会社案内の書き方とポイント
自社の理念や事業内容について、わかりやすく紹介するための会社案内。印象に残る文章にするには、会社案内を作成する目的を明確にし、ポイントを押さえて書くことが大切です。
魅力的な会社案内を書くためのポイントや、会社案内を作成する流れなどについて解説します。
【目的別】会社案内の効果と書くべき項目
会社案内の資料やパンフレットは、営業や採用活動、宣伝など、いろいろな場面で役立ちます。しかし、目的に応じて文章を書き分けないと、自社の魅力が思うように伝わりません。
そのため、会社案内を書く目的を明確にすることが重要です。ここでは、目的別の会社案内の効果と、書くべき項目について紹介します。
営業資料としての会社案内
営業資料としての会社案内は、ターゲットとするお客様の親近感・信頼感を高め、自社と契約を結んでもらったり、製品やサービスを利用してもらったりするのに役立ちます。
「この会社と取引したい」と思ってもらえるように、以下のような項目を記載しておきましょう。
- 経営理念
- 事業内容
- 製品・サービスの特徴
- 自社と取引するメリット
- 実績・業績
営業担当者が営業の際に相手先に渡すことも想定し、セールストークの流れに即した内容になるようにすること、一貫性をもたせることも大切です。
採用のための会社案内
採用のための会社案内は、求職者に響く内容にする必要があります。
- 経営理念
- 事業内容
- 社風
- 自社の強み・弱み
- 求める人物像や採用コンセプト
上記のような、求職者が求めているであろう情報を盛り込みましょう。既存社員のインタビューや社内の様子などを掲載するのもおすすめです。
宣伝のための会社案内
宣伝のための会社案内は、自社の認知度を高めたり、イメージアップを図ったりするのに役立ちます。以下のような、顧客や消費者、メディアが興味をもつ内容を記載しましょう。
- 経営理念
- 事業内容
- 自社の製品・サービスの特徴や魅力
- 他社との違い
「原料は〇〇産にこだわっている」「担当者全員が〇〇の資格を取得している」など、こだわっているところ、情熱を傾けているところもアピールしましょう。
会社案内作成のステップ
会社案内の効果や書くべき内容は把握できたものの、どのように作成すれば良いのかわからないという人もいるでしょう。そこで、会社案内作成のステップを解説します。
ステップ1：紹介する内容を決める
まずは会社案内で何を紹介するのか、大枠を決めましょう。事業内容や経営理念、自社の製品・サービスについてなど、会社案内を作成する目的に合った内容を考えていきます。
ステップ2：書くべき内容を整理する
紹介する内容が決まったら、各項目に何を書くべきか、内容を整理しましょう。会社案内に書きたいことはいろいろあると思いますが、情報を詰め込みすぎると内容がブレてしまい、何が伝えたいのかわからなくなるためです。
たとえば、複数の事業を展開している場合、どの事業をメインで紹介するのかを決める必要があります。
製品・サービスに関する情報を記載する場合でも、特徴やメリット、他社との違いなど、たくさんの情報のうち何を記載するのか絞らなくてはなりません。
何の目的で会社案内を作成するのかを思い出して、もっとも効果的な情報が何なのかを考えましょう。
ステップ3：必要な情報・資料を集める
書くべき内容が整理できたら、自社のホームページや過去の会社案内、実績がわかる資料など、会社案内を書くのに必要な情報・資料を集めます。必要に応じて、経営者や既存社員に、取材・インタビューなども行いましょう。
ステップ4：文章のアウトラインを決める
続いて、集めた情報や資料をもとに、会社案内文のアウトラインを決めます。書く内容や順序が乱れていると、内容が伝わりにくくなるためです。以下のように文章の構成を作成し、各項目に書くべきことを箇条書きにすると良いでしょう。
| 【1.経営理念】 ・経営者インタビューを掲載 |
| 【2.事業内容】 ・弊社は〇〇の事業を行っている ・〇〇事業や〇〇事業も展開している ・将来的には海外進出する予定（進出先は〇〇） |
書きたい内容をただ羅列するのではなく、どの順番で紹介すればわかりやすいか、順序を考えることも重要です。
パンフレットやホームページ用の会社案内の場合は、この時点でページのレイアウトも考えておくと、スムーズに作業が進みます。
ステップ5：会社案内文を作成する
アウトラインが完成したら、それをもとに会社案内文を作成しましょう。多くの人が理解できるように、論理的でシンプルな文章にすることが大切です。
ターゲットに響くようなキャッチコピーを盛り込むと、より印象に残りやすい会社案内になるでしょう。
会社案内を書くときのポイント
魅力的で伝わりやすい会社案内にするために、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
ゴールを設定する
会社案内を作成するときは、事前にゴールを設定しましょう。ゴールがはっきりしていると、会社案内に何を書くべきかが洗い出しやすくなるためです。
「自社製品のこだわりを理解してほしい」など、会社案内を読んだあとに、どういう状態になってほしいかを考えてみましょう。
記事の大きさを決める
会社案内の記事の大きさを決めておくことも重要です。たとえば、自社のパンフレットを作成するとして、1冊丸ごと会社案内に使う場合と1ページを会社案内に充てる場合、ページの一部分のみ使う場合で、紹介できる情報量が変わります。
1冊丸ごと会社案内にするのであれば、経営理念や事業内容、社員のインタビューなど、数多くの情報を掲載できるでしょう。しかし、1ページだけ、1部分だけと小さくなるほど、書ける内容が減っていきます。
あらかじめ記事の大きさを決めておき、そのスペースに何文字くらい入るのかを予測したうえで、書くべき項目を考えましょう。
ペルソナを設定する
より「伝わる」会社案内にしたいなら、ペルソナ（人物像）を設定しましょう。たとえば、採用のための会社案内を作るとします。
この場合、新卒採用なのか中途採用なのか、経験者なのか未経験者なのかなど、ターゲットの属性によって伝わりやすい表現が異なります。
宣伝のための会社案内を作るときも、商品知識がない消費者をターゲットにする場合と、専門知識をもつ消費者をターゲットにする場合とでは使う単語や表現が変わるでしょう。
そのため、だれに向けた会社案内なのか、人物像を明確にする必要があるのです。
「問い」と「答え」を意識する
会社案内を作成するときには、ペルソナとして設定した人物の「問い」と「答え」を考えることも大切です。仮に新卒採用向けの会社案内を作るとしたら、ターゲットが知りたい情報は以下のようなものでしょう。
- どんな会社なのか
- どんな社風なのか
- どのような事業を行っているのか
- どんな人材を求めているのか
- 何か有名な商品やサービスはあるか
- 給与体系や福利厚生は？
- 社内の雰囲気は？
こうしたターゲットが欲しいと思っている情報を無視すると、「これじゃない」会社案内になってしまいます。ターゲットが欲しいと思う情報をリサーチして、その答えとなる情報を盛り込んだ会社案内を作成しましょう。
1番伝えたいことを最初に書く
会社案内を最初から最後まで読まない人はたくさんいます。1番伝えたいことがしっかり伝わるように、重要な情報は会社案内の最初にもってくるようにしましょう。
「PREP法」という、結論から始めるライティング方法を用いると、会社案内にぴったりの文章が書けるようになります。
- Point（結論）：〇〇は〇〇である
- Reason（理由）：なぜなら〇〇だからだ
- Example（具体例）：〇〇や〇〇がある
- Point（結論）：だから〇〇である
PREP法を用いていない文章と、PREP法を用いた文章を比較してみましょう。
【PREP法を用いていない文章】
| 弊社では〇〇年に〇〇事業をスタートしました。以降、順調に業績を伸ばし、事業が拡大しております。そのため、〇〇月に同事業の人材採用を行い、〇〇人採用しました。しかし、それ以降も業績が向上し続けているため、一緒に頑張ってくれる方を探しています。〇〇事業では、〇〇のスキルが必要であるため、〇〇のような人材を求めています。 |
PREP法を用いていない文章では、最後まで読まないと求める人物像がわかりません。そのため、1番伝えたい情報を、読者に読み飛ばされる可能性があります。
【PREP法を用いた文章】
| 弊社では〇〇のような人材を求めています。〇〇年にスタートした〇〇事業拡大のためです。〇〇月にも同事業の人材採用を行い〇〇人採用しましたが、順調に業績が向上したため、一緒に頑張ってくれる方を探しています。〇〇事業では、〇〇のスキルが必要であるため、〇〇のような人材を求めています。 |
PREP法を用いた文章だと、「こういう人材が欲しい」という情報が最初に来ているので、読み飛ばされたとしても1番伝えたい情報は伝わります。
まとめ
自社の魅力が伝わる会社案内にするには、会社案内を作成する目的を明確にし、目的に応じた情報を盛り込むことが大切です。
「どう作成したら良いかわからない」という場合は、今回紹介した内容を参考にしてみてください。
それでも会社案内に何を書くべきか迷う場合は、テンプレートを利用するのも良いでしょう。あらかじめ必要事項が記入されているため、書く内容に悩むことなく会社案内が作成できます。