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身元保証書の書き方と記入例

時折入社時などに人事担当から求められる身元保証書は、従業員が万一会社に損害を与えた場合に連帯保証人となった保証人が連帯責任を追うことを約束するものです。

時折、入社時などに人事担当から求められる身元保証書は、従業員が会社に損害を与えた場合などの万一に備え、連帯保証人となった保証人が連帯責任を追うことを約束するものです。とても大げさな感じがしてしまいますが、大手企業ならごく普通のことで、履歴書や職務経歴書と同じ感覚で書類提出が行なわれています。多くは企業の人事担当が用意し、求められた従業員は必要事項を記入して提出するようになっています。

身元保証書の書式

身元保証書の書式は企業により様々です。例えば採用内定者に対して、企業が入社承諾書・誓約書・身元保証書を提出させることや、提出書類に実印の押印や印鑑証明書の添付、身元保証書の保証人の実印の押印や印鑑証明書の住民票など要求を求めることは一般的に行なわれていることですが、この提出を採用内定者が拒んだ場合、これを理由に不採用(解雇)になるか否かはケースバイケースです。
企業側から新社会人に対しては、誓約書の提出によって本人に服務上の遵守事項を再確認させたり、身元保証書によって保証人の自覚を高めさせたりする意図があると考えられます。一方、行政側から企業に対しては漫然と従前のやり方を踏襲するのではなく、過度な情報提供の要求や身元保証人の数など、必要以上のプレッシャーを応募者へ与えないよう、労働者の人権を充分に尊重する配慮を求めています。>
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実際に損害賠償はあるのか?

このような身元保証書(=契約書)を提出した後、社員が損害賠償をするような状況になる場合はあるのでしょうか。しかも本人の賠償能力がない場合、本当に保証人まで責任が問われるのでしょうか。
賠償責任について争いが生じたときは、最終的に裁判所で判断することになりますが、この場合、会社の損害賠償請求は、その監督に関する過失の程度などにより制限的に決定されています。判断基準としては原則的に「身元保証人の責任に限度が設けられている(身元保証法第5条)」、「労働者の損害賠償責任は損害の公平な分担の見地から軽減される場合が多い」といったことが実情です。過失の認定とその割合について、判例では各ケースによりますが、次の4つの確認項目を事前にチェックしておくとよいでしょう。
①身元保証契約の有効期間内での事故かどうかを確認する。期間は企業が勝手に決められますが最大5年、期間を定めない場合は3年。身元保証書の自動更新はできないので、更新をする場合は改めて手続きをしてもらう必要があります。ただし会社から身元保証人に更新を求めても、身元保証人はそれを一方的に拒否できます。
②社員の勤務地や職場が変更になった場合、会社が身元保証人へ任務や任地などの変更通知をしているかを調べる(身元保証法第3条)。
③職場で従業員の不誠実な言動が見られる場合や、身元保証人に責任が及ぶかもしれないことが予想されるとき、会社は身元保証人へ従業員の状況について通知する義務があります。
④賠償額があらかじめ企業内のある規定などに定められたものかどうかを確認する。

身元保証書の記入例と保証人・印鑑について

採用内定者本人が本証書に自筆で署名・押印し、かつ複数の身元保証人の自筆の署名と押印が必要です。保証人の数は企業側で決めることができますが、続柄などの記述は企業により異なります。印鑑は三文判でも構いませんが、実印を要求する企業もあります。身分保証書の本文は記入者の立場を考えて、できるだけ理解しやすい言葉を用いましょう。わかりにくい法律用語は避けることが望ましいと思います。

保証人について

身元保証人についての対応は会社によって全く異なり、業種によっても違いがあります。比較的、金融関係は厳しいようですが、形式的に身元保証人を取っている企業もあります。 一般的に祖父は家族になるため、家族以外に1名という場合は該当しません。そして資産があれば無職でも認める企業がある一方、定期的な収入がある人と規定している企業もあります。また資産状況の証明までは要求しませんが、印鑑証明を提出させることや、手紙などで確認する場合もあります。
保証人として適当な人が見つからない場合は「保証人代行会社」というサービスもあります。この会社に依頼すると依頼主の素行調査が入り、合格すると契約が成立します。書類の郵送だけで手続きは終わりますが、料金は業種によって異なるようです。
尚、身元保証については法律が制定されています。
身元保証に関する法律
第1条、(身元保証契約の存続期間)
第2条、(身元保証契約の存続期間)
第3条、(使用者の通知義務)
第4条、(保証人の契約解除権)
第5条、(保証責任の限度)

印鑑・印鑑証明について

身元保証書と一緒に保証人の印鑑証明書を提出させる会社があります。これは採用予定者が架空の人物を仕立てて身元保証書を作成することを防ぐ狙いがあります。印鑑証明書も提出義務はありませんが、採用取消となる恐れがないとは言えませんし、入社前に会社と余計な摩擦は避けたいという心情も働き、断りにくいのが実情です。やむを得ず印鑑証明書を会社に提出する際には、万が一の悪用を防ぐため、印鑑証明書に提出日、「身元保証人用である」こと、提出目的を明記した上、コピーを保管しておくとよいでしょう。

保証人に会社から電話がかかってくることはあるのか?

前記述「実際に損害賠償はあるのか?」の章でご紹介した通り、会社には保証人に対して従業員の状況を告知する義務が発生する場合があります。そのときは実際に会社から保証人へ連絡を取ることになりますが、それ以外の平常時にはありません。心配であれば、会社の人事部門に直接たずねてみましょう。

投稿日:
2016/02/15
更新日:
2016/02/15

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