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【テンプレートあり】発注書の書き方と役割

発注書とは、作業を依頼するような注文を申し込む文書のことです。それに対して受注先からは受注書を発行してもらい、契約の証拠とします。反復して注文がある取引では、基本契約書を別に取り交わし、発注書には数量、納期、支払期日などの最低限の条件のみ記載するのが一般的です。

発注書の役割とは

発注書は一般的に、見積書で認識の差異がないかを確認後、その業者へ正式に発注する時に使用する文書のことを言います。一方、受注者は発注を承諾した証として「受注書」と、必要であれば、「注文(受注)請書」を一対にして発行します。特に作業等を発注する場合は注文請書(あるいは請書)を発行します。支払は、発注書や受注書に明記された支払期日にもとづいて受注者側から請求書が送られてきた時に発生します。

これだけおさえればOK!発注書の書き方

では発注書の書き方について、【書く前に確認すること】【必ず記入が必要な項目】【記入したほうがいい項目】の3つに分けて解説していきます。

書く前に確認すること

・提出方法は?
手渡しでの提出が正式ですが、メール・FAX・郵送、またWEB上での提出も一般的です。メールで送る場合には、本文に直接記載するのではなくPDFやExcelで送ると先方も対応しやすいでしょう。

・準備するものは?
発注書の送り先(FAX番号・メールアドレス・住所など)が確認できるもの、発注日や担当者名、納期などをまとめた内容を手元に用意しておくとスムーズに記載できます。

必ず記入が必要な項目

発注書には国税庁で義務付けられている記載必須項目があります。この項目について解説していきます。

発注書で記入が必要な項目

①書類作成者の氏名又は名称
・・・記載する人(発注元)の社名・住所・電話番号などを記載。
②発注日
・・・発注書の発行日や締め日を記載することが多い。会社の運用を確認する。
③取引内容
・・・発注する商品名、単価、数量など発注内容の詳細を記載。
④取引金額(税込)
・・・税込での発注金額の合計を記載。目立つよう太字や大きめの文字で記載する。
⑤発注先の氏名又は名称
・・・発注書を送る相手(発注先)の会社名を記載。

記入したほうがいい項目

ここでは、必須ではないけれど円滑に取引を行うために記載しておくべき項目につい解説していきます。
■納期
・・・商品やサービスの納品日を記載。確定していない場合や調整中の場合はその旨記載しておく。
■発注番号/通番
・・・記載しておくと、後ほど同じ内容で発注したい時や管理する時に便利。見積書の番号と連動させておくとさらに管理しやすくなる
■小計
・・・税抜の合計金額を記載。
■備考
・・・納品場所や支払方法、その他連絡事項を記載。

このように取引内容をできるだけ詳細に記載しておくと、発注先とのトラブルも避けられます。
業種や用途にあわせてさまざまなテンプレートがありますので、使いやすいものをチョイスしましょう。
>発注書のテンプレートはこちらからダウンロードできます。

発注書と発注請書、注文書の違いとは

  • 発注書・・・工事や作業等を委託する場合に発行
  • 発注請書・・・受注側が発注を受けたことを確認するために発行
  • 注文書・・・商品や資材の購入の場合に発行

たとえばオリジナル商品の製作を委託する場合には発注書が使われますが、受注者の商品を仕入れる場合には注文書が使われます。また、発注請書は、受注側が発行するもので、受注請書あるいは請書とも呼ばれています。発注者が発行するものではない点に注意が必要です。

注書に印紙は必要?

商品の売買用の発注書(注文書)に印紙は必要ありません。
しかし、作業や業務などを依頼する場合、特に工事などの発注書で「見積書に基づくものである」と記載されている場合や、「基本契約書に基づく申し込み」とした場合は発注書も課税文書として認識されるため、印紙が必要です。税額は、発注金額によって段階的に設定されていますので、国税庁が定めた『印紙税額一覧表の第2号文書「請負に関する契約書」』で確認してください。

まとめ

発注書は社外との取引上、重要な文書です。複数の取引先と同時にやりとりする機会も多いことが考えられるため、記載ミスがないよう自分でチェックシートを作るなど注意喚起が必要です。円滑に取引が進むよう、発注書はなるべく詳細に記載し、適切に管理するよう心がけましょう。

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2019/01/24

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