伝言メモ|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

新入社員必見~伝言メモの書き方~

伝言メモとは、相手の不在時に用件を伝えるメモ用紙のことです。

伝言メモとは、相手の不在時に用件を伝えるメモ用紙のことです。連絡するべき項目をあらかじめ記載した定型フォーマットを用意していれば、洩れなく伝えることができ、重要な用件を伝え忘れるミスを防ぐこともできます。さまざまな伝言メモに関するテンプレートや書き方についてご説明します。

伝言メモとは

伝言メモとは、不在者に用件を書いて伝えるメモ用紙のことを言います。担当者が不在の際、担当に代わってメッセージを預かり、用件に洩れの無いようにすることが大切です。

伝言メモに記載する情報

伝言メモは、情報を正確に記載することが必要です。主な必要事項は下記になります。

相手の企業名、お名前(カタカナ)
例)○○株式会社 キノシタ様
電話がかかってきた日時
例)6月17日(金)午前9時15分
対応内容
例)折り返し電話が欲しい
メールを確認してほしい
メッセージのみ確認してほしい など
メモ(簡潔に書く)
例)アポイントの件
商品の納期について
見積もりに関して説明してほしい
相手の電話番号
例)03-○○○○-○○○○(折り返しは不要とのことでしたが念のため記載)
対応者
例)経理 川上

電話を受けた人の名前と時間も忘れずに

伝言メモには、受けた人の名前も必ず記載しましょう。万が一メモの内容に不足があった場合、または詳細を確認したい場合などに、誰に確認すべきかわかるからです。また、電話を受けた時間も記載しておきます。折り返しなど対応が必要な場合、電話を受けてから対応までにどのぐらい時間がかかってしまったかを把握でき、ご連絡が遅くなってしまった場合には、お詫びを伝えられるからです。

基本的な伝言メモ用紙のテンプレートと書き方

伝言メモはテンプレートなどをうまく活用し、伝言メモ帳をあらかじめ作成しておくといいでしょう。電話の日時相手の名前対応者の名前今後の対応などについて箇条書きにして選択できるようにすると便利です。また、罫線などを引き、要件を記入する欄を作っておくとさらに使いやすいでしょう。

伝言・電話メモ
>伝言・電話メモ

伝言メモ作成のコツ

電話を受けながら取るメモ帳と、伝言メモとして残すものは別の紙にするといいでしょう。まずは、相手が言う内容をそのままメモに取ります。電話を切ってから、そのメモの要点をまとめ、伝言メモへ書きます。上手にメモを取るためには、相手の用件をしっかり把握することが重要です。洩れや間違いをなくすためにも、電話を切る前に用件を復唱し、相手と確認するとよいでしょう。

①相手の声が聞き取りにくい時には

相手の声が小さかったり、電話や電波の調子が悪かったりして聞こえにくい場合には、相手に失礼の無いようにお伺いします。「恐れ入りますがお電話が遠いようです」または「電波の調子が悪いようです」と伝えましょう。相手のせいにすることは大変失礼になりますので、電話や電波の具合がよくないというニュアンスにするのが適切です。また、相手の声が全く聞こえなくなったとしても、こちらの声は相手に聞こえている場合があります。無言で切ってしまうと、相手にとってはいきなり切られたように感じるかもしれません。「電波の調子が悪いようでお声が聞こえませんので、一旦お電話を切らせていただきます」などと丁寧にお断りを伝えて切るようにしましょう。

②会社名を聞き取れなかった時には

会社名を聞き取れなかった際には、「申し訳ございませんが、お電話が少々遠いようです。恐れ入りますが、御社名をもう一度お聞かせいただけますでしょうか」と伺いましょう。例え相手が早口で聞き取れなかったとしても、聞き取れなかった旨を素直にお詫びし、もう一度聞かせてほしい旨を伝えます。

③相手の名前が聞き取れなかった時には

相手の名前が聞き取れなかった際も、会社名を聞き取れなかった時と同様に「申し訳ございません。失礼ですが、もう一度お名前をお願いいたします」とお願いしましょう。もし会社名までを聞き取れた場合は「恐れ入ります、もう一度お名前を確認させていただきたいのですが、〇〇会社の何様でしょうか」などと聞き直すとよいでしょう。

④相手の連絡先を確認したい時には

相手の連絡先を確認したい際には、「折り返しのご連絡先をいただけますでしょうか」や「どちらの番号にご連絡いたしましょうか」と伺って電話番号を確認します。

聞き取った内容は必ず復唱する

相手の連絡先を控えた後は、必ず復唱します。担当者が連絡先を知らなかった場合、伝言メモの番号が頼りとなりますし、いつもの電話番号とは違う番号への折り返しを求められることもあります。電話番号を控えて、「お電話番号を復唱させていただきます」と番号を読み上げて確認しましょう。

気心の知れた仲間へのおもしろい伝言メモ

お客様のからの伝言はしっかり伝えるべきですが、同じ部署の従業員同士の伝言であれば、少しユーモアがあってもいいかもしれません。 例えば、訪問先から戻らずに直接帰宅するという内容のものであれば、

6月13日 17時15分
前田さんより連絡
顧客訪問後HP(生命力)が低下したため、ルーラで自宅に戻りホイミで回復させます。

など、ゲーム好きならわかるというものもいいでしょう。

または黒執事風なメモもおもしろいかもしれません。

貴方のために電話を取ったわけではありませんからね。
たまたま、私〇〇が、×月×日×時ごろ、電話の前にいたらなるものですから、
しかたなく取った次第です。そう、しかたなくです!
△△様より
いいですか?ちゃんと、折り返ししてください。
わかりましたか?貴方はいつも忘れるんですからね、まったく…
こっちの身にもなってください。仕事は真面目に取り組んでくださいね。
淡々と、坦々と…

こんな伝言メモもユーモアがあって、仕事中には少し和むかもしれません。

方言を使った伝言メモ

地方に支社がある場合、方言の伝言メモなどがあってもいいかもしれません。大阪支社からの伝言であれば、テンプレートのように大阪弁を使うのもいいでしょう。例えば、後でまた電話するという趣旨であれば、「ほな、また電話するなぁ」など、各支社版を作ってもおもしろいですね。

大阪府の伝言メモ(大阪弁)
>大阪府の伝言メモ(大阪弁)

まとめ
お客様や、取引先からの伝言は間違いなく担当者へ伝えましょう。今後の関係性に影響を及ぼす場合もあるので、相手の用件はしっかり聞き取って、電話対応にも失礼が無いようにしましょう。また、用件の聞き取りはもちろんのこと、伝言メモを読みやすい文字で書くことも大切です。

投稿日:
2016/07/14
更新日:
2016/07/14

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