紹介状|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

紹介状の文例と書き方

紹介状は、企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。

紹介状は、企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。紹介する人と自分との関係を記載した上で、その人の特徴や前歴、功績などを簡潔に記載します。また、紹介状を相手に直接渡す場合は、封をせずに渡すようにしましょう。さまざまな紹介状に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

紹介状について

ビジネスは人と人とのつながりから始まると言われています。つまり「紹介」はビジネスシーンのなかで重要な業務のひとつです。築き上げてきた信頼関係を損なわないように、慎重かつ自信をもって新たな会社や人を紹介することができるかどうかも、実力のうちと言っても過言ではありません。
では、紹介状はどんなシチュエーションで必要になるのでしょう。ある企業との新規取引を希望している企業から、取引開始を希望され、紹介状を依頼される場合や、取引中の企業から新規取引先を探してほしいと依頼され紹介する場合もあるでしょう。また、社内の人事異動などによって担当者が交代する場合には、直接の顔合わせ以外に、書面で後任の担当者を紹介しておくことも必要です。いずれの場合も信頼できる企業や人を選び、厳粛な姿勢で紹介状を書くように心がけることが重要なのです。

封筒の書き方

紹介状を送付する前に、まず封筒の書き方をおさらいしておきましょう。縦書きか横書きという違いはありますが、ここでは、特にバランスの取り方が難しい縦書きの封筒についてお話ししておきます。下記のポイントに留意して書きましょう。

  • 住所は封筒の右側1/3くらいのスペースに、1~2行で書きましょう。
  • 宛先の社名は封筒の中央に、住所より1文字分程度下げたところから大きめの文字で書きます。また、氏名の文頭は社名と揃えましょう。
  • 数字を縦書きで書く時は、漢数字を使います。
  • 社名の肩書は(株)(有)のように省略せず「株式会社」や「有限会社」というように表記します。
  • 氏名の下に書く役職名の後には「様」などの敬称を付けません。また、役職名を書かない場合には「様」を使い、「殿」は使いません。
  • 紹介状の場合はあまり使いませんが、宛先を社名や団体名にする場合の敬称は「御中」を使います。
  • 朱書きの「紹介状」や「親展」という言葉を添える場合は、封筒の左下にバランスよく書き添えるようにします。
  • 封筒の裏に書く差出人の表記には「郵便番号」を忘れずに。また、差し出した日付も書き添えたほうが丁寧です。

郵送する場合・直接渡す場合の注意点

紹介状を書いて郵送する場合、封筒の書き方にも注意すべきポイントがあるということをおわかりいただけたと思います。また、封筒の表書の朱書きで書き添える「親展」や「紹介状在中」という言葉を忘れないようにしてください。郵送する場合は、封をしたところに、割印として「封」の文字、あるいは厳封印を押したほうがいいでしょう。
郵送せず紹介状を直接手渡す場合は、縦書きでは封筒の右側にお渡しする方の社名や氏名、役職名を書き、中央に大きめな文字で「紹介状」と書きます。また差出人の社名や氏名、日付は封筒の裏に書き添えるようにします。この場合も「封」の文字あるいは厳封印を割印したほうがより正式です。

取引先を紹介するテンプレートと書き方

以前から取引のある企業に新たな取引希望企業を紹介する場合は、業務年数や業務に対する姿勢を書き、信頼を寄せていることを明記します。なお、紹介する企業の詳細な業務内容などは、その企業の担当者から説明してもらうようにしたほうがいいでしょう。
テンプレートを活用し、ケースバイケースで文言を変更して作成しましょう。信頼感を失わずに的確な紹介状を完成させることができます。
取引先の紹介
>取引先の紹介

企業に人を紹介するテンプレートと書き方

就職を希望している人を取引先企業に紹介する場合はどうすればいいでしょう。これまでの実績や人柄など「紹介するに値する人」ということを明記するのは当然ですが、別紙で本人の顔写真付きの履歴書や職務経歴書などを同封するようにします。いわば、紹介状が添書の役目も果たすわけです。
このようなケースでも、テンプレートの活用がおすすめです。簡潔かつ信頼度の高い紹介状をスピーディに完成させることができます。
人物の紹介状02
>人物の紹介状02

後任者を紹介するテンプレートと書き方

人事異動などで、これまでの担当者が変わる場合にも紹介状は有効です。特に、従来の担当者が新任の担当者を直接紹介して引き継ぐことができないような場合には、紹介状は不可欠と言えるでしょう。このような紹介状には、まず顔合わせができなかったことに対するお詫びの気持ちを伝えた後、新任者が仕事に従事してきた年数や経験、紹介者と自分との関係、性格などを明記して概略を伝えるようにします。そして最後に、これからの取引に支障がないことを伝えることも大切です。これまでお付き合いのあった企業に対する、新任担当者の人物紹介でもあり、いわば信任状でもあると言えるでしょう。
紹介状のテンプレートも準備されていますので、これをもとに、紹介者と自分との関係も踏まえながら作成してください。
後任者の紹介状002
>後任者の紹介状002

病院の紹介状について

2016年4月より、大病院で治療を受ける場合、地域の医療機関からの紹介状がなければ、別途費用がかかるようになりました。この別途でかかる費用とは、診療費以外に初診で5,000円以上(各病院が独自で設定した金額)の費用が「特定療養費」という名目でかかるのです。たとえば、引越しすることになったので引越し先の大病院へ移らなければならない、地域の医療機関より高度な医療が必要で大きな病院へ転院が必要となったなどです。
紹介状があれば、大病院での診察でも、初診料や検査費などを少し抑えて受けることができます。また同じ病院内でも内科から外科へと言うように、別の科で診察を受けることになった場合にも、紹介状は発行されます。では、医療機関が発行する紹介状というのはどういうものでしょう。簡単に言うと患者の氏名、生年月日、性別などの基本情報、住所病名や治療経過、これまでの症状の経過、現在の処方や検査結果、アレルギーの有無、患者の生活背景などが書かれたものです。別名「診療情報提供書」とも言います。
引越しなどによる転院の場合は、患者側からお願いしますが、高度な医療が必要であると医師が判断した場合には、医師から紹介状の発行を提案されます。
ちなみに、診療情報提供書の宛名に付く医師の敬称は「御待史(おんじし)」あるいは、御「机下(おんきか)」となります。聞き慣れない言葉だと思いますが、尊敬の意味を込めた敬称となります。なお引越しの場合、どの医療機関で診察してもらうか決まっていない時は、宛先が書かれていない紹介状をリクエストしてください。

紹介状を書いてもらうメリットとは

紹介状(診療情報提供書)があると、どんなメリットがあるのでしょう。まず違うのは、初診時の検査をしなくても、紹介状に書かれた情報をもとに、患者の症状を把握してもらうことができることです。画像(レントゲン写真)などを見直すだけで、治療にかかることができます。診察や検査などの時間が必要ないので、治療を再開できるスピード感が違います。初診前の問診も省略できるため、初診時の待ち時間も短縮できます。また、紹介状があると、大病院での診察結果が地域の医療機関にフィードバックされます。そのため、大病院での診察が終わって、地域の医療機関で再度診察してもらう場合にも、共有された診療情報をもとに診療が継続されるわけです。

紹介状の費用について

紹介状の費用は基本的に保険診療の対象です。自費ならば2,500円。3割負担では750円です。また、1割負担の高齢者なら250円です。最低でも5,000円以上かかる特定療養費と比べれば、医療費をかなり抑えることができますね。

有効期限について

紹介状の有効期限は一般的には5年間と言われています。しかし、ビジネス用であれ、医療用であれ、できるだけ早期に提出することが大切です。あまり時間が経ったものだと信頼度も薄まりますし、症状の変化などもあるからです。

まとめ
紹介状は、ビジネスシーンでは紹介する側と紹介される側の信頼関係によって、効力を発揮するものです。医療においては、患者の症状を的確に伝えるものであるため、迅速な治療ができ、医療費を抑えることにもつながります。どちらの場合も、的確かつ誠意や敬意が求められます。テンプレートを活用して紹介状の作成に役立ててください。

投稿日:
2016/05/23
更新日:
2016/05/23

他の紹介状の書式テンプレート

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紹介状に関連する書き方一覧

  • 【お礼状の書き方】

    お礼状は、感謝の気持ちを表わしたもので、タイミングが大切です。贈り物をいただいたり、お祝いをいただいたり、お世話になったりしたときは、できるだけその日のうちにお礼状を送るのがよいでしょう。電話でお礼の気持ちを伝えることもありますが、その後改めて手紙やはがきでお礼状を送るのがマナーです。お礼状には形式があるのでテンプレートを利用すると便利ですが、自分なりの言葉を付け加えると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

  • 【お詫び状の書き方】

    先方に納品した商品や提供したサービスに不備やクレームが発生した、もしくは、事務処理や手続きなどでミスをした場合は、誠意を示すために、速やかにお詫び状を送ります。まず、こちら側の落ち度を認め、お詫びします。そして今後の対処方法や再発防止策を伝えましょう。できれば、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後またお詫び状を送るのがよいでしょう。お詫び状には、時候の挨拶は不要です。

  • 【訃報の書き方】

    訃報とは、「誰が」「いつ」亡くなり、「いつ」「どこで」「誰が」通夜、葬儀を執り行うのかを正確に通知するものです。例えば、社長などが亡くなった場合、そのことを社外の人にも知らせる時には、訃報を利用します。いち早く訃報を伝えるため、ファックスを利用することが多くなりますが、通夜、葬儀場所の周辺地図も添付するとよいでしょう。

  • 【手紙文例の書き方】

    手紙の構成は、冒頭に頭語を入れ、時候の挨拶、安否の挨拶、お礼、お詫び、返信の挨拶を書き、本文に入ります。そして結びの挨拶を書き、文末に結語を入れます。頭語と結語の組み合わせは、一般的な手紙の場合、頭語は「拝啓」結語は「敬具」、改まった手紙なら頭語は「謹啓」結語は「敬白」「謹言」となります。封書とはがきの使い分けですが、あくまでもはがきは略式であるため、目上の人に送る場合は封書で送ります。

  • 【推薦状の書き方】

    推薦状は、就職、昇格、昇進、製品PR、選挙の投票などの際、先方に人物や商品、サービスなどの優れている点を積極的に紹介し、推薦を依頼する場合に送るものです。推薦状に記載する内容は、人物や商品などの特徴や長所などのアピールポイントだけでなく、人柄や評判など、本人に面と向かって聞きにくい情報を記載するのもよいでしょう。

  • 【挨拶状の書き方】

    挨拶状は異動転勤だけでなく、お見舞いやお礼、年末年始、社名変更などさまざまなシーンで利用する書類です。簡単な書式ではありますが、マナーも大切な文書。書き方を例文を入れて解説します。

  • 【お悔やみ状の書き方】

    お悔やみ状の書き方と文例です。お悔やみ状は、訃報を受けたが通夜や葬儀に出席できない場合に送ります。訃報を受けたらなるべく早く送りましょう。お悔やみ状は、1)お悔やみの言葉、2)遺族を励ます言葉、3)弔問に伺えないことへのお詫びの言葉、4)香典を送ったこと、を盛り込み作成します。忌み言葉や他の用件、追伸文を書くことはタブーです。

  • 【招待状の書き方】

    招待状は、パーティー、懇親会、祝賀会、各種会合などでお客様をもてなすときに送ります。会合の日時や開催場所は正確に記載し、場合によっては案内図を添付するとよいでしょう。記載する文章は、簡潔にわかりやすく書きます。招待状を発送するタイミングは、招待される人のスケジュールや準備期間に配慮して、3週間くらい前には届くように送りましょう。

  • 【紹介状の書き方】

    紹介状は、ある人を紹介するための書状です。企業に人を紹介したり、新しい得意先を紹介したり、後任者を紹介したりと、ビジネス面でもよく利用されるものです。紹介状を作成するには、まず紹介する人と自分との関係を記載した上で、その人の特徴や前歴、功績などを簡潔に記載します。紹介状を相手に直接渡す場合は、封をせずに渡すようにしましょう。

  • 【感謝状の書き方】

    感謝状は、日頃の感謝の気持ちを言葉に表わし書状にしたものです。賞状の形式で作成したり、手紙や色紙に感謝の気持ちを書いたりして送ります。賞状形式で作成する場合は表彰状と同様に、句読点は用いません。寄与や業績アップに貢献した時、定年退職時など、感謝の気持ちを表明する場面は多々ありますので、フォーマットを活用してみましょう。

  • 【お祝い状の書き方】

    お祝い状は送るタイミングが大切です。知らせを受けたら、できるだけ早く祝意を伝えましょう。早いタイミングを逃してしまった場合でも、「遅くなりましたが」という言葉を添えて、お祝い状を送ります。また、お祝い状には、忌み言葉は避け、他の言葉に置き換えるなどして、表現にも気を配るようにしましょう。発送するときは、封書で送るのが礼儀です。

  • 【お見舞い状の書き方】

    お見舞い状のテンプレート、書式一覧と書き方です。お見舞い状とは、病気やケガをされた方や災害に遭われた方に対し、慰めや励ましの気持ちを届けるものです。先方が入院された、災害に遭われたという一報を受けたら、できるだけ早いうちにお見舞い状を送りましょう。記載する内容は、時候の挨拶や自分の近況は書かず、お見舞いの言葉だけを書きます。また、相手を元気づけることが大切ですが、余計なプレッシャーを与えるような言い回しは避けましょう。

  • 【電報の書き方】

    電報は、結婚のお祝い、就任、栄転、昇進などのお祝い、誕生祝い、お悔やみなどで利用されている電気通信サービスです。NTTやKDDIなどの電話会社に依頼します。電話会社には定型文も用意されていますが、独自のメッセージで送れば、より親しみが湧くのではないでしょうか。あらゆる場面でのテンプレートや文例が紹介されているので、活用してみましょう。

紹介状の書式・テンプレート

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