発注書の書き方

発注書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。とくに作業を依頼するような注文の場合に「発注書」と呼ばれます。発注書に対しては受注先から受注書を発行してもらい、契約の証拠とします。反復して注文がある取引では、基本契約書を別に取り交わし、発注書には数量、納期、支払期日などの最低限の条件のみ記載するのが一般的です。

発注書の基礎知識

発注書は、一般的に、受注者と話し合われ同意された商品や作業をもとにして作られた見積書で認識の差異がないかを確認後、その業者へ正式に発注する時に使用する文書のことです。一方、受注者は発注を承諾した証として受注書と、必要であれば、注文（受注）請書を一対にして発行します。特に作業等を発注する場合は注文請書（あるいは請書）を発行します。支払は発注書や受注書に明記された支払期日にもとづいて受注者側から請求書が送られてきた時に発生します。

発注書の書き方

発注書の内容は、通例、発注者名、担当者名、品番・名称・数量・単価・合計金額等を明記した注文内容、納期や納入場所、支払期日や支払方法など見積書の明細や備考と同じ内容を記載します。また、反復して発注する場合等は伝票整理用に通番を打っておくといいでしょう。なお、見積書を提示した後に内容の変更等があった場合は、変更内容を併記して正式文書としても差し支えありません。

発注書に印紙は必要？

商品の売買用の発注書（注文書）に印紙は必要ありません。しかし、作業や業務などを依頼する場合、特に工事などの発注書で「見積書に基づくものである」と記載されている場合や、「基本契約書に基づく申し込み」とした場合は発注書も課税文書として認識されるため、印紙が必要です。税額は、発注金額によって段階的に設定されていますので、国税庁が定めた『印紙税額一覧表の第２号文書「請負に関する契約書」』で確認してください。

発注書と発注請書、注文書の違い

発注書は工事や作業等を委託する場合に発行するものです。それに対して、商品や資材の購入の場合は注文書と呼びます。たとえばオリジナル商品の製作を委託する場合には発注書が使われますが、受注者の商品を仕入れる場合には注文書が使われます。また、発注請書は、受注側が発注を受けたことを確認するために発行するもので、受注請書あるいは請書とも呼ばれています。発注者が発行するものではない点に注意が必要です。