時間外勤務管理の方法
時間外勤務とは、労働基準法などにおいて、法定労働時間を超える労働のことをいい、同じ意味の言葉に、残業、超過勤務、超勤があります。
会社で定められた勤務時間を超える場合は、その時間外勤務をしっかり管理しましょう。
このコラムでは、時間外勤務を管理するためのテンプレートや、作成方法についてご説明します。
時間外勤務について
各企業によって時間外勤務については取決めがあるかと思いますが、基本は1日8時間、週で40時間を超えた労働は、法定労働時間を超えているため、時間外勤務として取り扱われます。労働基準法でも、一般的に36協定（さぶろうきょうてい）として厳しく管理されています。
時間外勤務手当とは
時間外勤務手当とは、残業手当や残業代として日常では使われています。いわいる基本給と呼ばれる給与とは異なり、時間外労働の時間数によって賃金が変動します。法定労働時間内の給与に関しては、各企業によって計算方法は様々です。一方、時間外勤務手当の計算方法に関しては最低限の数字が決められていますが、企業ごとの計算に関してはそれぞれ確認する必要があります。
時間外勤務手当の計算方法
時間外勤務手当で最低限の金額の算出方法は以下になります。
- ・1日8時間以上の勤務
- 時間数×2.5割増しの時給
- ・深夜労働の場合(22:00～翌5:00まで)
- 時間数×2.5割増しの時給
- ・休日手当(法定休日に出勤し働いた場合)
- 時間数×3.5割増しの時給
以上が、日ごとに計算されます。
さらに、1ヶ月のトータル時間数が60時間に達した場合は、時間数×時給の5割増しとなります。ただし、変動型労働時間制や裁量労働制を取っている会社は、この限りではないので注意が必要です。
時間外勤務中の休憩時間について
休憩時間については、8時間以上の労働をする場合は1時間以上の休憩が必要となります。そのため、労働時間内に1時間の休憩を取っていれば、時間外勤務中の休憩は取らなくてもよいということになります。当然、労働環境についての整備や従業員の健康を考えなければなりません。法律的にも健康面の上でも、労働時間に対する休憩時間の取得を守りましょう。
自動計算できるエクセル形式の勤怠管理表の作り方
労働時間外勤務については、勤怠管理表でわかりやすく管理しておくといいでしょう。テンプレートなどを有効活用し、自社向けにカスタマイズするのもおすすめです。まずは、基本となる勤務時間を記入できるようにしましょう。業務開始時間と終了時間を記入する欄と、時間外勤務について記入できる欄を用意します。時間外勤務では、残業区分と深夜労働区分に分けると管理がしやすいです。企業によって割増率が違う場合もあるので注意しましょう。また月間のサマリーとして、出勤日数と時間外勤務時間に関してはすぐに確認できるようにしておきます。
≫自動計算できるEXcel形式の勤怠管理表
給与形態が異なる場合の時間外勤務管理について
雇用形態や、職種によって給与形態が異なる場合は多くあります。全ての従業員を一律で管理できる企業は稀だと思います。各社員の雇用契約をしっかり確認し、時間外勤務の管理を行うことが必要です。重要なのは、出勤時刻と退勤時刻です。これをしっかり管理できるシステムを構築しなければなりません。
日給の場合の勤怠管理
こちらでご紹介する、日給は日給月給制についての説明ととらえてください。日給月給制は、給与の支払いは月に1度ですが、給与計算は1日ごとに行います。そのため、出勤・欠勤に関してしっかりと管理する必要があります。また、時間外の勤務に関しては、日給÷1日の所定労働時間で時給として算出し計算しますので、時間外の時間数にも正確に記録することも求められます。
勤怠管理（日給）と給与計算表の作り方
勤怠管理と給与計算表は、日ごとの出勤時刻と退社時刻と勤怠区分（出勤・欠勤・休日出勤など）を記入すると自動で計算されるものが使いやすいでしょう。さらに、日給の設定もしておくことにより、時間外勤務の時間数から日給へ自動換算されると便利です。自社に合わせたものをゼロから作るよりも、テンプレートなどをうまく活用し、自社向けにカスタマイズするといいでしょう。
≫勤怠管理と給与計算（日給）
時給の場合の勤怠管理
時給の場合は給与計算がシンプルですが、業務時間について分単位で管理していかなければいけません。また、深夜の労働に関しては、1日の勤務時間に通常の時給と割増しの時給が混在するので、給与計算の際に間違えないようしっかり管理しましょう。
時間外勤務申請書の作り方
時間外勤務に関しては、基本給とは別の支払いになりますので、企業側としてもコスト管理を行う必要があります。多くの場合、各従業員裁量で残業することも多いので、しっかりと管理する必要があります。事後申請ではなく事前に申請を上げ、何時まで残業するかということを細かくコミットするべきでしょう。時間外勤務が過度に長くなると、業務時間内の集中力や健康状態にも影響するために、申請に対する承認は管理者として注意して行う必要があります。口頭承認だけでなく、管理を兼ねて申請書を作成するといいでしょう。この申請書の作成にも、テンプレートを使用すると便利です。
≫時間外勤務申請書_04
まとめ
時間外の労働に関しては、各企業非常にセンシティブにとらえていると思います。管理者も従業員も時間外労働への意識と理解を求め、健全な労働環境を整えることが求められます。また、高額なシステムを導入する前に、テンプレートなどをうまく活用してみてはいかがでしょうか。手元でしっかり管理する体制を整えることで、管理部としての経験も積むことができるでしょう。