ガントチャートを使うメリットとだれでも簡単に作れるテンプレートをご紹介！

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そもそもガントチャートとは？

ガントチャートとは棒グラフの1種で、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に使われる表のことを指します。ひとつひとつのタスクを効率良く進めるには、プロジェクト全体のスケジュールとプロセス管理が大切です。管理手法にはWBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）やパート図などさまざまありますが、ガントチャートも一般的によく使われている手法のひとつといえるでしょう。主にQCサークル活動の中で使う7つ道具の1つとして重宝されている他、オペレーションの進捗確認や生産管理、納期管理にも良く利用されています。

ガントチャートを使う意味

ガントチャートのメリットは2つあって、1つは全体の計画が一目でわかりやすく、全体像がつかめることです。プロジェクトのタスクが複雑になればなるほど、何がどこまで進んでいるか把握しづらくなります。ガントチャートを用いることで全体が可視化され、たとえプロジェクトのタスクが大量にあっても何を優先して取り組めば良いかすぐに理解できるというわけです。
もう1つのメリットが、複数の人が関わっても情報を共有しやすいという点です。プロジェクトはほとんどの場合、複数人でチームを組んで遂行されていきます。統括者がきちんとプロジェクト全体を把握していることはもちろん重要ですが、作業担当者がそれぞれやるべきことを明確にしておくことでタスク漏れを防ぎ、万が一の遅れやトラブルにも適切に対応できるのです。

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ガントチャートの作成方法

ガントチャートはツリー構造とチャートで表します。左側にツリーを展開し、管理すべきタスク、日付データ、担当などの項目を記載。そして右側にチャートを展開します。横軸に開始日と完了日を書きますが、スケジュールの単位はプロジェクトの長さによって変えましょう。短期で完了するものであれば『日』や『週』、長期的に取り組むプロジェクトなら『期』や『年』で表します。

項目について

ガントチャートを作成するにあたって把握すべき項目として下記が挙げられます。

• 作業項目（タスクの内容）/工程
• 成果物、目標
• 担当者名
• 開始日/完了日
• マイルストーン

ガントチャートの作成と例

それでは、実際にガントチャートの作成例を見ていきましょう。『社内イベントの開催』を例にとってみます。作業項目はやらなければならない順に記載し、縦軸にタスクを、横軸にスケジュールを展開していきましょう。

タイトル：『社内イベント開催に向けての進捗管理』
作業項目にはイベント開催までに準備しなければならない項目、やるべきことを列挙し、成果物には作業項目にあるタスクを実行することで得られる成果を書いています。担当には、そのタスクを実行する部署名を表記していますが、ここはなるべく具体的な担当者名を書くほうが望ましいでしょう。今回は比較的短期間の進捗管理であるため、スケジュールは5か月分で表しています。もう少し長い計画であれば欄を増やしても良いですし、年単位で表しても良いでしょう。必要に応じて設定をしてみてください。

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ガントチャートの作り方のコツ

ガントチャートを作るうえで欠かせない『やるべきタスクを列挙する』という作業は、意外と難しいものです。特に初めて取り掛かるプロジェクトであると、実際にやってみて初めてわかるプロセスが途中から出てくることがあるからです。また、タスクを細かくしすぎると項目が膨大になってしまいますし、逆に少なすぎると網羅性を欠いてしまいます。このさじ加減に自信がない方は「できる限り細かく作る」ことを意識すると良いでしょう。もちろん、やるべきことが他にもあると気づいたら途中で追加しても構いません。

ガントチャートを作るときの注意点

ガントチャートを作って複数の部署やメンバーで共有するときに気をつけたいのが、プロジェクトを遅延なく完遂させるためには全体のスケジュール感を関係者全員で把握しておくことです。1つでも狂ってしまうとその後の予定に影響が出てしまうからです。特にたくさんの人が関わる大きなプロジェクトではそれぞれのタスクを詳細かつ正確にこなしていかなければなりません。
また、担当者はできるだけ特定して設定しておきましょう。曖昧にしておくと、結局誰も取り掛かっていなかったということにもなりかねません。そういった事態を避けるためにも、タスクごとに責任者を決めてガントチャートに明記しておくことをオススメします。各人に当事者意識を強く持ってもらうことでタスクの進行漏れを防ぐことが可能です。

まとめ

タスクを効率良く予定通りに進行させるためには、確実なプロセス管理が大切です。ガントチャートは全体の計画が一目見てわかりやすく、複数人で共有することにも向いているため、プロジェクトのスケジュールや進捗管理に最適なツールだと言えるでしょう。また、予定通りに計画を進めるには完了日から逆算してやるべきタスクを列挙し、役割分担をする必要があります。テンプレートを参考にして、実際のプロジェクトを当てはめてガントチャートを作成してみてください。

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