プレゼンがうまくなるコツは？相手にわかりやすく伝える方法を紹介

≫プレゼンの書式テンプレート

良いプレゼンの構成は？

プレゼンの構成はおおまかに以下の流れに分けられます。

1. 全体のタイトルを決める
2. 何についてこれから話をするのかを説明
3. メイン項目を説明する

それぞれの具体例やコツを1つずつ確認していきましょう。

1.全体のタイトルを決める

プレゼンのキャッチコピーと言い変えても良いのですが、全体のタイトルを決めることは重要です。つかみは重要ですから、基本中の基本とも言えるでしょう。
筆者は住宅会社の営業指導を行うコンサルティング活動をしていますので、実際に住宅会社へのプレゼンを例にご説明します。

プレゼン相手は、地域で有力な住宅会社（A社）だとします。A社は年間に80棟の住宅を供給しているのですが、社長の念願（A社の与件）は【年間100棟体制の構築】であるとしましょう。

タイトル1

【営業マン強化プロジェクト　営業力のパワーアップを目指す】

タイトル2

【1年で年間100棟体制を目指す　3～6年目社員の活性化で達成を】

両方ともプレゼン内容は同じであっても、タイトル1は具体性に欠けるのと同時に、あまりにも一般的ではないでしょうか。それに対してタイトル2は、100棟という社長（クライアント）が希望している具体的な数字をあげ、しかも3～6年目の社員を活用して目標到達を図る案であることが分かります。
最初のつかみという観点から考えると、タイトル2の方が、より相手が話を聞いてくれやすいのではないでしょうか。

≫プレゼンの書式テンプレート

2.何についてこれから話をするのかを説明

タイトルでイメージはつかめたとしても、それはあくまでも全体像にすぎません。
そのため、いきなり「4月1日から10日まで3年目の社員を対象に展示場の接客訓練をして、そしてその次は……」と細かい話に突入しても、プレゼンを聞いている側は話についていけません。

• プロジェクト開始時期と頻度
• コンサルティングの進め方
• 具体的なコンサルティングプログラム
• 私から事前にお願いしたい準備事項
• 経費

例えば、上記のような項目について「今からこの5点についてお話をさせていただきますのでお聞きください」と冒頭に話すだけで随分とすっきりします。
プレゼン資料を作成した自分自身は内容を十二分に把握していても、相手は初めて資料を目にします。このギャップを常に頭に入れながらプレゼンをするように心掛けましょう。

3.メイン項目を説明する

ここからが本題です。上記で挙げた項目を順番に説明していきましょう。ただし、このメインの説明にもテクニックがあります。ここでいうテクニックとは、クライアントに提案内容をしっかり納得してもらうことを意味します。

A.プレゼンの肝を伝える

先ほどの具体例に戻ってお話しすると、100棟達成が社長の要望です。社長としては「自分が10年間やってきて達成できなかったことなのに、どういう方法を提案する気なのかな？」と心の中では思っているでしょう。
だからこそ、その答えになるような内容をこれからお話ししますよ、という趣旨を訴えるのです。

B.具体的解決案の提示

ここからが具体案です。最低でも2案、できれば3案あるとベストです。

C.データを使う

「○○したら100棟達成できますよ！」と言われても、クライアントは「どうして100棟達成できるのか、その根拠は？」と考えるのが自然です。そこでデータを使って提案に説得力を持たせましょう。

データにもいろいろありますが、最も効果的なのは成功事例です。
住宅営業の場合、住宅展示場での接客から契約につなげるケースが多いのですが、年間100棟契約するためには「○○件の来場者数を確保したい。そのために行動は……」と具体例を提示します。さらには「実際にこういったアクションをし、成果を上げた住宅会社があるのでご紹介します」とアピールするのです。
もちろん口頭では伝わらないので、グラフ・表などの作成は必須です。

D.メリット・デメリットの説明

『年間100棟契約を達成するために集客を増やす』という理想の成果のみを伝えるのではなく、施策のメリット・デメリットにまで触れましょう。

メリット

「メリットは来場者数を増やすための、大きなコストがかからないことです」

デメリット

「コストはかかりませんが、営業マンには1つだけ必ず実行してもらいたいことがあるので負担が増えるのはたしかです」
こうした説明を添えましょう。

E.まとめ

前述したようにプレゼンする側は内容を熟知していますが、相手は１回しか聞いていません。どんなプレゼンであっても、最初から最後までの内容を簡単に要約しましょう。
提案の最後には経費を提示しますが、必ずしも経費提案を伴わないこともあるでしょう。そこはケースバイケースです。

≫プレゼンの書式テンプレート

プレゼンでうまくしゃべるコツ

1.早口にならない

思い当たる人も多いのではないでしょうか。
実は私も新卒の際によく注意を受けました。ただ、なかなか直らないのが現実です。早口気味の人はプレゼン前に「ゆっくり話そう」と自分に言い聞かせてください。

2.棒読みにならない

たまにひどい棒読みでプレゼンするケースを見かけます。普段から社内練習をすべきでしょう。
5人程度の朝礼でも構わないので、仲間の前でフランクにしゃべる訓練がおすすめです。このような練習が功を奏しますよ。

3.プレゼン資料に書いてある文字だけを読むのは避ける

大学などでよくある、つまらない授業と同じです。法学部の授業で六法全書の条文を読んでいるだけの授業に耐えられますか？
授業ならば仕方ないのですが、これではプレゼン相手はたまりません。

例えば、プレゼン資料内に「クライアントである住宅会社に取材を行い、その取材の様子をビデオ教材にする」という注目してほしい項目があったとします。
そのことを話す際に以下の言葉を付け加えてみるとしましょう。
「この取材に関しては、今日もっとも強く申し上げたいことです。これに関しては信念をもってお話ししますが……」
いかがでしょうか？ 強い意志と重要性がより伝わるのではないでしょうか。

4.文章化されていない事例も取り上げる

クライアントは資料を見ながら説明を受けていますので、あなたが話をしている最中にも少し先の内容を見ています。「次はこれを話すわけか」と先読みをされるのです。この予想を裏切ってみましょう。
「ここには書かなったのですが、面白い映像があります。ちょっと見ていただけますか？ つい先日現場で撮影した映像なのですが……」と相手に言ったとします。

すると、だれしもが「なんだろう？」と目の前のスクリーンに注目するのではないでしょうか。

５.質疑応答

通常はプレゼン終了後に質疑応答の時間を設けることになります。これまでの内容を上手く話せたからといって、ここで失敗しては元も子もありません。この質疑応答を無難に乗り越えるためのコツを少しだけお話ししましょう。

• 質問されそうなことをピックアップし、基本的なセールストークを準備する
• セールストークで答えたことに対してさらに返ってきそうな質問も考える

この二点を押さえればかなり効果があるはずです。
さらにはプレゼン資料として提示した以外の資料もたくさん準備しておきましょう。例えばこんな会話が想定されます。

△クライアント

「話は分かったけど3カ月経過して予定数字にまったく届かなかったらどう対応するのですか？」

△あなた

「実はそれに近い事例がございまして、このデータをご覧いただきたいのですが……」

クライアントから聞かれそうな質問を予想して、その解決策となるような事例、データ・写真などを準備しておくのです。実際にプロジェクトがスタートして問題が発生しても、引き出しが多く対応力があると認識されるでしょう。

≫プレゼンの書式テンプレート

良いプレゼン資料の作り方

写真、映像を取り入れる

文字やデータだけのプレゼン資料では見辛く、何といっても面白くありません。視覚に訴えることで、人の気持ちを引き付けることができます。写真はもちろんですが、できれば映像も欲しいところです。
映像を使う場合にもチェックポイントが1つあります。それは音声です。せっかくいい映像があっても、音がパソコンから弱々しく聞こえるだけでは効果が半減してしまいます。

クライアントが高い関心を示すと思われることの資料を充実させる

一方通行的にこちらが主張したい点を強く表現することは避けましょう。
そのために事前の情報収集をしっかり行うことが大切です。プレゼン相手が興味を持ちそうなことは何か。また可能ならば「Sさんは〇〇に関心を寄せる傾向があるがBさんは△△にしか興味がないらしい」というところまでプレゼン相手の情報を入手できていれば対応策もいろいろと打てます。

≫プレゼンの書式テンプレート

まとめ

良いプレゼンをするには綿密な準備が必要です。また、せっかく資料を作っても覇気のない声と表情で発表してはすべてが台無し。話し方については、オーバーすぎないジェスチャーを入れ、ゆっくりと落ち着いて話すことを心がけましょう。プレゼン相手の情報をつかんだり、資料にない話を切り出して相手の関心を引きつけたりするのもプレゼンを成功させるテクニックの1つです。
その他、関連記事「【見本あり】相手に伝わるプレゼン資料を作成しよう！」も参考にして、プレゼン資料にもこだわってみましょう。資料の見た目も重要な要素です。

≫プレゼンの書式テンプレート