推薦状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

推薦状の書き方、例文

推薦状は、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。

推薦状は、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。記載する内容は、人物や商品などの特徴や長所などのアピールポイントだけでなく、人柄や評判など、本人に面と向かって聞きにくい情報を記載するのもよいでしょう。魅力の伝わる推薦状の書き方、参考になる例文をご紹介します。

推薦状とは

就職、昇格昇進、製品PRなどで、人柄や商品の優れているところを第三者が評価し、推薦する書状のことをいいます。本人や近しい者からの推薦ではなく、第三者の評価である点がポイントです。信頼のおける人に推薦してもらうことで、推薦される側の印象が変わります。

封筒や宛名について

推薦状は、封筒に入れて厳封された状態で提出をします。和文であれば縦書きの和封筒、英文であれば横書きの洋封筒を選びましょう。推薦状を入れる封筒の宛名には、提出先の会社名と代表社名を書きます。宛先が人事部長や製品部長など、指定があればそれに従いましょう。差出人の箇所には推薦状を書いた人の会社名、氏名を書き封緘印をします。封筒の表面には、朱書きで『進展』『推薦状在中』と記載します。

添え状について

推薦状そのものを入れる封筒には、添え状をつける必要はありません。ただし、推薦状を郵送する場合には別途推薦状を入れる大きめの封筒と添え状をつけて送ります。添え状は凝る必要は無く、宛先、差出人、記書きで推薦状やその他送付書類が何部あるかを明記し『何卒ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。』と締めます。

取引先への推薦状について

取引先へ人物や商品などを推薦する場合には、その人物や商品の魅力がわかりやすく伝わるように意識して書くことが大切です。それと同時に、推薦を受ける側の会社にとってどのようなメリットがあるのかも記載しましょう。

人物を推薦する際の注意点

企業に人物を推薦するということは、その人物に対する太鼓判を押すということでもあります。そのため、その人物の魅力や、活躍できると思われる理由を明確に書きましょう。ただし、事実と異なる記述や誇張は、後々トラブルになる可能性もありますので注意が必要です。

人物の推薦状テンプレートと書き方

推薦状は、ワードのテンプレートをオススメします。作成年月日、宛名、差出人、タイトルを書き、時候の挨拶から書き出します。文章の構成は、1.人物を推薦する旨、2.推薦する人物の詳細・推薦理由、3.添付資料等について、4.一度お会い頂きたい旨の4部構成です。文末は結語で締めましょう。
人物の推薦状001
>人物の推薦状001

取引先に企業を紹介する場合の注意点

取引先と商談をしていく中で、自社では対応できない案件が出てくることもあります。そんなとき、グループ会社や下請け会社の中で適切と思われる企業を取引先に紹介することがあります。突然その企業がアプローチするよりも、推薦状を介してコネクションを持つことで、スムーズに面談の場を作ることが可能です。取引先に企業を紹介する場合には、その企業に信頼感を持ってもらうことが大切です。そのため、紹介企業の業態や業績、どのような点が役立ちそうなのかを記載するようにしましょう。信用問題に関わりますので、自社とあまり関わりの無い企業を紹介しないよう注意が必要です。

企業の推薦状テンプレートと書き方

企業の推薦状にも、ワードのテンプレートが便利です。文章の構成は、1.企業を推薦する旨、2.推薦する企業の紹介、3.その企業にどのような役割が期待できるか、4.一度お会い頂きたい旨の4部構成です。文末は結語で締めましょう。その他、過去の実績や商品の資料などがあれば、添付するとよいかもしれません。
下請企業の推薦状画像
>下請企業の推薦状画像

就職活動での推薦状について

採用試験では学科試験や面接を実施する企業がほとんどですが、短時間の面接だけでは人物の人となりを見極めるのは難しいのです。仕事のパフォーマンスは、実際に仕事に就いてみなければわからないことがほとんどでしょう。その人のことがよくわからない面接の場で活躍してくれるのが推薦状です。企業によっては、推薦状の提出を必須要件としているところもあります。学校や教授からの推薦があることで、その人物の人となりが保証されるからです。

人材をアピールするポイント

推薦する人材をアピールするには、推薦先の企業のことを熟知していなければなりません。その企業がどんな人材を求めているのかがわからなければ、胸を張って薦めることはできませんよね。その人材の優秀な点をアピールすると同時に、それを推薦先の企業でどのように活かせるのかを考察したうえで薦めることができれば成功といえるでしょう。

卒業予定者の推薦依頼テンプレートと書き方

人材を採用する企業側も、推薦枠を設けていることがあります。例えば、特定の研究をしている理系学生を専門職として迎えたいという企業は、毎年卒業予定者の推薦依頼を学校側へ送る場合があります。参考となるワードテンプレートをご紹介しましょう。この場合、宛名は大学の教授や、学校の教務課責任者となります。タイトルを『学生の推薦のご依頼』とし、希望者がいたら推薦頂きたい旨を記載します。
卒業予定者の推薦依頼書003
>卒業予定者の推薦依頼書003

教授が学生を企業に推薦する場合

教授が推薦状を書く場合のポイントは4つあります。

  • 文書としての体裁を整える(日付・宛名・署名・表題)
  • 推薦する学生との関係を明確にする
  • 推薦する学生の評価をする
  • 推薦する学生を採用するメリットを書く

上記4点を意識しつつ、サークル活動やボランティア活動に触れるとなおよいでしょう。面接のときに推薦状に書かれている内容との整合性が取れれば、大きなアピールポイントとなりますので、事前に学生と打合せをしておくことをオススメします。

まとめ
推薦状は、推薦する人物や商品が優れていることを保証するものです。推薦を受けた側は信頼感を持って検討に入ります。そのため、推薦を受けて内定をもらった場合辞退はできません。入社後も、3年間は退職しないほうがよいという暗黙のルールがあるようです。そのため、推薦する側もされる側も慎重な対応が求められます。注意点を念頭におきながら、テンプレートを参考に推薦状を作成してみましょう。

投稿日:
2016/06/06
更新日:
2016/06/07

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