従業員名簿|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

従業員名簿の作成・管理方法

従業員名簿は、事業場ごとに、そこで働く従業員について記載した帳簿のことです。労働基準法で雇用主に作成が義務づけられており、日雇をのぞく全従業員について作成します。

従業員名簿は、事業場ごとに、そこで働く従業員について記載した帳簿のことです。労働基準法で雇用主に作成が義務づけられており、日雇をのぞく全従業員について作成します。必須の記載事項は、従業員の指名の他、生年月日、性別、住所、履歴、業務内容、採用年月日、退職または解雇の年月日と解雇理由、死亡の年月日とその原因です。すぐに表示・印刷できる状態であれば、コンピュータ上での管理も認められています。また、その従業員が退職した日から3年間経過するまでは保管します。さまざまな従業員名簿に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

従業員名簿について

従業員名簿は、労働基準法という法律で作成することが義務づけられている給与にまつわる書類の一つで、賃金台帳、出勤簿と合わせて法定三帳簿とも呼ばれています。会社・個人事業主は1人でも社員や従業員がいれば従業員名簿を従業員ごとに作成し、従業員の氏名、生年月日、履歴などの事項を記入しなければならないと労働基準法第107条に定められています。この従業員名簿には、日々雇い入れられる者は記載する必要はありませんが、パートやアルバイトの人は記載しなければなりません。従業員が引っ越して住所が変わった場合や、結婚して氏名が変わった場合など、従業員名簿の記載内容に変更があった場合には、遅滞なく従業員名簿を訂正しなければなりません。この従業員名簿の作成は、従業員の数に関係なくすべての企業に対して、労働基準法で作成が義務づけられています。そのため、個人商店で1人か2人しか使用人がいない場合でも備えておかなければいけません。労働基準監督署の調査が入るような場合には必ずチェックされますので、常に不備がないよう準備しておく必要があります。従業員名簿を作成していなかったり、記載内容に不備や誤りがあったりすると、是正勧告を受けることになります。ちなみに従業員名簿の作成義務違反に対しては30万円以下の罰金が定められています。

記載しなければいけない項目

従業員名簿には、従業員の氏名、生年月日、過去の経歴を記した履歴、性別、現住所、業務の内容、採用した年月日、退職もしくは解雇した年月日とその理由、死亡した年月日とその理由を記載しなければなりません。なお、従業員数30人未満の事業所では業務の内容を記載する必要はありません。

保管場所と保管期間

労働基準法では、従業員名簿は「事業場ごとに」労働者名簿を作成するよう求められています。そのため、従業員名簿は本社で一括して全社員分を作成して保管するのではなく、支店や工場ごとに従業員名簿を作成し、それぞれの支店や工場で保管しなければなりません。従業員名簿の保管期間は、法律で3年と定められています。従業員名簿の個々の従業員の従業員名簿は、その従業員が退職した日からする3年間は保管していなければならないことになります。ですから従業員名簿に記載する項目として、退職年月日は保管期間の起算日として重要です。

個人別の労働者・従業員名簿のテンプレートと書き方

労働基準法では労働者名簿と規定されていますが、一般に従業員名簿といっても同じものを指しています。従業員名簿を個人別に作成する場合には、1人1枚の用紙にその個人の従業員名簿を作成します。内容は、氏名、性別、住所、生年月日、採用年月日、従事する業務の種類、履歴として学歴、中途採用の場合には職務経歴、保有している資格、退職年月日、退職事由の別、健康保険、厚生年金、雇用保険のそれぞれの記号と番号等を記載し、本人の顔写真を貼付します。この他会社の任意ですが、社内における転勤歴、異動歴や家族の状況、社内で受講した研修の履歴、社内の昇格試験の受験歴、資格付与の経歴などを従業員名簿に記載する場合もあります。
労働者・従業員名簿010
>労働者・従業員名簿010

一覧で管理できる労働者・従業員名簿のテンプレートと書き方

従業員名簿は、労働基準法で定められた項目をすべて網羅していれば、1人1枚ずつ作成する必要はありません。テンプレートにあるように、1人1行として横に氏名、性別、住所、生年月日、採用年月日、従事する業務の種類、履歴、退職年月日、退職事由、健康保険、厚生年金、雇用保険の記号、番号を書き連ね、縦に何人も記載していく一覧性の書式でも構いません。1人に注目してその従業員につき確認する場合には1人1枚の様式の場合の方が見やすいですし、退職して3年たてばその人の従業員名簿を破棄するだけですから管理もしやすいです。多数の従業員の中から特定の項目をチェックするような場合には、一覧性のある書式は見やすいと思われます。どちらも一長一短がありますので、会社で使いやすい方を選びましょう。
労働者・従業員名簿011
>労働者・従業員名簿011

データで管理する場合の注意事項

従業員名簿もパソコンでデータとして管理することが認められています。その場合でも、従業員名簿として必要な項目が網羅されており、かつ支店や工場などの各事業所において、これをすぐに表示・印刷できる状態にしておくことが必要となります。普通は本社の人事部門で全社員のデータを管理し、支店や工場といった各事業所においては、それぞれの事業所に所属する従業員のデータを保管しているのが通例です。特に何千人、何万人もの大量の従業員を抱える企業においては従業員名簿を紙で保管するのは、保管スペースの問題、記入データの変更、加除を手書きで行わなければならないなど、実務上不可能に近いものがあります。加えて紙は経年劣化しますので、40年以上在籍する従業員の従業員名簿はボロボロとなり、記入された内容も劣化で読み取りにくくなり、また、記入する人によって文字の巧拙もまちまちです。このように、手書きでは不都合が多いため、現在ではほとんどの企業が従業員名簿をデータ管理しています。データ管理ならば、1人1枚でも打ち出せますし、一覧性のある書式でも印刷することができます。

まとめ
法律によって従業員名簿の作成が義務づけられているため、会社は必ず作成しなければならないものです。また、従業員名簿に記載されている内容は個人情報そのものであり、紙に印刷したものであれ、電子磁気媒体に記録されたものであれ、その取扱いには十分注意を必要とします。テンプレートを利用しながら、入力や管理がしやすいものを作成しましょう

投稿日:
2016/04/13
更新日:
2016/12/12

他の従業員名簿の書式テンプレート

≫一覧を見る

従業員名簿に関連する書き方一覧

  • 【名刺の書き方】

    名刺の作成方法、書式、テンプレート一覧です。仕事で相手先などに訪問する際に、初対面の方などに自己紹介の一環として交換したり、職業上の儀礼のために手渡されたりするものです。名…

  • 【従業員管理の書き方】

    従業員管理とは、氏名変更届などの届出書類や社員住所台帳、従業員の個人別の能力評価を一覧にした人材目録、職務権限や福利厚生といった人事・労務一般に関わる規定類など、従業員管理…

従業員名簿の書式・テンプレート

従業員名簿の書式テンプレート一覧です

作業員名簿(全建統一様式第2号)

従業員名簿のテンプレート一覧と書き方です。従業員名簿は、事業場ごとに、そこで働く従業員について記載した帳簿のことです。労働基準法で雇用主に…

≫広告掲載について

最新アップロード書式

最近追加された書式テンプレートです

送付状 シンプル

ワード形式のA4縦型。最低限必要な情報のみ記入

≫最近追加された書式一覧

おすすめ情報

今bizoceanがおすすめする情報です

キーワード検索

書式カテゴリ検索

価格区分で絞り込み

ファイルで絞り込み

従業員名簿の作成・管理方法 トップへ