発注書の書き方と役割（サンプル・見本テンプレート付）

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発注書の役割とは

発注書は一般的に、見積書で認識の差異がないかを確認後、その業者へ正式に発注する時に使用する文書のことを指します。一方、受注者は発注を承諾した証として「受注書」と、必要であれば、「注文（受注）請書」を一対にして発行します。特に作業等を発注する場合は注文請書（あるいは請書）を発行します。支払は発注書や受注書に明記された支払期日にもとづいて受注者側から請求書が送られてきた時に発生します。

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これだけ押さえればOK！発注書の書き方

では発注書の書き方について、【発注書の提出方法】【発注書の送付前に準備するもの】【記入したほうがいい項目】の3つに分けて解説していきます。

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書く前に確認すること

発注書の提出方法は？（メール・FAX・郵送、WEB）

手渡しでの提出が正式ですが、メール・FAX・郵送、またはWEB上での提出も一般的です。メールで送る場合には、本文に直接記載するのではなくPDFやExcelで送ると先方も対応しやすいでしょう。

発注書の送付前に準備するものは？

発注書の送り先（FAX番号・メールアドレス・住所など）が確認できるもの、発注日や担当者名、納期などをまとめた内容を手元に用意しておくとスムーズに記載できます。

必ず記入が必要な項目（書類作成者・発注日・取引内容・取引金額・発注先）

発注書には国税庁で義務付けられている記載必須項目があります。この項目について解説していきます。

①書類作成者の氏名又は名称
記載する人（発注元）の社名・住所・電話番号などを記載。

②発注日
発注書の発行日や締め日を記載することが多い。会社の運用を確認する。

③取引内容
発注する商品名、単価、数量など発注内容の詳細を記載。

④取引金額（税込）
税込での発注金額の合計を記載。目立つよう太字や大きめの文字で記載する。
・税率毎の内訳
2019年10月1日以降、軽減税率が適用される取引が含まれる場合、軽減税率8%と10%を区別できるよう内訳を記載しましょう。

⑤発注先（受注者）の氏名又は名称
発注書を送る相手（発注先）の会社名を記載。

記入したほうがいい項目（納期・発注番号・小計・備考）

ここでは、必須ではないけれど円滑に取引を行うために記載しておくべき項目につい解説していきます。

■納期
商品やサービスの納品日を記載。確定していない場合や調整中の場合はその旨記載しておく。

■発注番号／通番
記載しておくと、後ほど同じ内容で発注したい時や管理する時に便利。見積書の番号と連動させておくとさらに管理しやすくなる

■小計
税抜の合計金額を記載。

■備考
納品場所や支払方法、その他連絡事項を記載。

このように取引内容をできるだけ詳細に記載しておくと、発注先とのトラブルも避けられます。
業種や用途にあわせてさまざまなテンプレートがありますので、使いやすいものをチョイスしましょう。

発注書と発注請書、注文書の違いとは

• 発注書・・・工事や作業等を委託する場合に発行
• 発注請書・・・受注側が発注を受けたことを確認するために発行
• 注文書・・・商品や資材の購入の場合に発行

たとえばオリジナル商品の製作を委託する場合には発注書が使われますが、受注者の商品を仕入れる場合には注文書が使われます。また発注請書は、受注側が発行するもので、受注請書あるいは請書とも呼ばれています。発注者が発行するものではない点に注意が必要です。

発注書に印紙は必要？

商品の売買用の発注書（注文書）に印紙は必要ありません。
しかし、作業や業務などを依頼する場合、特に工事などの発注書で「見積書に基づくものである」と記載されている場合や、「基本契約書に基づく申し込み」とした場合は発注書も課税文書として認識されるため、印紙が必要です。税額は発注金額によって段階的に設定されていますので、国税庁が定めた『印紙税額一覧表の第２号文書「請負に関する契約書」』で確認してください。

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メールで発注書を送付する際に気を付ける点

発注書をメールで送付する際は、メールにて提出する旨を担当者に事前に伝えておくと、認識違いなどによるトラブルを避けることができます。送付する際の文書の形式については、ExcelやWordよりも、複製・加工が難しいPDF形式の使用をおすすめします。
また、取引先が使用している環境によっては、容量の大きい添付ファイルを受信できない場合もあるため、適宜圧縮などを行うと安全です。送付するメールの件名には「発注書ご送付について」などと明記し、担当者に分かりやすいよう配慮しましょう。

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発注書のテンプレート

書式の王様では、様々な書式・ファイル形式の発注書テンプレート見本を検索し、ダウンロードすることができます。
印刷して手書きして使うこともできますし、Excelであれば入力してから印刷することも可能です。

Excelの発注書

品名や単価、単位、商品IDなどが記載できるExcelの発注書です。

発注書002（消費税10％対応）

印刷して3つ折りにすると、長3の窓付封筒で送付先の住所・名前が見えるように入れることができるExcelの発注書です。

エクセル注文発注書（窓付封筒、長3対応）

英語の発注書

英文で記載された発注書です。品名や単価、重量のほか、発注番号や発送日を記載することができます。

【英語】発注書

建設業向けの発注書

建設関係の業種を対象とした発注書です。品名や単価、数量などの基本項目のほかに、件名や納品場所を記載する箇所があります。

発注管理006(建設業向け)

スマートフォンで入力できる発注書

Excelを利用して、スマートフォンで入力から印刷まで作業することができる発注書です。品名、単位、数量、単価などの基本項目が記載できるシンプルな発注書です。

シンプル発注書_スマホ入力対応版

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まとめ

発注書は社外との取引上、重要な文書です。複数の取引先と同時にやりとりする機会も多いことが考えられるため、記載ミスがないよう自分でチェックシートを作るなど注意喚起が必要です。円滑に取引が進むよう、発注書はなるべく詳細に記載し、適切に管理するよう心がけましょう。

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監修元
販売管理ソフトの「SmileWorks」