入金伝票・出金伝票やその他伝票の書き方（サンプル・見本テンプレート付）

≫伝票の書式テンプレート

伝票とは、会社の金銭の出入や取引内容を記載して記録しておく文書のことです。仕訳帳(※１)に記入する場合、1冊しかないため効率が悪く作業がはかどりません。しかし伝票を使うことにより、伝票毎に仕事を分担することができて、仕訳帳に記入する必要がなくなるので作業が簡略化されます。ここでは伝票の種類から書き方、管理方法について説明します。

そもそも伝票制とは？

伝票制とは、入金や出金などの取引内容を伝票に記し、それらを用いて後でまとめて総勘定元帳(※２)へ転記することです。一般的に多くの会社の会計で利用されています。

伝票制のメリット

伝票を活用することで、取引毎に分担して記録ができて売上などの大事な科目の集計を適時行えます。ミスした伝票は破棄することができるので、更なる事業成長に対応できると言えるでしょう。

一般的な会社で使う伝票の種類

伝票は入金伝票、出金伝票、売上伝票、仕入伝票、振替伝票が代表的です。この他にも、、支払明細書や預かり証など、一定の形式をとった金銭のやり取りの証拠となる紙片を総じて「伝票」と言います。それぞれ固有の書式で作られたものもありますが、振替伝票の書式で他の伝票を起票することもできます。 また、業界で共通化した伝票（郵便関連など）もあります。

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項目の解説とそれぞれの書き方

まずはそれぞれの伝票に共通する項目の概要を見ていきましょう。

【入金伝票】

入金伝票とは、会社や店舗が商品やサービスを販売した際に、現金を受け取った場合に作成する伝票です。つまり現金が増加する取引を起票します。
日付、入金先、勘定科目(※3)、適要、金額などを記載します。(仕訳(※4)に置換えるときは「借方」の勘定科目が「現金」となります。)
一般に販売されている領収書には、入金伝票が複写で控え作成されるような便利な商品もあります。

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【出金伝票】

出金伝票とは、会社や店舗が商品やサービスを購入した際に、現金を支払う場合に作成する伝票です。つまり現金を支出する取引を起票します。
入金伝票と同様に、日付、入金先、勘定科目、適要、金額などを記載します。(仕訳に置換えるときは貸方の勘定科目が「現金」となります。)
出金伝票を利用するタイミングですが、自動販売機、バスや電車の交通費などレシートが出ない支払いや、結婚祝いや香典など領収書が発行されない支払いに利用されます。
会社によっては、取引先との食事や飲み会（接待交際費）や会議費の割り勘費用などにも利用する場合があります。

≫出金伝票の見本テンプレート（PDF・Excel）

【振替伝票】

振替伝票とは、会社や店舗が金銭の出入や取引内容などを記入する場合に作成する伝票です。
入金・出金・売上・仕入以外の取引を起票します。
振替伝票には、「借方」「貸方」という科目の欄があります。
入金伝票や出金伝票と異なって、いずれの勘定科目も任意に選択でき、振替前の科目と振替後の科目として両方記入します。

借方科目の欄は≪左側≫にあり、≪資産≫に分類される勘定科目を記入します。
貸方科目の欄は≪右側≫にあり、≪負債≫に分類される勘定科目を記入します。
単純に言えば、現金が増えた場合には≪借方≫、減った場合には≪貸方≫に記入するという事になります。
他に記入する項目は、日付、摘要、借方貸方それぞれの金額があります。金額は借方と貸方、それぞれの合計欄で必ず一致させます。

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【売上伝票・仕入伝票】

掛け(※５)で売上または仕入が発生した場合に起票します。いずれも5伝票制を採用している場合に利用します。

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伝票に印鑑は必要？

会社のルールにもよりますが基本的には、「係印」には伝票作成者が印鑑を捺印し、「承認印」には経理担当者か代表者が捺印をすることが一般的です。
また、記入ミスをしてしまった場合は訂正箇所に二重線を引き、訂正印を捺印して、その上に正しい内容を記載するようにしましょう。

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1伝票制・3伝票制・5伝票制の違い

ご覧になったことがある方もいらっしゃるかもしれませんが、「1伝票制・3伝票制・5伝票制」というものがあるのはご存知でしょうか。以下に違いを簡単にまとめています。

1伝票制

仕訳伝票のみを使用して取引内容を扱う方法です。
全ての取引を仕訳伝票から総勘定元帳に転記します。
伝票を作成する時点で仕分けするという手間はありますが、仕訳帳の記入はスムーズになります。

3伝票制（飲食店等で使用）

入金伝票・出金伝票・振替伝票の3つを使用して取引内容を扱う方法です。
仕訳帳の代わりにこれらの伝票を使っている企業や店舗も多くあります。
振替伝票とは、現金以外での取引を行ったときに起票するものです。

5伝票制（掛けによる売買が多い企業で使用）

入金伝票・出金伝票・振替伝票・仕入伝票・売上伝票の5つを使用して取引内容を扱う方法です。
仕入伝票とは、掛けで仕入を行ったときに起票するものです。また売上伝票とは、掛けで売上が発生したときに起票するものです。

1伝票制は仕訳が煩雑になり効率が悪いためあまり利用されていません。一般的に、現金でのやりとりが多い飲食店では3伝票制、掛けによる売買が多い企業は5伝票制が利用されています。

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まとめ

伝票は種類が多く、「借方」「貸方」などの事もあり慣れていない方は少し混乱してしまうかもしれません。ですが、落ち着いて考えながら記入すると問題なく伝票を作成する事ができるでしょう。分かる部分から埋めて、数字を焦らずに確認し、金額を一致させながら記入していってください。

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監修元
販売管理ソフトの「SmileWorks」