不採用通知|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

不採用通知の書き方と雛形

不採用通知とは、求人募集者に対して不採用が決定した時に送る文書のことです。

不採用通知とは、求人募集者に対して不採用が決定した時に送る文書のことです。不採用通知を送る求人応募者は、潜在的な顧客、取引先、出資者ですから、丁重な断りの文面を用意したいものです。また、大学や専門学校、人材紹介会社から紹介を受けた場合は、今後も紹介を受けられるよう申し添えます。近年ますます個人情報保護が重視されているため、応募書類を返却するか責任をもって廃棄するかも、書面に明記したほうがよいでしょう。不採用通知の書き方や雛形についてご説明します。

不採用通知とは

求人募集を行う場合、限られた採用枠に多数の応募があった場合には当然不採用になる方が出てきます。これらの方々に不採用をお知らせするのが不採用通知です。不採用は、書類選考で不採用になる場合や、面接など採用選考が進んだ状態で不採用になる場合があります。その段階に応じた文言を使用して丁寧な対応、丁寧な文章を心がけましょう。通知を受ける本人にしてみれば不採用という結果自体が不本意ですので、それ以上の不本意な思いをさせないことが肝要です。消費者向けの商売では潜在的な顧客ですし、将来取引先に就職するかもしれません。また上場企業なら株を購入して株主になる可能性もあります。くれぐれも文章には留意することが必要となります。

不採用通知を送るまでの期間について

求人応募者は一刻でも早く結果を知りたいものです。まして不採用であれば、次の応募先に応募しなければなりません。ズルズルと結果を遅らせることなく、結果を速やかに本人に伝えましょう。この際目安となる期間は1週間と言われています。書類選考の場合、応募締切日があれば、締切から1週間以内に不採用通知を送りましょう。書類選考から進んで面接や筆記試験を実施した場合は、合否の結果を何日までにお知らせすると伝えますが、この場合も面接や試験終了後1週間以内に通知日を設定して連絡するようにしましょう。

丁寧な断り文の例文

○○様
□△株式会社人事部の◎□でございます。
〇〇様には先日、当社採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、今回は採用を見合わせていただく結果となりました。ご希望に添えず誠に恐縮ではございますが、何卒ご了承賜りますよう御願い申し上げます。数ある会社の中から弊社をお選びいただき、ご応募いただきましたことに深く感謝申し上げます。〇〇様の今後のより一層のご活躍をお祈りいたしております。この度は本当にありがとうございました。

□△株式会社人事部 ◎□

不採用通知書の書き方と書式

右上に書面作成の日付を書きます。次に一段下げて左上に通知する相手の氏名を書き、「様」を付します。次にまた一段下げて発送元の会社名、部門名、氏名を書きます。次に選考結果通知と表題名を中央に書き、以下本文を記載していきます。まず、応募してくれたことに対するお礼、連絡が遅れたことへのお詫びなどを記載します。次に本題の不採用になった旨を記し、了承を求めます。最後に今後の活躍を期待する旨述べ、受領していた応募書類を同封して返却する旨を伝えて、文章を終えます。

>選考結果通知(不採用)007

郵送方法や封筒、送付状の書き方について

郵送する場合には、個人のプライバシーへの配慮もあり、「不採用通知在中」などといった文言は記載せず、本人宛の親展扱いで送付する必要があります。また、選考に時間がかかり不採用通知が遅くなった場合には、誠意を示すため速達で送り、連絡が遅くなったことを詫びる文言を添えるとよいでしょう。不採用通知が簡略に不採用である旨しか記載しない場合には、送付状を添えて、応募してくれたことに対するお礼、面接等で時間を取らせたことに対するお詫び、不採用結果を会社もしくは担当者としても残念に思っている気持ち、今後の活躍を期待する言葉等を送付状に記載して、不採用通知とともに送ります。

紹介者がいた場合の不採用通知について

学校や人材派遣会社などを通して紹介してもらった場合の対応方法について解説します。  まず、一般的な挨拶並びに平素お世話になっていることへのお礼を書きます。次に紹介していただいた方につき不採用となったことを簡潔に伝えます。この際、不採用の理由としては採用枠がないこと、もしくは極めて僅少であったこと等を伝え、不採用にせざるを得なかったことは大変に残念である旨を伝え、合わせてこれに懲りず今後も紹介して欲しい旨を伝えます。なお、送ってもらった人事書類も同封して返却する旨申し添えます。

>紹介者採用の断り状003

不採用通知をメールで送る場合

新卒採用にあたり、すべてウエブで採用事務を行っている場合には、大量の新卒予定者の合否を処理するため、メールで不採用通知を出す場合も出てきます。

例文

この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、貴意に添えない結果となりましたことをお伝えいたします。誠に申し訳ございません。今後のあなた様のより一層のご活躍をお祈りいたしております。

不採用通知を電話で伝える場合

不採用の通知を電話で行うのは、電話する方も受ける方も気まずいものです。特に受け手が携帯電話の場合には、時と場所を選ばずかかってきた電話が不採用の通知であれば、より一層気まずさはつのります。できれば電話による不採用通知は避けるのが無難です。しかし、時間的余裕がなく電話せざるを得ない場合や、携帯電話しか本人と直接連絡が取れない場合なども出てくると思います。そういった場合には、電話をかける時間帯や言葉遣いにくれぐれも配慮するよう心がけしましょう。

例文

もしもし、○○さんですか?私、△△株式会社人事部の□□でございます。今、お電話よろしいでしょうか?当社求人にご応募いただきました件でございますが、誠に残念ながら今回はご縁がなかったということにさせていただきたく思います。誠に申し訳ございません。今後のご活躍をお祈りいたしております。

まとめ
以上、種々の場合にわけて、記述してきました。いずれの場合でも不採用通知というのは、相手にとって不本意な結果でありますので、その点も配慮し、通知する期間や言葉遣いも丁寧に伝えていくことが肝要です。

投稿日:
2016/03/02
更新日:
2016/03/02

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