請求・注文|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

請求・注文で必要な文書のポイント

請求・注文の場面で必ず必要となる書類は、見積書(注文前)、発注書(注文)、請求書(注文後)になります。それ以外の書類はその会社によって不必要な場合も。詳しく解説していきます。

請求・注文の場面で必ず必要となる書類は、見積書(注文前)、発注書(注文)、請求書(注文後)になります。それ以外の書類はその会社によって不必要な場合も。どの書類を用意するにもポイントは「社名」「印鑑(社印など)」「合計金額」になります。

(1)何の見積もり・注文・請求なのか分かりやすい見出しをつける
テンプレートのように見出しは「請求書」などとなっておりますが、後から「何の件?」とならないように案件名は必ず記載しましょう。ご請求金額の上に案件名があるのが一般的です。

(2)社名・連絡先に間違いがないかしっかり確認
社名や連絡先に間違いがある場合、無効になることはありませんが失礼にあたります。必ず送る前に確認すべき項目です。

(3)金額・消費税計算の間違いがないかダブルチェックを行う
見積書・納品書・請求書すべてにおいて大切な明細と金額。項目や金額に間違いがあると双方の作業が発生するだけでなく大きなトラブルに発展することもあります。消費税計算も意外と落とし穴、フォーンマットが古く旧消費税率になっているようなミスもあります。必ず2名でチェックする体制を持ちましょう。

(4)できるだけ「社印」を押印
請求書や注文書において、法律で印鑑が必要であると決められていません。しかし、各社規定によって社印で押印されていないと認められない場合もあります。都度確認し、分からない場合は社印を押しておいた方がトラブルになりません。
押印申請が間に合わない場合は担当社印でも大丈夫かなど必ず先方様に確認しましょう。

(5)管理番号を利用
先ほど述べた「見出し」も大切ですが、管理番号はさらに必要な項目です。どの書類なのか、問題が発生した際にすぐに照合ができるよう管理IDを使いましょう。日付の下あたりにNoを入れておくと発見しやすく便利です。この番号で、同案件のフローである「見積書」「注文書」「納品書」「請求書」「領収書」の一括管理を行うとスムーズです。
IDは日付+連番、など分かりやすいもので大丈夫です。書類が多い場合は最初に項目が分かるアルファベットを入れる企業も多く見られます。
例:(プロモーション系プロジェクトの場合)
No.P20150630-1

注意点とトラブル

請求・注文時の書類は金銭に関わる内容なので、多くのトラブルが発生しています。

本契約時に見積金額と異なる「見積もりトラブル」

見積書を作成し、合意の後正式に仕様決めを行った結果、見積もりより大幅に金額がアップしてトラブルになる事例が多くあります。見積書を作成する際には、注意書きを掲載し仕様によって金額が変わることを分かりやすく伝えましょう。

印紙が必要な場合

領収書には印紙が必要な場合があります。しかし、メールでPDFを送る場合は不要になりますし、企業間での取引では領収書を省いているところも多くあります。
必要に応じて調査しましょう。

>>詳しくは「領収書の書き方」をご覧ください

印鑑(社印・個人印の違い)

企業によっては「社印がないと処理できません」というところもあります。書類自体に印鑑がある・ないで効力に変わりはないのですが、トラブルを避けるため押印しておくことがベストです。その際「個人印でもOK」ということもあり、担当社印で発注・見積承諾などを行うことがあります。社印より手軽に押せるのですが、効力はあまりないと考えましょう。あくまで形式的な押印となります。もし可能なら、業務で簡単に押せる「業務印」という社印を用意しておくと便利です。

文書の書き方リンク集

書式の王様では、請求・注文に関する文書の書き方をご用意しております。ぜひご覧ください。

【見積書の書き方】
http://www.bizocean.jp/doc/howto/28/
【請求書の書き方】
http://www.bizocean.jp/doc/howto/27/
【受領書・領収書の書き方】
http://www.bizocean.jp/doc/howto/33/

投稿日:
2016/01/29
更新日:
2016/01/29

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