内定通知の書き方
内定通知とは、会社が求人応募者またはその紹介元に対し、ある期日から応募者を雇用すると約束する文書のことです。入社日や必要書類、入社前に研修を行う場合はその日時・場所なども通知します。
主に新卒採用や転職者の採用など、すぐには雇用を開始しない場合に使用します。内定後にその解除を希望する場合、雇われる側からは２週間の予告期間を置けば可能です。ただし、会社側からの解除には、解雇と同程度の厳しい制限があります。
本コラムでは、内定通知の書き方や雛形についてご説明します。
内定通知の書き方
我が国では、雇用慣行として高校や大学などの新規の学卒者を雇用する場合には、在学中に採用選考を実施して、卒業を条件として卒業後に入社させる方法がとられています。この選考に合格し、卒業するまでの間の者を採用内定者と呼び、この採用選考に合格した旨を知らせる通知のことを内定通知書といいます。内定通知を送る場合には、新規学卒者に送る場合のほか、中途採用の応募者に送る場合、新規学卒者が学校を通して応募してきた場合、学校推薦における学校に送る内定通知書などがあります。
記載しなければならないこと
採用が内定したこと、いつ入社するのか、内定にあたって提出して欲しい書類はなにか、入社前に実施する場合の新入社員研修の日時、学校を卒業できなかった場合には、採用内定を取り消す旨の文言、その他入社にあたって不明な点の問合せ先などを記載します。
内定通知を出すまでの期間について
応募した人にとっては一日も早く結果が知りたいものです。結果が不本意に終わった場合には、他の応募先を考えなければいけません。本人の身になって早めに結果を出し、結果が出たら速やかに本人に伝えるようにしましょう。
新卒採用内定通知書の書き方と書式
右上に内定通知書を作成した日付を書きます。一段下げて左上に応募者の氏名を記入し、殿もしくは様を付します。次に一段下げて右に差出人名を書きます。会社名、代表取締役氏名、担当部門、担当者氏名、問合せ先電話番号を書きます。次に一段下げて、文書の表題として「内定通知」と書きます。頭語と結語は通常「拝啓」と「敬具」を使用します。本文は、採用が内定したこと、提出書類の種類、提出書類の送付期限、履歴書などの応募書類は会社が預かる旨の文言、入社日及び入社日前研修がある場合の日程、健康に留意して学生生活を送るよう期待する旨などの文言などを書きます。
≫採用内定通知書003
中途採用内定通知書の書き方と書式
中途採用の場合にも新卒採用と大きな違いはありませんが、応募してくれたことに対するお礼の文言、在職中の場合には、筆記試験や面接試験に休暇などを取得して来社したことに対するお礼の文言、厳正な審査の結果採用に至った旨の文言、今までの経験を活かして欲しいといった期待の文言などを付します。応募者が在職中の場合には、内定通知受領後に会社に退職を申し出るのが通例のため、入社日が１か月以上先になりますので、入社誓約書を至急返送してもらいたい、などの文言を付す場合もあります。
≫中途採用者宛採用内定の通知書
郵送方法や封筒、送付状の書き方について
内定通知を郵送する場合には、一日も早く本人に知らせる趣旨から速達で送る場合もあると思います。また本人に手交されることを確保するためには、簡易書留で出せば確実です。内定通知は本人の自宅宛に送るのは当然ですが、家族にも応募を知らせていない場合もあり、封筒には親展と記します。誓約書などの返送書類を同封する場合には、宛先記入済の返信用の封筒に切手を貼って送れば、早期の書類回収の一助になります。送付状を内定通知書に添付して送る場合には、内定通知書は内定を通知する旨の必要最小限の内容とし、内定通知書に盛り込むべき文言を送付状に書くことになります。
学校宛の内定通知について
大学の理科系や国立高専、専門学校、高校といった学校の推薦を得て、応募者が応募してきた場合には、学校宛に内定通知を送ることになります。
学校宛内定者決定の通知書の書き方と書式
右上に通知書を作成した日付を入れます。一段下げて左上に学校名を記載します。通常進路指導の先生が窓口になっており、名前が分かっている場合には、その方の氏名を入れます。不明の場合には、学校名の次に御中とします。差出人を一段下げて、右に記載し、社判（通常は角印で可）を押します。次に表題として『内定者決定のご通知』と記載します。頭語と結語としては、「拝啓」と「敬具」を用います。以下、本文として、学生を推薦いただいたお礼の文言、採用した者の氏名、不採用となった者の氏名を記載します。不採用理由につては書面に残すことを避け、口頭もしくは面談の際に伝えます。内定通知の中で不採用について触れる場合には、採用枠を大幅に上回る応募があったこと、合否の結果は分かれたが僅差であったことなどを記載します。
≫学校宛内定者決定の通知書
内定通知をメールで送る場合
内定通知をメールで送るのは、選考過程の中で「合否はメールでお知らせする」と伝えた場合です。ウェブ上でエントリーシートなどにより応募した場合に多くみられます。メール上で入社日、必要書類、出社日に持参する物、注意事項などを伝えます。ただし、メールとは別に紙面で書類を作成し、あらためて内定者に送付するのが普通です。
内定通知をメールで送る場合の例文
〇田〇男様
この度は弊社求人にご応募いただき、ありがとうございました。厳正な審査の結果、貴殿を採用することが内定いたしました。つきましては書類を別途郵送いたしますので、必要事項を記入いただき、署名捺印のうえ、期限までにご返送ください。
よろしく御願いいたします。
○○株式会社
人事部人事課長 △山〇夫
住所 電話 メールアドレス
内定通知を電話で伝える場合
新卒採用で学生が何社も併願しており、急いで結果を知らせたい場合や募集人員が少ない中途採用の場合、もしくはパートやアルバイトの内定通知においては、電話で結果を知らせることがよく行われます。しかし、電話で採用を知らせた場合にも、原則として雇用契約の書類を作成します。
内定通知を電話で伝える場合の例文
〇〇さんですか？〇△株式会社の□田です。
この度の採用選考の結果、採用内定となりましたのでお知らせします。詳細は別途書類を郵送いたしますので、内容ご確認ください。
まとめ
以上様々な状況のもと内定通知を出すことになりますが、文書で出す場合には、テンプレートを参考に、必要事項を漏れなく簡潔に記載するようにしましょう。