新規取引|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

新規取引の進め方と書類の書き方

新規で取引を始める場合、新規取引の申し込み状、それに対する承諾書、取引条件の照会状、契約書などプロセスごとに書類が発生します。

新規取引は今後の関係に直結するものだけにスタート時の条件設定をしっかりと決めておくのがとても重要。悔いを残さないためにも、あらかじめ的確な書類を作成することが大切です。この場合もテンプレートを活用すれば、書き忘れもなく、適切な表現の文書を作成することが可能です。

販路拡大や売上向上のために計画書を作りましょう

新規取引を拡大させようとしても、具体的な方向性や営業ターゲットを定めずに漠然と指示を出した場合、営業部門からどう広げればいいのか判らないという声が聞こえて来ることがしばしばあります。そんなぎこちない事態におちいらないためにも計画書を作成しましょう。
『書式の王様』を検索すると「新規開拓行動計画書」というテンプレートが見つかります。見本文書が書き込まれているものですが、この表をアレンジすれば、目標設定から実際の営業活動、契約締結まで段階を追いながら、それぞれに必要な方策を示したり、アクションを指示したりすることが可能です。表内に組み込まれた社名やキーマン、業種など先方の基本情報欄や、営業活動内容欄も活用すれば、社内で情報を共有することも可能です。

新規開拓行動計画表

新規開拓の営業方法

まず、社内の共通認識を確定させるためにも「年間売上計画」「年齢、性別、住所、職業等決定などのターゲット設定」「日・週・月・年と段階を追ったアプローチ計画」「営業トーク集作成」などを作成して営業ステージを確定させましょう。

その作業が終われば、実際の営業活動です。社内の営業記録などを活用して従来の取引先に新規の営業を掛けること以外に、まったく取引のなかった営業先にも「テレアポ」「飛び込み」「ポスティング」「ホームページ」「メール」「ブログ」「FAX」「紹介」などの手法を使って先方に認知してもらうことから始めましょう。販路の拡大はこれらの地道な営業活動が握っていると言っても過言ではありません。正直なところ、確率の低い営業方法ですが、契約が成立した時には会社として大幅な売上拡大が実現します。もちろん、コツコツと仕事を進めてきた営業マンとしても喜びは大きいでしょう。

このような地道な営業活動を進めていく時に注意すべき点のなかには「目標まで正しく導いてくれるターゲットリストの作成」「日々ブラッシュアップさせた営業トーク集」が含まれます。しかし、営業活動のなかで気付いた「ターゲット設定」や「アプローチ方法」の間違いなどはできるだけ早く変更するようにしましょう。営業マン個人で変更する場合、会社全体で変更する場合などいくつかのケースが考えられますが、いずれにせよ、早い段階で切り替えることが大切です。無駄な時間を費やすことなくスピーディに目標を達成するように常に意識していくことも営業活動には欠かせません。

取引をスタートするには

営業活動が功を制し、社内稟議書も通ったら取引開始直前までこぎつけたことになります。具体的に取引を申し込むための「取引申込状」、取引することを承諾する「承諾書」などを先方と取り交わすことになります。なかには先方から大量のオーダーがあり、応えきれない場合や信用に不安がある場合などに作成する「断り状」が必要な場合も考えられます。それらも『書式の王様』を検索すれば適切な書類が見つかります。スピーディな対応を実現させるためにも活用しましょう。
新規取引開始の稟議書
代理店契約書01

新規取引関係の文書は?

BtoC(会社対個人)の場合はそのまま販売に移れますが、BtoB(会社対会社)の取引が成立した時は、実際の取引を始める直前には「社内稟議書」を提出して新規取引を承諾する作業を完了させましょう。その後、先方と「取引口座の開設」という重要な手続きが控えています。

ちなみに会社同士の取引の場合に使われる口座開設という言葉は、新たに銀行口座を作るというものではありません。たとえば、継続して商品を納入できるかどうかとか、逆の立場で売掛金が回収できるかどうかなど先方からの審査を受けてクリアした場合にのみ取引相手として認めてもらえます。その証明が「取引口座の開設」です。いわば会社の信用調査と言ってもいいでしょう。提出すべき書類は、起業したての場合は除いて通常、「登記簿謄本(3ヶ月以内に発行)」「印鑑証明書(3ヶ月以内に発行)」「直近3年分の決算書」「実績」などが必要です。なお、起業したばかりの時は経営陣の経験や実績が信用評価の対象になるため、決算書が準備できなくても構いません。

業務内容によってはNDA(Non-disclosure agreement/秘密保持契約)が必要になる場合もあります。会社、個人を問わず、取引や交渉に際して先方から公開されていない機密情報を入手した場合、それを第三者に公開したり情報を提供しないことを求める契約です。。一方の当事者が相手方に求める場合と、双方が互いに求める場合があります。ケースバイケースで対応しましょう。

新規取引は書類のやり取りが重要
ひと言に新規取引と言っても、会社対個人の場合は商品をお渡しすることで取引は終了しますが、会社対会社の場合は商品だけでなく、書類のやり取りも重要になります。営業の段階別に適切な書類を用意するよう心掛けてください。

投稿日:
2016/02/15
更新日:
2016/03/03

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