伝票の書き方

伝票とは、会社の金銭の出入や取引内容を記載して記録しておく文書のことです。仕訳帳に記入する場合、1冊しかないので効率が悪く作業がはかどりません。しかし、伝票を使うことにより、伝票ごとに仕事を分担することができて、仕訳帳に記入する必要がなくなり作業が簡略化されます。ここでは伝票の種類から書き方、管理方法について説明します。

伝票性のメリット

伝票を活用することで、①取引毎に分担して記録でき、②売上などの大事な科目の集計が適時行え、③ミスした伝票は破棄することが出来、更に④事業成長に対応できます。

伝票の種類

伝票は入金伝票、出勤伝票、売上伝票、仕入伝票、振替伝票が代表的です。このほかにも、支払明細書や預かり証があります。それぞれ固有の書式で作られたものも有りますが、振替伝票の書式で他の伝票を起票することもできます。このほかにも、業界で共通化した伝票などがあります。

伝票の書き方

それぞれの伝票に共通する書き方を説明します。

一般的な伝票の書き方

ここでは、上記の2について入金、出金、売上、仕入れ、振替伝票の書き方を説明します。なお、消費税の取扱いは簡略化のため省略します。

チェーンストア伝票の書き方

チェーンストア伝票は、チェーンストアへの販売者からすると納品書で、チェーンストアでは仕入伝票になるものです。業界統一の書式となっており、手書きする場合には、特に品目コード、品目名、数量、単価、金額に特に注意が必要です。

伝票ホルダーを使った保管方法

伝票は、固有の一連番号（一般的には期初からの一連番号）を付け最低3枚綴りでカーボン紙などを使いワンライティングで作成します。貸借それぞれに複数の科目が有る場合には、その科目の数だけ一回に作成する仕訳の枚数は多くなります。作成した伝票は、1枚目が仕訳帳、2枚目が貸方科目、3枚目が借方科目のホルダーにファイルされます。それぞれには総括表が鏡に綴じられ、ファイルされた伝票の合計金額が記載されます。貸方科目と借方科目の総括表から合計試算表に金額が転記され、貸借の総合計が一致すれば決算書の作成が始まります。