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ガントチャートの使い方

ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールや進捗管理に最適なツールです。ガントチャートやガントチャートの使い方について解説します。

ガントチャートとは

ガントチャートは棒グラフの1つで、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に使われる表のことを指します。タスクを効率良くスケジュール管理しながら進めるには、プロセス管理が大切になってきます。その管理手法は色々ありますが、ガントチャートが良く使われます。

ガントチャートを使う意味

プロセス管理になぜガントチャートが使われるかというと、全体の計画が一目でわかりやすく、全体像がつかめるためです。また、プロジェクトはほとんどの場合、チームを組んで遂行されていきます。ガントチャートは複数の人が関わっても情報を共有しやすいというメリットがあるのです。それぞれがやるべきことを明確にすることでタスク漏れを防ぐことができます。

ガントチャートの使い方

プロジェクトの進捗管理に優れたツールであるガントチャートですが、実際どのようにして使われているのでしょうか。ガントチャートはQCサークル活動の中で使う7つ道具の1つとしても重宝されています。その他、オペレーションの進捗確認や生産管理、納期管理にも良く使われています。それでは、ガントチャートの作成方法について見ていきましょう。

ガントチャートの作成方法

ガントチャートはツリー構造とチャートで表します。左側にツリーを展開し、管理すべきタスク、日付データ、担当などの項目を記載します。そして右側にチャートを展開します。横軸に開始日と完了日を書きますが、スケジュールの単位はプロジェクトの長さによって変えましょう。短期で完了するものであれば『日』や『週』、長期時間がかかるものであれば『期』や『年』で表すと良いでしょう。

項目について

ガントチャートを作成するにあたって必要な項目について考えてみましょう。ガントチャートで把握すべき項目として下記が挙げられます。

  • 作業項目(タスクの内容)/工程
  • 成果物、目標
  • 担当
  • 開始日/完了日

ガントチャートの作成と例

プロジェクトを遅延なく完遂させるためには全体のスケジュール感を関係者全員で把握する必要があります。1つでも狂ってしまうとその後の予定に影響が出てしまうからです。特にたくさんの人が関わる大きなプロジェクトではそれぞれのタスクを詳細かつ正確にこなしていかなければなりません。それでは、実際にガントチャートの作成例を見ていきましょう。『社内イベントの開催』を例にとってみます。作業項目はやらなければならない順に記載していきます。縦軸にタスクを、横軸にスケジュールを展開していきましょう。

タイトル:『社内イベント開催に向けての進捗管理』
作業項目にはイベント開催までに準備しなければならない項目、やるべきことを列挙しています。成果物には、作業項目にあるタスクを実行することで得られる成果を書いています。担当には、そのタスクを実行する部署名を表記していますが、ここはなるべく具体的な担当者名を書くほうが望ましいです。今回は比較的短期間の進捗管理であるため、スケジュールは5か月分で表しています。もう少し長い計画であれば欄を増やしても良いですし、年単位で表しても良いでしょう。必要に応じて設定をしてみてください。
例文の入ったガントチャートフレームワークのテンプレート
>例文の入った「ガントチャート」フレームワークのテンプレート

ガントチャートの作り方のコツ

ガントチャートを作るうえで『やるべきタスクを列挙する』ということは、意外と難しいものです。特に初めて取り掛かるプロジェクトであると、実際にやってみて初めてわかるプロセスが途中から出てくることがあるからです。タスクを細かくしすぎると項目が膨大になってしまいますし、逆に少なすぎると網羅性を欠いてしまいます。このさじ加減に自信がない場合は、『できる限り細かく作る』ことを意識すると良いでしょう。もちろん、やるべきことが他にもあると気づいたら途中で追加しても良いのです。

ガントチャートを作るときの注意点

ガントチャートを作って複数の部署やメンバーで共有するときに気をつけたいのが、担当者の設定です。担当者はできるだけ特定して設定しておきましょう。曖昧にしておくと、結局誰も取り掛かっていなかったということにもなりかねません。そういった事態を避けるためにも、タスクごとに責任者を決めてガントチャートに明記しておくことをオススメします。各人に当事者意識を強く持ってもらうことでタスクの進行漏れを防ぐことが可能です。

まとめ
ガントチャートは棒グラフの1つで、プロジェクトのスケジュールや進捗管理に最適なツールです。タスクを効率良く予定通りに進行させるためには、確実なプロセス管理が大切です。ガントチャートは全体の計画が一目見てわかりやすく、複数人で共有することにも向いています。予定通りに計画を進めるには完了日から逆算してやるべきタスクを列挙し、役割分担をする必要があります。テンプレートを参考にして、実際のプロジェクトを当てはめてガントチャートを作成してみてください。

投稿日:
2017/02/03
更新日:
2017/02/03

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