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受注書(注文清書)の書き方

受注書(注文請書)とは、注文書(発注書)と対になるもので、注文の申し込みを承諾した証として渡す書類のことです。

受注書(注文請書)とは、注文書(発注書)と対になるもので、注文の申し込みを承諾した証として渡す書類のことです。受注書は相手側の発注に対して承諾の意思を示す文書であり、一般的には発注書と同じ明細の内容を記載します。ここでは受注書の概要と書き方についてまとめました。

受注書の基礎知識

受注書は、発注者から注文を受け、それを承諾したことを示す文書のことで、注文請書とも呼びます。しかし、発注は毎回発注書という正式な手続きで届くとは限りません。口頭やメールで依頼されることもあります。そのため、受注書を発行するときは相手側から発注書が提示された後が一般的ですが、発注書が提示されていなくても、受注者側から受注書を発行することができます。その後で発注先に受領印を捺印してもらうことで、取引契約の証とすることもできます。このように、相手側から発注書を提示してもらったあとに受注書を発行するのか、こちらから受注書を発行するのかは相手に合わせましょう。

なお、作業や業務などの依頼された場合は課税文書となるため印紙が必要です。税額は、受注金額によって段階的に設定されていますので、国税庁が定めた『印紙税額一覧表の第2号文書「請負に関する契約書」』で確認してください。

受注書と注文請書の違いは?

受注書は発注の確認書、注文請書は発注を承諾した契約書と位置付けられているもので、本来、受注書と注文(発注)請書は一対で用いられるものです。なお、注文請書は単に請書と言われることもあります。

ちなみに、商品だけを売買する場合の発注書に対しては受注書が用いられますが、作業や業務などの請負契約と考えられる依頼には請書が用いられます。

注文請書は正式に発注と受注を示す契約書です。企業間ですでに基本契約書が取り交わされている場合、文書や口頭、メールなど種々の形で受ける日々の発注に関しては、発注を受けた後、受注書で確認(承諾)して取引を進め、後で注文請書を起こして受注書と一対にしても問題はないでしょう。基本契約が締結され、取引がはじめて開始される場合、あるいは工事等の請負契約の場合には受注書と一対になった注文請書が必要と捉えておけば間違いはないでしょう。

受注書の書き方

受注書の記載事項は、取引先からの注文書(発注書)と同内容であることが一般的ですが、追加発注等があった場合は別項目で追加発注されたものの明細等も記載します。当初の発注書に追加発注等を加えたものを正式な発注とみなして、同内容を記載した受注書と注文請書を取り交わすことで誤りを防ぎます。

受注書を活用して受注管理を

受注書は意外と馴染みがない存在ですが、取引を円滑に行う上で、発注書に記載された品名、数量、納期、支払納期、あるいは誰が誰に発注したか等を示す重要な契約書類です。同時に受注状況を可視化していくための大切なデータという側面も持っています。単なる文書で終わらせず、経営ソフト等で管理して、発注の傾向などが可視化するようにしましょう。経営ソフト以外にエクセル等を使って、社内の共有情報にしてもいいでしょう。

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2016/01/28

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