資産管理の方法と管理表の作り方
資産管理とは、個人や企業の現金、株式などの金融資産や、不動産、車両など、あらゆる資産を管理することを言います。
このコラムでは、資産管理の方法や資産管理に必要な、管理表の作り方をご紹介します。
資産管理とは
企業が業務活動するにあたって必要となる車両、機器、パソコン、備品は全て固定資産となります。企業の場合はこれらの不正利用や紛失を防ぎ、効率的に利用する内部統制の面からも、納税や減価償却費の計上等の財務面からも資産管理をする必要が出てきます。個人事業主である場合は、事業のために購入したパソコンやプリンター等の備品代を経費計上できる場合があります。小額減価償却資産の特例を受けられる場合がありますので、青色申告や白色申告をしている個人事業主の方は資産管理を漏れなく行ないましょう。
また、事業をしていなくても不動産、土地・建物を所有している場合は固定資産税の納税義務があるだけでなく、将来の相続についても視野に入れておかなければなりません。本人も把握していないような資産が出てきた場合、遺された方は準備ができずに困ってしまうこともあります。混乱のないよう生前贈与や遺言といったものであらかじめ資産を整理することもできます。そのため、資産の管理は個人にとっても企業にとっても大切なのです。
個人の資産とは
個人の資産として、下記が挙げられます。
- 土地
- 建物
- 銀行預金
- 株券
- 債券
- 生命保険契約の価値
- 投資信託
企業の資産とは
企業の資産として、下記が挙げられます。
- 土地
- 建物
- 銀行預金
- 売掛金
- 受取手形
- 製品
- 機械
- IT資産
IT資産とは、パソコンやプリンター、スキャナー、サーバー等のネットワーク機器、OSやソフトウェア等が含まれます。現代の企業活動においてITは、不可欠と言っても過言ではないでしょう。デジタルデータには様々な情報が含まれています。また、ライセンス契約が必要であったり、バージョンアップが必要であったりと、今やIT資産管理は業務効率化に関るとても重要なものであると言えます。IT資産管理は個人情報保護などのコンプライアンスやセキュリティ面からみても大切です。管理を怠ると会社運営さえ致命的となるほどの打撃を受けかねないものと理解しておきましょう。
固定資産とは
固定資産とは、販売目的ではないながら継続して使用することを目的とする財産のことを言います。固定資産の中でも土地や建物、機械のような有形固定資産と、営業権、特許権、商標権などの無形固定資産、投資その他の資産に分けられます。固定資産は小さなものもありますが、貸借対照表に占める固定資産の額が多くなりがちです。減価償却費が損益計算書に大きな影響を与えるため、固定資産管理をすることが大切になるのです。
また、固定資産は所有しているだけで固定資産税がかかり、市町村への納税義務が発生します。そのため、取得する際のどのような企業活動で必要となるのか熟考しなければなりません。また、不要であれば売却した方が良い場合もあるでしょう。固定資産は価値が徐々に減っていくもので、すぐに価値がゼロとなるものはありません。それゆえ、会計処理上取得した固定資産を減価償却し支出を分配する必要があることを覚えておいてください。
固定資産棚卸し
固定資産は、年に1-2回、棚卸しをしなければなりません。棚卸しをする目的は次の3つの理由からです。
- 固定資産台帳を適正化するため
- 償却資産税を正確に算出するため
- セキュリティ・資産を保全するため
棚卸しを行ない、利用者や利用場所等の管理状況を把握し、必要に応じて不要な固定資産を除却することで節税にも繋がります。固定資産は会社の財産ですから、定期的に棚卸しをすることで財産の滅失や盗難を防ぐこともできるのです。
資産を表で管理
所有する資産は表で管理しておくと手続きをする際に便利です。すぐに使わない書類は紛失してしまうこともありますから、固定資産管理台帳に記録して残しておきましょう。必要項目を例に挙げてみます。資産種類、物件名、管理部門、所在地、取得年月日、耐用年数、償却方法、償却率、残存割合、取得価額、期首圧縮科学、特別償却率、増加償却率、構造、経費、変更、異動履歴等です。
固定資産管理台帳のフォーマット
固定資産管理台帳は、記載すべき項目が多岐に渡ります。1枚にまとめられるよう余白なく枠をうまく利用したフォーマットにすると良いでしょう。棚卸しの際にも必要な情報をすぐに得られるように、データだけを記しておけるよう簡潔なものにします。
≫固定資産管理台帳
エクセル家計簿の作り方
家庭の資産管理には、使いやすくシンプルなフォーマットにしましょう。エクセルなら簡単に行を追加することもできますし、計算も自動でしてくれるので便利です。下記フォーマットを例に挙げてみましょう。1列が1つの月のお金の動きを表します。固定費は毎月かかる家賃や駐車場代などを記載します。そして、銀行の預金残高や収入・支出、カード引き落とし費用の他、特別なイベント（家族の誕生日や旅行等）にかかる費用があれば記載します。その他購入にかかった費用を記載します。支出をマイナスいくらで表せば、最後に自動計算をかけた時にその月の収支がどうであったか、一目で確認ができるでしょう。
≫かんたん家計簿
土地管理簿
土地管理簿とは、所有している固定資産のうち土地に限定して管理記録をつけるための帳簿です。法人の場合は本社や支店等の土地が借地ではなく所有地である時に管理簿として活用し、個人の場合は田んぼや空き地など、所有している土地の管理簿として活用します。書類をバラバラに管理していると所有年数や面積等、情報が必要になった時に調べるのに時間がかかってしまうこともあります。ですが土地管理簿にまとめておけばそれをみれば、すぐに情報を得ることができます。
≫土地管理簿
資産管理会社・資産管理ソフト
管理すべき資産の規模が大きい場合や大企業の場合は、資産管理会社の利用や資産管理ソフトの導入を検討しても良いでしょう。資産管理会社は特に相続税、所得税の節税効果が高いとされています。資産運用すべき資産が一定額を越える場合は、資産管理会社の設立や導入を検討した方が良いかもしれません。
資産管理ソフトは、収入・支出・資産の管理を自動で管理できるソフトで、銀行、証券、年金、土地等全てが包括されているものから、あるものに特化したもの等、様々な種類の便利なソフトが出ています。必要に応じてソフトの導入も検討しましょう。
まとめ
資産管理は、資産運用、納税、節税に関わる大切な項目です。どんな資産をどのくらい所有しているのかを把握し、必要に応じて運用や除却しましょう。それらを管理するためには帳簿が必要です。エクセルやワードフォーマットを参考にして管理表を作ってみましょう。資産の規模が大きい場合は、資産管理会社に管理の依頼を検討するのもおすすめです。また、資産の種類が多い場合は資産管理ソフトを導入することも有効となります。まずは、所有する資産をリストアップして管理方法を検討してみては如何でしょうか。