エクセルを使った売り掛け管理表の作成方法
営業部門でも活用することの多い補助簿のひとつが、売掛管理票です。
売上は立ったけれど入金はまだという、売掛状態になるケースはよくあることだけに、売掛金管理には細心の注意が必要です。
取引先一覧あるいは取引先別など、売掛金の発生状況に合わせて用意しておくといいでしょう。
本コラムで、数式の埋め込まれたエクセルのテンプレートをダウンロードした後、管理項目を業務の実情に合わせたものに加工して使うと、実効性の高い管理表ができ上がります。
エクセル・テンプレートを使った売掛管理票の作り方
売掛とは、商品を納品はしているがその代金を受け取っていないことをいいます。飲食店などでは、毎日食材や酒類の納品があり、その都度支払いを行っていると双方に手間がかります。その手間を省くため、月ごとに請求をまとめて売掛とします。その際に大切なことは、取引実績の抜けがないように管理票を作成する必要があります。
bizocean（ビズオーシャン）では、取引先が一覧できるものや取引先別になったもの、月別か年間か、あるいは管理項目の種類など使い勝手に合わせて、いくつもパターンが用意されているので、実際に使用する時のことをイメージして選ぶといいでしょう。項目を増やしたり、項目名を変えたりと業務の実情に合わせたアレンジを施して入力してください。数式が埋め込まれているタイプなら残高の集計も速やかに行えます。
管理項目
売掛管理表を作成する時、必ず必要になる管理項目がいくつかあります。
| 取引先名/取引先コード | 一括表記と取引先別の管理票を別々に作成するときのことを想定して、取引先名と同時に取引先別にコードナンバーを振っておくといいでしょう。このコードナンバーを社内で統一しておくと、トラブルが起こった時などに活用できます。 |
| 入金方法 | 現金、小切手、手形の別をはじめとして、入金に関する取り決めを明確にしながら金額を記載します。これら以外に値引金額や相殺金額、振込料相殺金額なども取引先との取り決めや実情に合わせて設定してください。 |
| 入金予定日 | 入金を確認すべき日付です。必ず記載してください。これ以外に商品納入日や請求書に記載した日付なども設定しておくと確認作業がスムースになるでしょう。 |
作り方のポイント
売掛管理表を作っていく上でのポイントは、取引先とも管理項目を確認をしながら行うことです。問題が発生した場合に、双方が確認できるように必要項目は必ず確認をとりましょう。取引先によっては商品名ではなく商品コードで商品を管理しているところもあるので、項目として商品まで記載する際は確認した方がいいでしょう。さらに、取引先が多いのであれば管理の基準を取引先にするのか、月にするのかなど管理運用していくことも考えて作りましょう。
最低限必要な項目を設定した後、実情に合わせたアレンジを行うようにしてください。
合わせて管理すると便利「買掛金管理」「未払金管理」
「売掛金管理表」以外に「買掛金管理表」と「未払金管理表」も作成しておくと、お金の流れを予測することが容易になります。数あるエクセル・テンプレートのなかには、これら3つがシート別に作成されたファイルもあるので活用してください。もちろん、項目設定などは売掛金管理票と同様、業務の実情に合わせたものにアレンジして使いましょう。
≫売掛金・買掛金・未払金管理表
≫売掛金管理の書式テンプレート
売掛金をしっかり回収するための交渉術
取引先のうっかりミスもあれば、資金繰りの不調など理由は様々ですが、支払が遅れている場合もあります。支払期限が過ぎているのに支払がなされない場合は先方に状況を説明し、売掛金回収を促進します。電話で済むこともあれば、催促状を送るべき場合もあるはずです。もちろん、最悪のことも考慮しなければいけません。どのようなケースでも冷静で事務的、かつ粘り強い交渉が大切です。
売掛金催促状の書き方
売掛金回収が話し合いで終わらない場合には「催促状」や「返金依頼書」などを送付して取引先に支払を促します。bizocean（ビズオーシャン）にはいくつかのテンプレートが用意されているので、それらのなかから適したものを選びダウンロードして使用しましょう。たとえば支払依頼書には支払理由、支払金額以外に支払希望日や振込先なども設定されているので、伝えるべき項目を書き漏らすこともありません。
通常の催促でダメなら内容証明郵便で売掛金催促をしよう
取引先の支払状況などを考慮し場合、通常郵便ではなく「内容証明郵便」を使ったほうがいい場合も考えられます。これもbizocean（ビズオーシャン）にはテンプレートが用意されているので利用するといいでしょう。文書を作成したら、そのコピーを2通、受取人と差出人を明記した封筒、印鑑（念のため）、郵便料金を持って大きめの郵便局で手続きをしてください。これで文書内容などを郵便局でも管理してもらうことになります。
裁判での法的回収は最終手段
内容証明郵便で催促状を送付したが一向に支払がないような悪質な場合は、法的手段で回収を図ることになります。法的手段と言ってもいくつかの手段があります。弁護士さんとも相談しなければいけませんが、単に支払ってもらえない時に使われる「裁判所からの支払督促」以外に、紛争が起こった場合には「少額訴訟」「通常訴訟」「調停」「仮差押」などがあります。ケースに合わせて選択することになります。債権放棄しなければいけなくなるような最悪の事態に陥らないように細心の注意をはらった手段を選びましょう。
売掛金回収を確実なものにするために
売掛金こそ会社の生命線。売掛金の未回収や債権放棄などの最悪の状況を回避するためにも、売掛金管理表を作成して、常に厳密な管理に心がけるようにしてください。