請求・注文|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

請求・注文で必要な文書のポイント

請求・注文の場面で必ず必要となる書類は、見積書(注文前)、発注書(注文)、請求書(注文後)になります。それ以外の書類はその会社によって不必要な場合も。詳しく解説していきます。

請求・注文の場面で必ず必要となる書類は、見積書(注文前)、発注書(注文)、請求書(注文後)になります。それ以外の書類はその会社によって不必要な場合も。どの書類を用意するにもポイントは「社名」「印鑑(社印など)」「合計金額」になります。

(1)何の見積もり・注文・請求なのか分かりやすい見出しをつける
テンプレートのように見出しは「請求書」などとなっておりますが、後から「何の件?」とならないように案件名は必ず記載しましょう。ご請求金額の上に案件名があるのが一般的です。

(2)社名・連絡先に間違いがないかしっかり確認
社名や連絡先に間違いがある場合、無効になることはありませんが失礼にあたります。必ず送る前に確認すべき項目です。

(3)金額・消費税計算の間違いがないかダブルチェックを行う
見積書・納品書・請求書すべてにおいて大切な明細と金額。項目や金額に間違いがあると双方の作業が発生するだけでなく大きなトラブルに発展することもあります。消費税計算も意外と落とし穴、フォーンマットが古く旧消費税率になっているようなミスもあります。必ず2名でチェックする体制を持ちましょう。

(4)できるだけ「社印」を押印
請求書や注文書において、法律で印鑑が必要であると決められていません。しかし、各社規定によって社印で押印されていないと認められない場合もあります。都度確認し、分からない場合は社印を押しておいた方がトラブルになりません。
押印申請が間に合わない場合は担当社印でも大丈夫かなど必ず先方様に確認しましょう。

(5)管理番号を利用
先ほど述べた「見出し」も大切ですが、管理番号はさらに必要な項目です。どの書類なのか、問題が発生した際にすぐに照合ができるよう管理IDを使いましょう。日付の下あたりにNoを入れておくと発見しやすく便利です。この番号で、同案件のフローである「見積書」「注文書」「納品書」「請求書」「領収書」の一括管理を行うとスムーズです。
IDは日付+連番、など分かりやすいもので大丈夫です。書類が多い場合は最初に項目が分かるアルファベットを入れる企業も多く見られます。
例:(プロモーション系プロジェクトの場合)
No.P20150630-1

注意点とトラブル

請求・注文時の書類は金銭に関わる内容なので、多くのトラブルが発生しています。

本契約時に見積金額と異なる「見積もりトラブル」

見積書を作成し、合意の後正式に仕様決めを行った結果、見積もりより大幅に金額がアップしてトラブルになる事例が多くあります。見積書を作成する際には、注意書きを掲載し仕様によって金額が変わることを分かりやすく伝えましょう。

印紙が必要な場合

領収書には印紙が必要な場合があります。しかし、メールでPDFを送る場合は不要になりますし、企業間での取引では領収書を省いているところも多くあります。
必要に応じて調査しましょう。

>>詳しくは「領収書の書き方」をご覧ください

印鑑(社印・個人印の違い)

企業によっては「社印がないと処理できません」というところもあります。書類自体に印鑑がある・ないで効力に変わりはないのですが、トラブルを避けるため押印しておくことがベストです。その際「個人印でもOK」ということもあり、担当社印で発注・見積承諾などを行うことがあります。社印より手軽に押せるのですが、効力はあまりないと考えましょう。あくまで形式的な押印となります。もし可能なら、業務で簡単に押せる「業務印」という社印を用意しておくと便利です。

文書の書き方リンク集

書式の王様では、請求・注文に関する文書の書き方をご用意しております。ぜひご覧ください。

【見積書の書き方】
http://www.bizocean.jp/doc/howto/28/
【請求書の書き方】
http://www.bizocean.jp/doc/howto/27/
【受領書・領収書の書き方】
http://www.bizocean.jp/doc/howto/33/

投稿日:
2016/01/29
更新日:
2016/01/29

他の請求・注文の書式テンプレート

≫一覧を見る

請求・注文に関連する書き方一覧

  • 【請求書の書き方】

    請求書は、主に顧客へ金銭の支払いを請求するときに発行される文書です。いつまでにいくら支払ってくださいと相手側に確認をするための文書でもあります。そのため、発行を忘れずに、そして記載ミスをしないことが大切です。記載ミスなどをしてしまうと、修正などに時間が取られ、期日までに支払いがされないこともあります。そうならないためにも、二重チェックを欠かさないようにしましょう。ここでは代表的な請求書の一覧と書き方、郵送方法についてまとめました。

  • 【見積書の書き方】

    見積書とは、仕事の依頼や商品の注文を受けようとする側が、仕事や製品の内容、金額などを前もって概算した文書のことです。取引先にとっては、契約するかそれとも変更するかを判断する材料になります。複数の見積書を比較検討する、いわゆる「相見積もり」の場合もあるため、価格など条件面の魅力を訴えると同時に、書面からも明瞭さや信頼感をアピールしたいものです。見積もりの時点で支払条件などを明文化しておくことで、後々認識違いによるトラブルの発生を防ぐ効果もあります。ここではすぐ使える見積書や、項目と書き方についてまとめました。

  • 【注文書の書き方】

    注文書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。とくに商品を購買する場合に「注文書」と呼ばれます。反復して注文がある取引では、基本契約書を別に取り交わし、注文書には数量、納期、支払期日などの最低限の条件のみ記載するのが一般的です。注文書(発注書)に、見積書や基本契約書にもとづいた注文である旨を記載し、受注書(注文請書)なしでも契約が成立する場合には、収入印紙の貼付を求められることがあります。

  • 【発注書の書き方】

    発注書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。とくに作業を依頼するような注文の場合に「発注書」と呼ばれます。発注書に対しては受注先から受注書を発行してもらい、契約の証拠とします。反復して注文がある取引では、基本契約書を別に取り交わし、発注書には数量、納期、支払期日などの最低限の条件のみ記載するのが一般的です。

  • 【受領書の書き方】

    受領書は、取引先から商品が納品されたあとに、確かに受け取ったことを示す文書のことです。相手に素早く伝えるため、納品されたあとはできるだけ早く提出するのが望ましいでしょう。受領書を送った後に、取引先から請求書が送られてきて支払いをします。ここでは受領書の目的から書き方、領収書との違いについて説明します。

  • 【納品書の書き方】

    納品書は、受注を受けた後その商品を納品する際、商品と一緒に同封する書類のことです。記載事項は、発注書と同じであることが一般的です。納品書があることで数量ミスや異なる商品を納品するミスを防ぐことができます。ここでは受領書の目的から書き方、領収書との違いについて説明します。

  • 【損害賠償請求の書き方】

    損害賠償に関する問題はビジネスをする上でも意識しておかなければなりません。もし自社が、損害賠償が発生するような行為をしたとすれば、そのときはブランドや評判にマイナスの効果を及ぼすでしょう。会社が注意しなければいけない損害賠償が起きる行為は、ただBtoBビジネス上の取引だけではありません。社内のセクハラや暴力行為なども該当します。さらに現在は、アルハラ、マタハラなどの多くのハラスメント行為があるため、会社は今まで以上に注意する必要があります。このページでは、会社が注意するべきポイントや、実際に損害賠償を請求するときに使用できる文書を紹介しています。

  • 【受注書の書き方】

    受注書(注文請書)とは、注文書(発注書)と対になるもので、注文の申し込みを承諾した証として渡す書類のことです。受注書は相手側の発注に対して承諾の意思を示す文書であり、一般的には発注書と同じ明細の内容を記載します。ここでは受注書の概要と書き方についてまとめました。

請求・注文の書式・テンプレート

請求・注文の書式テンプレート一覧です

請求書003 シンプルな請求書

請求書・注文書に関する書き方やテンプレート一覧です。請求・注文時に使う請求書や注文書の書式を、ワードやエクセル、パワーポイントなどのデータ…

≫広告掲載について

最新アップロード書式

最近追加された書式テンプレートです

Fax Cover 022

英語のFAX送付状です。FAX送付状とは、顧客などに連絡事項を伝えるための送付状のことです。WhenIfax,Icanuseit.

≫最近追加された書式一覧

おすすめ情報

今bizoceanがおすすめする情報です

キーワード検索

書式カテゴリ検索

価格区分で絞り込み

ファイルで絞り込み

請求・注文で必要な文書のポイント トップへ