承認書の意味と書き方
承認書とは、相手の願いや要求などを聞いて、正当と判断すること、もしくは認めることを記載した文書です。
社員が願い出た育児休業、介護休業、勤務時間短縮などを承認するときに作成します。
本コラムでは、承認書に関するテンプレートや書き方について解説します。
承認書とは
承認書は、承諾書、同意書と同義で使用されることがあります。承認書は、特にビジネスの場面で使われることが多いでしょう。休日出勤・時間外勤務申請の承認書、株式譲渡の承認書、料金受取人払承認書、車庫証明承認書、質権設定承認書のほか、改正薬事法に基づく医薬品等の製造販売承認申請書など、法律に基づく承認書もあります。承認を得たという証拠書類にもなりますから、手続後の承認書は大切に保管しましょう。
承認書の書き方・作成例
承認書は、承認をする対象によってフォーマットが異なりますが、大切なことは承認の内容をどのように表記するかということです。エクセル表形式にするか、ワード文書形式にするか、シンプルな箇条書きで表すかを検討しましょう。一般的に承認書に記載すべき項目は下記のとおりです。
- タイトル
- 宛名
- 承認の内容
- 日付
- 氏名
休日出勤・時間外勤務申請承認書～書き方と例～
ビジネスの場面でよく使われるのが、休日出勤・時間外勤務申請承認書です。社員は、仕事がたまっているからといって勝手に休日出勤をしたり、時間外勤務をしたりすることはできません。事前に申請をして上司の承認を得る必要があります。このときに使われるのが休日出勤・時間外勤務申請承認書です。必要に応じて記載できるよう、表を用いて作成するのが一般的です。毎日記載するのではなく、休日出勤や時間外勤務が発生した日に記載し承認印をもらい月間管理をするのが一般的です。記載すべき項目は下記のとおりです。
- 申請月日
- 勤務月日
- 申請時間
- 時間外に行う業務
- 所定時間内に処理できない理由
- 承認時間
- 承認印
株式譲渡の承認書～書き方と例～
多くの企業では、会社にとって利益にならない人に株式が渡るのを防ぐために、株式譲渡が制限されています。株主が会社の株式を自由に売買できないよう、会社の承認を求める旨の定款が定められているのです。そのため、株式を譲渡するには、会社に対して株式譲渡承認請求を行うのが一般的となっています。請求がなされると、会社は取締役会で協議し、請求があった日から2週間以内に、承認の可否を通知しなければなりません。その承認通知を行う文書が株式譲渡承認通知書です。記載すべき項目は下記のとおりです。
- 株式譲渡承認請求がなされた日付
- 取締役会にて承認がなされた日付
- 譲渡する株式の種類および数
- 譲渡する相手方情報
料金受取人払承認書
料金受取人払とは、郵便物の料金を差出人ではなく受取人が支払い、郵便物を受け取ることをいいます。ただし、料金受取人払は誰でもが利用できるわけではなく、いくつかの条件が設定されています。また料金受取人払を申請するのは、郵便物の受取人側となりますので注意しましょう。アンケート回収、注文、契約書類の受け取りなどで利用する企業が一般的です。このシステムを利用するには、事前に郵便局の承認を得る必要があります。その承認を受ける書類が料金受取人払承認書なのです。
車庫証明承認書
車庫証明とは、自動車の保管場所を保有していることを証明する書類のことをいいます。新たに自動車を購入する際や、名義変更を行う際に必要です。車庫証明の申請は最寄りの警察署で行いますが、保管場所の所有者・管理者に使用承諾証明書を発行してもらわなければならない場合もあります。車庫証明の申請書には、車名、型式、車体番号、大きさ等車両情報のほか、所在図、配置図を記載します。書庫証明の申請をして承認が得られたものが車庫証明承認書です。
質権設定承認書
火災保険へ加入するとき、質権設定を勧められることが多くあります。質権設定をすると、火災保険を受け取る対象が金融機関になります。住宅ローンの支払いの途中で、火災や台風などにより住宅が全焼してしまったり、倒壊してしまったりする場合があります。これらが原因で、金融機関は住宅ローンの支払いが止まってしまうことを懸念します。そのため火災保険で補償される、火災や台風などの災害への支払いを、金融機関にして契約をするのです。その手続の際、質権設定承認請求書を保険会社から受け取り、署名捺印をします。これを保険会社に提出することで承認が得られます。
まとめ
制度の利用や、何かを申請するとき、必ず申請先の承認が必要になります。承認を得た証拠書類として、承認書は存在しています。会社では、育児休業、介護休業、勤務時間短縮などを申請する際によく利用されています。その他、さまざまな社会的手続にも必要とされています。例えば、自動車を購入するにあたって名義変更を行う際には、車庫証明承認書が必要になります。また、火災保険の加入には、質権設定承認書が必要になる場合があります。このように、承認書はいざというときの対抗要件となり、証拠書類にもなりますから大切に保管しなければなりません。それぞれの利用機関で、専用フォーマットが用意されている場合もありますが、特にない場合にはテンプレートを参考にして作成してください。