招待状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

招待状の書き方と文例

招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。

招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。日時や開催場所は正確に記載し、場合によっては案内図を添付するとよいでしょう。また、招待される人のスケジュールや準備期間を配慮して、3週間くらい前には届くように送りましょう。シチュエーションに合わせた招待状の書き方、返信の仕方についてご説明します。

招待状とは

主催者が会を催すとき、招待するお客様へ出す案内のことを招待状といいます。お客様には会場まで足を運んでもらわなければなりません。そのため、開催日時や場所、持ち物、返信期限など必要事項はもれなく記載することが大切です。参加したくなるような招待状作りを心がけましょう。

招待状の役割

招待状には、パーティーや会合の主旨目的を伝え、会の開始時間や会場についての情報を知らせる役割があります。そのため、情報にもれや間違いがあってはなりません。また、パーティーの中で祝辞やスピーチなどをお願いする人には、別途付箋を同封することもあります。招待状には、必要な情報をわかりやすく伝えるという役割があります。

招待状のマナー

招待される側も、準備が必要です。連休期間中など開催時期によっては、早くから予定を組む人もいるでしょう。そのため、開催が決まったらできるだけ早い段階で招待状を送付することがマナーです。また、突然招待状を送りつけるのではなく、事前に連絡をしておくとよいでしょう。

封筒や宛名について

本来招待状は、招待する相手の元へ赴き直接手渡しするのがマナーです。ですが実際には、遠方であったり招待客がたくさんいたりと、全員に手渡しするのは現実的ではありません。手渡しする場合と郵送する場合とで宛名の書き方は変わります。封筒は、和風のパーティーでは和封筒が、洋風のパーティーでは洋封筒が用いられる傾向にあります。どちらの場合も毛筆の手書きで書くとよいでしょう。印刷する場合は、毛筆のフォントを選びましょう。
手渡しする場合、宛名には住所を書かずに名前だけを書きます。手渡しする際に住所が入っていると、『投函するつもりであったが、立ち寄ったついでに手渡した』ということになり失礼にあたります。また、手渡しの場合は糊などでぴったり封をせずに、開封しやすいようシールだけで留めることがマナーです。

結婚式の招待状

新郎新婦の人生の門出となる結婚式は、招待状も2人らしさが伝わるものにしたいですよね。ゲストに失礼のないよう、とくに氏名の間違いには注意しましょう。旧字体も省略などせずに、正確に書くことが大切です。わかりづらい場所の場合は地図や交通案内を添付し、ゲストの目線に立って作成することがポイントです。

発送する際に注意すること

結婚式は、招待状の返信を元にテーブルプランを組み、料理数などを決定します。ゲストに予定を空けておいてもらうためにも、挙式・披露宴の2ヶ月前までには発送するようにします。返信は1ヶ月前までにもらえるよう、大安の日に設定します。切手は慶事用のものを選びましょう。その他ゆかりのあるご当地切手や、花嫁切手などを購入して貼る人もいます。また、郵便局に直接出せば風景印を押してもらえます。消印を風景印にして投函しても、2人らしさが出せるのではないでしょうか。

結婚披露宴への招待状テンプレートと書き方

結婚披露宴の招待状本状には、季語、挨拶文、宴へ列席頂きたい旨、結語、記書きとして日時、場所、返信期限を記載します。文中には、忌み言葉を書かないようにします。例えば『お忙しいなか』という言葉には『亡』という文字が入っています。この文字を使わないよう、『ご多用中』、『おいそがしいなか』などの表記にします。ローマ字の会場名なども、全ての人にわかりやすいようカタカナ表記にしましょう。

結婚披露宴への招待状04(縦書き)
>結婚披露宴への招待状04(縦書き)

ビジネスで使える招待状

創業記念式典や新作発表会など各種イベントで、招待状を出すシーンも多々あります。展示会やアニュアルディナーパーティー、懇親会開催などビジネスの場でも使える招待状テンプレートをご紹介していきましょう。

挨拶文について

ビジネスシーンで招待をするお客様は、株主や取引先といった顧客が主な対象となります。フォーマルな形式を用いましょう。挨拶文には、日ごろお世話になっていることへの感謝の気持ちを表現します。

記載する内容について

挨拶文を記載したら、本題に入ります。会の目的や内容を明記したうえで、先方のスケジュールを配慮しつつ参加頂きたい旨を書きます。詳しい日時や会場、ドレスコードや会費などがあれば記書きで列記するとよいでしょう。

懇親会への招待状テンプレートと書き方

ビジネスシーンで出す招待状として、懇親会を例に挙げてみましょう。文面のテンプレートはビジネス文書に多く用いられるワード定型が便利です。日付、宛名、差出人、タイトルの後、挨拶文、本文と続けます。記書きの例は下記を参考にしてください。

<記書きの項目例>

  • 日時
  • 場所
  • 参加費
  • 担当者
  • 連絡先
  • ドレスコード
  • 持ち物(名刺等)

懇親会への招待状
>懇親会への招待状

招待状の返信について

イベントへの招待状を受け取ったら、なるべく早く返信をしましょう。主催側は準備の関係で事前に人数を把握しなければなりません。返信期限が書かれていたとしても、受け取ってから1週間以内に返信するのがマナーとされています。返信用のはがきが同封されている場合は、かならずそのはがきを用いて返信しましょう。

返信する際に注意すること

招待状を受け取った後の出欠の返信は、可能であれば電話やメールだけで済ませず書面で返信します。なるべく早い方がよいため、事前に一報を入れるとしても、伝言などでうまく担当者へ伝わらないこともあります。その後書面でも返信を送るとよいでしょう。

欠席する場合の返信

どうしても都合がつかず残念ながら欠席となってしまう場合は、わかり次第連絡を入れるとともに、丁重な断り状を送るとよいでしょう。それにより、相手への誠意が伝わります。返信はがきがついていたらそれを用います。そうでない場合は招待状の文面に形式を合わせましょう。

招待の断り状テンプレートと書き方

具体的な断り状のテンプレートを見てみましょう。一般的なワード文書を例に挙げてみます。日付、宛名、差出人、タイトルの後、挨拶文、本文、結語で結びます。断り状の本文に書く内容は丁寧な表現になるよう気をつけましょう。出席したいが残念ながら都合がつかないことを明記し、代理出席者がいればその旨を知らせます。
招待の断り状
>招待の断り状

まとめ
祝いごとや特別な行事に招待されるときに受け取る招待状は、返信をするのにも気を遣うものです。フォーマルな場であるからこそ、間違いや失礼のないように送りたいですよね。招待状を送るときのポイントは3つです。

  1. 情報をもれなく正確に記載する。
  2. なるべく早く出す。
  3. 固有名詞を間違えない。

これさえ守っていれば、お手本のような字が書けなくても大丈夫です。テンプレートを参考にして、世界に1つだけの招待状を作成しましょう。

投稿日:
2016/06/06
更新日:
2016/06/07

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招待状に関連する書き方一覧

  • 【お礼状の書き方】

    お礼状は、感謝の気持ちを表わしたもので、タイミングが大切です。贈り物をいただいたり、お祝いをいただいたり、お世話になったりしたときは、できるだけその日のうちにお礼状を送るのがよいでしょう。電話でお礼の気持ちを伝えることもありますが、その後改めて手紙やはがきでお礼状を送るのがマナーです。お礼状には形式があるのでテンプレートを利用すると便利ですが、自分なりの言葉を付け加えると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

  • 【お詫び状の書き方】

    先方に納品した商品や提供したサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。まず、こちら側の落ち度を認め、お詫びします。そして今後の対処方法や再発防止策を伝えましょう。できれば、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後またお詫び状を送るのがよいでしょう。お詫び状には、時候の挨拶は不要です。

  • 【推薦状の書き方】

    推薦状は、就職、昇格、昇進、製品PR、選挙の投票などの際、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。推薦状に記載する内容は、人物や商品などの特徴や長所などのアピールポイントだけでなく、人柄や評判など、本人に面と向かって聞きにくい情報を記載するのもよいでしょう。

  • 【挨拶状の書き方】

    挨拶状は異動転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更などさまざまなシーンで利用する書類です。簡単な書式ではありますが、マナーも大切な文書。書き方を例文を入れて解説します。

  • 【訃報の書き方】

    訃報とは、「誰が」「いつ」亡くなり、「いつ」「どこで」「誰が」通夜、葬儀を執り行うのかを正確に通知するものです。例えば、社長などが亡くなった場合、そのことを社外の人にも知らせる時には、訃報を利用します。いち早く訃報を伝えるため、ファックスを利用することが多くなりますが、通夜、葬儀場所の周辺地図も添付するとよいでしょう。

  • 【招待状の書き方】

    招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。会合の日時や開催場所は正確に記載し、場合によっては案内図を添付するとよいでしょう。記載する文章は、簡潔にわかりやすく書きます。招待状を発送するタイミングは、招待される人のスケジュールや準備期間に配慮して、3週間くらい前には届くように送りましょう。

  • 【手紙文例の書き方】

    手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。そして結びの挨拶を書き、文末に結語を入れます。頭語と結語の組み合わせは、一般的な手紙の場合、頭語は「拝啓」結語は「敬具」、改まった手紙なら頭語は「謹啓」結語は「敬白」「謹言」となります。封書とはがきの使い分けですが、あくまでもはがきは略式であるため、目上の人に送る場合は封書で送ります。

  • 【紹介状の書き方】

    紹介状は、ある人を紹介するための書状です。企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。紹介状を作成するには、まず紹介する人と自分との関係を記載した上で、その人の特徴や前歴、功績などを簡潔に記載します。紹介状を相手に直接渡す場合は、封をせずに渡すようにしましょう。

  • 【お悔やみ状の書き方】

    お悔やみ状の書き方と文例です。お悔やみ状は、訃報を受けたが通夜や葬儀に出席できない場合に送ります。訃報を受けたらなるべく早く送りましょう。お悔やみ状は、1)お悔やみの言葉、2)遺族を励ます言葉、3)弔問に伺えないことへのお詫びの言葉、4)香典を送ったこと、を盛り込み作成します。忌み言葉や他の用件、追伸文を書くことはタブーです。

  • 【感謝状の書き方】

    感謝状は、日頃の感謝の気持ちを言葉に表わし書状にしたものです。賞状の形式で作成したり、手紙や色紙に感謝の気持ちを書いたりして送ります。賞状形式で作成する場合は表彰状と同様に、句読点は用いません。寄与や業績アップに貢献した時、定年退職時など、感謝の気持ちを表明する場面は多々ありますので、フォーマットを活用してみましょう。

  • 【お見舞い状の書き方】

    お見舞い状のテンプレート、書式一覧と書き方です。お見舞い状とは、病気やケガをされた方や災害に遭われた方に対し、慰めや励ましの気持ちを届けるものです。先方が入院された、災害に遭われたという一報を受けたら、できるだけ早いうちにお見舞い状を送りましょう。記載する内容は、時候の挨拶や自分の近況は書かず、お見舞いの言葉だけを書きます。また、相手を元気づけることが大切ですが、余計なプレッシャーを与えるような言い回しは避けましょう。

  • 【お祝い状の書き方】

    お祝い状は送るタイミングが大切です。知らせを受けたら、できるだけ早く祝意を伝えましょう。早いタイミングを逃してしまった場合でも、「遅くなりましたが」という言葉を添えて、お祝い状を送ります。また、お祝い状には、忌み言葉は避け、他の言葉に置き換えるなどして、表現にも気を配るようにしましょう。発送するときは、封書で送るのが礼儀です。

  • 【電報の書き方】

    電報は、結婚のお祝い、就任、栄転、昇進などのお祝い、誕生祝い、お悔やみなどで利用されている電気通信サービスです。NTTやKDDIなどの電話会社に依頼します。電話会社には定型文も用意されていますが、独自のメッセージで送れば、より親しみが湧くのではないでしょうか。あらゆる場面でのテンプレートや文例が紹介されているので、活用してみましょう。

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