支払管理の方法・管理表の作り方
支払管理は、企業の場合は取引先に対して支払った金額を管理することです。
エクセルなどで支払管理表を作成し、大規模になればソフトやシステムの導入を検討しましょう。家庭の支払管理の場合は、家計簿の付け方に工夫をするのがおすすめです。
ここでは支払管理の方法と、簡単に使えるテンプレートをご紹介します。
支払管理とは
支払管理とは、企業が限りのある資金を効果的に運用するために、今後の支払いのための資金をスムーズに準備できるよう、支払った実績の内容や今後の支払い予定を、常にしっかりと管理することをいいます。
簡単な支払管理の方法
支払管理の方法としては、日々の支払実績や立替払いをした領収書、取引先より受領した請求書などに記載されている内容を日付ごと、支払先ごとの一覧表にまとめておくと支払管理がしやすくなります。そうした支払内容を簡単な一覧表にまとめた「支払管理表」を作成しておくことが、支払管理をしていくのに最も有効です。
会社の支払管理
会社の支払管理の目的は、会社資金の効率化や銀行振込手続きの簡素化（振込手数料の削減）、今後の資金繰り目途のシュミレーションをすることなどがあります。そのための支払管理表を作成するのに必要な項目として、以下のような項目が挙げられます。
- 支払年月日（あるいは支払予定年月日）
- 支払先（振込先銀行／指定振込銀行口座／銀行口座名義人）
- 支払内容（あとで決算がしやすくなるような支払種別や勘定科目）
- 支払い金額（本体金額と消費税金額を区分して記載）
経費の支払い一覧表の作り方
卸売業関連の方には、種別（品目や費用項目）ごとの支払先と、支払い金額の一覧表を作成することをおすすめします。一覧表を作成することにより、会社が毎月どのような種別の経費に資金を消費しているかが明確となり、今後の仕入品の原価低減や、経費効率の改善に活用することができるようになります。
資金繰りの状況を把握する表の作り方
上述のような経費の支払一覧表の他に、売掛金などの入金管理表が作成できたら、今度は資金繰り表を作成しましょう。資金繰り表は、今後の収入（売掛金や雑収入）と支払の予定を立てていくことで、今後の資金過不足をあきらかにすることができます。資金調達や資金運用を効果的に実行していくために必要なものとなります。さらにこの資金繰り表で予定と実績を対比すれば、どの収入や支出に予定差異が生じたのか、また今後の資金過不足をタイムリーに捕捉することができるようになり、資金手当てや資金運用を検討する上での有効な資料となります。
家庭の支払管理表の作り方
ここまで会社における支払管理について述べてきましたが、家庭における家計の支払管理もとても大切です。ただし、現金による入金や支払だけであれば、そうした支払いを家計簿に整理することも簡単にできます。しかし、今日のクレジットカード決済やインターネットバンキングの普及により、購入した日付と請求決済される日付に月ずれが起こります。そうした月ずれのクレジットカード請求決済をうまく管理するために、家計簿をつける際、購入年月日とクレジットカードなどの銀行決済年月日を記載することをおすすめします。また、銀行やクレジットカード決済会社から、便利な家計簿アプリなども提供されているので、それを利用するのもいいでしょう。
エクセルで管理する簡単家計簿
簡単な家計簿をエクセルで作成してみようと思っている方には、下記のような家計簿をご紹介します。
まずは、用語の説明を箇条書きにしてみます。
- Proceed（毎月支払いはあるが、金額が変動する支払）
- Temporary（一時的な支払い）
- Total Proceed（Proceed＋Temporaryの合計額）
- Cash on Hand（手持ちの現金預金）
- BANK（銀行の預金）
- Ending Balance（月末残高）
- Gain or Loss（過不足金額）
- CASH OUT（現金支払額）
- CARD（クレジットカード決済額）他
特徴としては、毎月の支払いを固定費（多少変動する固定費を含む）と一時的な支払い、あるいは現金払いとクレジット請求を明確に区分することで、家計のやり繰りをより効果的にすることができます。
≫かんたん家計簿
ソフトやシステムの導入
まだ会社の規模が小さいうちは、こうしたエクセルベースの支払管理表でも十分に機能することができます。しかし、会社が大きくなり従業員数や支払件数が増え、さらに支払管理の管理レベルを向上させようとするのであれば、市販のソフトウェアの購入もしくは支払管理システムの導入をおすすめします。
まとめ
今回は、会社や家計における支払管理の方法についてご紹介させていただきました。損益管理は月次や四半期、半期単位で行われる一方、資金繰り（キャッシュフロー）管理は、支払い不履行を起こさないために、日次や週次での管理が必要です。会社の資材支払いや給料などは、月末の月一回の支払いが一般的です。しかし、経費などの支払いは「ゴトウ日（毎月の5日、10日単位）」で行われるという商習慣などもあり、小刻みに資金状況を管理する必要があります。このような中で限りある会社の資金を効率的に運用していくためには、支払管理や資金繰り管理がいかに大切であるか十分にご理解いただけたと思います。皆さまの会社やご家庭でまだ支払管理をされていないようであれば、簡単なやり方からでも構いませんので、ぜひ支払管理に挑戦してみてください。