採用する場合には、そのことを労働条件として明示する必要があります。またその従業員を実際に派遣先に派遣する場合には、派遣先における就業条件を記載した就業条件明示書を提示する必要があります。この就業条件明示書に記載される内容としては、

  • どこに派遣されるのか、派遣先の名前・住所
  • 実際に働く場所
  • 誰の指揮命令を受けるのか
  • 派遣される期間
  • 仕事の苦情は誰に言えばよいのか
  • 派遣元の責任者は誰か
  • 派遣先の責任者は誰か

といった事項を記載しなければなりません。

> 労働契約書兼労働条件通知書(エクセルテンプレート)

派遣・アルバイト・パートの場合必要な項目

均一な規則により規制される正社員と違って、パート・アルバイトはそれぞれの都合で働いている場合が多く、勤務時間をひとつとってもまちまちです。ですから、トラブルを未然に防止するため、労働条件通知書により労働条件を明示することが大切です。さらに、パート・アルバイトの雇用で特に紛争が起こりがちな事項につき、パートタイム労働法が定められ、紛争を未然に防ぐ役割も果たしています。具体的には、正社員の雇用に際して労働条件通知書に記載が義務付けられている事項に加えて、

  • 昇給の規程(昇給はあるのかないのか)
  • 退職手当の規程(退職手当のあるなし)
  • 賞与の規程(賞与は出るのか出ないのか)

の3項目につき、書面で明示するよう求めています。また、努力義務として、

  • パート・アルバイトに負担させる食費
  • 同じく負担させる場合の作業に使う物品
  • 安全・衛生に関する定め
  • 教育訓練に関する定め
  • 災害が起きた場合の補償について
  • 業務以外で病気をした場合の扶助について
  • 表彰及び懲戒に関する定め
  • 休職に関する定め

などを、定めるよう求めています。

書き方と注意点

労働条件通知書とは、会社が従業員を雇用する際に交付を義務付けられた重要な書類のことです。交付しないのは論外ですが、記載に漏れがあってもいけません。必ず後々のトラブルの元になります。漏れのないように記載するためには、雛形を使用して、各項目の空欄に自社の条件を記載していけば、簡単に自社の労働条件通知書を作成することができます。また法律で記載することが求められていない事項でも、事前に伝えておけばトラブルが回避できる内容については、忘れずに記載しましょう。また、労働条件で不明な点があった場合の問合せ先を明記しておくべきでしょう。従業員に提示する際は、本来、労働条件通知書は内定者に交付すれば足りるのですが、あとで、「そんな書類はもらっていない」などと言い出された場合に対応するため、文面に署名・捺印をしてもらったうえで、控えとしてコピーしたものを本人に交付し、署名・捺印してもらった原本は、会社に保管しておくとよいでしょう。今後のトラブルを防止するための賢明な方法です。

就業規則との違い

就業規則は、常に10人以上の従業員を雇用する職場において、労働条件ならびに従業員が守るべきルールを定めるものであり、労働基準監督署に届け出なければなりません。その際、従業員の代表から意見聴取をしなければならないことになっています。これに対して労働条件通知書は、同じく労働条件を記載したものであり、会社が一方的に作成することができる書類ですが、採用内定者にのみ明示するものであり、また従業員採用の際に、すべての会社は作成する必要があり、人数による制限はありません。また就業規則と違い、労働基準監督署への届け出は不要であり、従業員代表の意見聴取も要件にはなっておりません。

口頭だけでも大丈夫?

本来、労働契約も契約の一種ですから「働きたい」「では、雇うよ」という口頭の契約でも意思の合致があれば立派に成立するはずです。しかし、これでは従業員が一方的に不利なので、労働基準法では労働条件を採用の際に書面により明示するよう定めています。

明示義務違反について

労働基準法に定められている労働条件を明示した書類によって通知を行わなかった場合は、労働基準法違反として30万円以下の罰金に処せられます。また、明示された条件と実際の条件に相違があった場合には、従業員は直ちに退職することができます。そこで働くために住居を変更していた場合には、故郷に帰る費用も会社が負担しなければならないと労働基準法には定められています。

まとめ
労働条件通知書は、後々の雇用関係のトラブルを回避するための重要な書類です。会社側は記載すべき事項に漏れが無いよう慎重に作成することが必要です。また従業員も、採用時の条件確認だけではなく、実際に仕事についたあとで、労働条件に違いがないか確認するためにも、大切に保管しておきましょう。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/02/08

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