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注文書の書き方解説【サンプル・テンプレート付】

注文書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。

注文書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。特に商品を購買する場合に「注文書」と呼ばれます。反復して注文がある取引では、基本契約書を別に取り交わし、注文書には数量、納期、支払期日などの最低限の条件のみ記載するのが一般的です。
注文書(発注書)に、見積書や基本契約書にもとづいた注文である旨を記載し、注文書(注文請書)なしでも契約が成立する場合には、収入印紙の貼付を求められることがあります。
個別の取引で毎回使用される文書なので、注文書は簡潔且つ見やすいものにしておきましょう。

ステップ1:注文書を作成する

注文書の書き方は、請求書や見積書と似ています。記載内容は下記が一般的です。
赤で囲まれた部分が必須項目、青で囲まれた部分が任意項目となるので、用途によって使い分けましょう。必須項目については、国税庁のHPを参考としています。

  1. 【必須】宛先:法人向けには宛先を会社名にします。
  2. 管理番号:データ管理の目的で注文書にナンバーを付けます。
  3. 【必須】発行日(取引年月日):注文書を発行した日を記載します。
  4. 【必須】発行元又は作成者:会社名と担当者名もしくは、代表社員名を記載します。
  5. 注文書タイトル:「下記の通りご商品を送付いたしましたので、よろしくお願いいたします」など簡潔なものを記載します。
  6. 取引金額【必須】:金額の単価、数量、合計金額などを明記します。事前交渉の中で値引きがあった場合は必ず記載するようにしましょう。また、取引金額は税込み価格です。
  7. 希望納期:希望納期がある場合は記載しましょう。
  8. 納品場所:納品場所の名称(〇〇支店)や住所、連絡先などを記載します。
  9. 【必須】取引内容:金額の単価や数量など、取引内容を記載します。よりくわしく書きたい場合は、商品番号なども追加し、管理しやすいようにしましょう。

「注文書」の書式テンプレート一覧はこちらからダウンロードください。

ステップ2:封筒に宛先、差出人を記載する

注文書をメールやFAXではなく現物で送付する場合、封筒の書き方で押さえておきたいポイントをご紹介します。基本的には注文書のA4サイズを三つ折りにして入れる長形3号の封筒が使われますが、どうしても折りたくない場合などは角形2号も使われるようです。

封筒の表面の書き方

注郵便番号、住所、宛先を書き、切手を貼るところまでは通常の書類を送付する際の手順と同様です。ただ、注文書の場合は、先方に届いたときの受け渡しをスムーズにするためにも「注文書在中」という文言を記載しておいた方がいいでしょう。「注文書在中」を記載する際は、手書き、スタンプどちらでも構いません。

また、会社名のあとに「御中」をつけるなど、以下のような宛名についてのマナーは最低限守りましょう。

  • 会社名のみの場合:株式会社〇〇 御中
  • 部署名の場合:株式会社〇〇 〇〇部 御中
  • 個人宛の場合:株式会社〇〇 〇〇部 役職名 山田花子様

封筒の裏面の書き方

封筒の裏面の書き方は、継ぎ目があってもなくても、以下のサンプルのように中央より左寄りに書くのが一般的です。

しかし、封筒の裏面に継ぎ目がある場合の正式な書き方は、継ぎ目の右側に住所を、継ぎ目の左側に氏名と年月日を書くというもの。注文書を送付する際に継ぎ目のある封筒を使用する場合は、下のような正式な書き方を採用しましょう。

ステップ3:注文書を封筒に入れる

注文書が完成し、現物をそのまま送付する場合の注文書の折り方をご紹介します。一般的とされているのが、以下のような内三つ折りという折り方です。

内三つ折りをする際の注意点としては、紙を開いたときに「注文書」などの表題が必ず一番最初に目に入るように折ること。また、折り目はきっちり三等分になるようにしましょう。

注文書に関する注意点

注文書作成から送付までの一連の流れが分かったところで、次は注文書に関する注意点をチェックしておきましょう。

注文書に収入印紙は必要?

基本的に、商品の売買だけの注文に対する発注書、受注書のやり取りに収入印紙は不要です。しかし、依頼内容が請負の場合は、契約と考えられるため、請書(受注書に当たるもの)に請負金額に応じた収入印紙を貼付する必要があります。

注文書と注文請書はセットになる場合もある

注文請書は、注文を確かに受けましたという証明となる書類です。受発注の記録を明確にするために書類を2枚用意し、両書類をペアで使うこともあります。また、企業によっては、注文書兼請書として運用される場合もあります。その場合は、注文書をベースに受注側の記載欄として用意し、「上記注文内容にて受注いたしました」という記載とともに、受注日、企業名、担当者名、押印欄を用意し運用することもあります。社内規定での取決めに関わることなので、契約の交渉が進む中で確認しましょう。

注文書などの帳簿書類は7年間保存しておく必要がある

国税庁のHPによると、法人が注文書などの帳簿書類を作成した場合、あるいは受領した場合は、「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存」しなければなりません。また、「平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度において」は9年間、「平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては」10年間に保存期間が延長されています。

投稿日:
2016/01/28
更新日:
2017/06/28

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