工程表の書き方とエクセル・ワードでの作り方

工程表とは

仕事や工事・生産のはかどり具合、またそれらを進める順序・過程のことを工程といいます。仕事や作業を進めていくうえではこの順序や過程が大切で、着実にこなしてはじめて成果を挙げることができます。また、仕事には納期がつきものですが、決められた期間内に完遂することも求められます。工程表はこれらの仕事や作業の予定表、計画表という意味で一般的に使われており、各作業段階をいつまでに終わらせればよいか、目安となる期限を表にしたものが工程表です。つまり、計画通りに作業を進めること、作業の見える化をすることが工程表作成の目的となります。

工程表の種類

工程表にはさまざまな種類があります。代表的なものはバーチャート工程表、ガントチャート工程表、ネットワーク工程表の3種類ですが、進捗状況が重視される場合や、モレなくタスクをこなすことが重視される場合など、業種や目的によって適した工程表は異なります。ここでは、工程表の種類ごとの特徴を見ていきましょう。

バーチャート工程表

バーチャート工程表は、作業開始から終了までを棒で示した表です。縦軸に作業項目、横軸に時間や日にちを入れ、ひと目でどの作業をいつまでに終わらせるべきかがわかるようになっています。

比較的作成は簡単ですが、作業の手順は漠然としていて、工期に影響する作業がどれなのかは不明確です。見やすい点がメリットですが、各作業の関連性がわかりにくいというデメリットもあります。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、作業の各工程がどの程度進んだかを示す表です。縦軸に作業項目、横軸に作業の進捗状況を記入し、それぞれの作業が何パーセントまで進んだかがわかるようになっています。

バーチャート工程表と同様、作成が簡単で記入しやすく見やすいのがメリットですが、それぞれの作業の関連性がわかりにくいのがデメリットです。

ネットワーク工程表

ネットワーク工程表は、それぞれの作業を①→②→③のように番号や矢印を用いて結びつけ、作業の内容と日数を示すものです。作業ごとの順序や作業同士の関連性を明確に把握できるという、他の工程表にはないメリットがあります。

主に建築関係の施工管理などで用いられ、アクティビティ、ダミー、トータルフロート、クリティカルパスといった専門用語が出てきます。複雑な表のため、作成が難しいうえにある程度専門知識がないと工程表の内容を理解するのが難しいというデメリットがあります。

≫工程表の書式テンプレート

【工程表の書き方】初歩からわかる工程表を作る手順

初めて工程表を作る方は「何から始めたらいいのかわからない」と悩むかもしれません。ここでは、基本的な工程表の作り方を初歩から紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

作業内容を書き出す

最初にするのは、ひとつの仕事を完遂するのにどのような作業が必要なのかをリストアップすることです。作業項目に漏れがあると、あとで納期が狂ったり品質を保てなくなったりする危険性が出てきます。現場の担当者にもヒアリングをし、細かな作業も漏らすことがないように注意しましょう。同時に、必要となる資材や機械なども書いておくと、作業を円滑に進めやすくなります。

作業の期限を設定する

作業項目が決まったら、いつまでにその作業を完了させるのか、期限を設定します。このとき気をつけたいのは、作業期間に余裕をもって設定することです。ギリギリに設定してしまうと、取引先からの部品が納入されない場合や大雪で人員が確保できない場合などの不測の事態によって納期に間に合わなくなってしまうおそれがあります。また、去年は3日で完了できていた作業も、工程が変更したために今年は4日かかっている場合もあります。作業期間は現場担当者に確認し、空白期間をプラスして余裕をもって設定しましょう。

作業を進める順番を決める

納期が決まったら、どのような順番で作業を進めるかを調整します。どの作業も独立していれば予定を立てやすいのですが、「この工事が終わらないと次の工程に進めない」「この部品が出来上がらないと組み立てができない」といったことは建設業や製造業ではよくあります。納期に間に合わせるために、スムーズに作業が進むように調整するのも工程表の大切な役割です。

工程表の種類を決める

工程表の種類は最後に決めます。納期を重視した工程表を作る場合はバーチャート工程表、進捗状況がひと目でわかる工程表を作る場合はガンチャート工程表、といった具合に、工程表を作る目的に合わせて工程表の種類を決めます。

工程表を書く際のコツ

工程表は誰が見てもわかりやすいように作ることが大切です。次の3つの点に注意し、作業を予定通りに進めやすい工程表を作成しましょう。

工程表の書き方を正しく選択する

工程表は、作業の内容に焦点をあてるものと、作業期間に焦点をあてるものがあります。作成したい工程表が内容と期間のどちらを重視するのかを決め、目的に合った工程表を作成しましょう。

たとえば作業内容を把握したい場合は、その作業の全体の進み具合を把握できるものと、現場の作業内容を細かく把握できるものの両方を作ると便利でしょう。また、業務の作業期間を管理したい場合は、月単位や週単位などの期間に分けて、作業内容を記載しておくと進捗を把握しやすくなります。

担当者の割り振りを明確にする

どのような工程表を書く場合でも、それぞれの作業の担当者を明確にすることが重要です。作業の責任者がわかっていれば、営業などの他部署との連絡もスムーズになりますし、情報を共有しやすくなります。また、担当者を配置することで、人員不足により作業の遅滞を防ぐこともできます。

わかりやすい工程表の作成を心掛ける

工程表は誰が見てもわかりやすく作成するのが基本です。担当者にしかわからないような専門用語を使ったり、現場で日常的に使っている略称を使ったりするのは、他の部署の人間が見たときに混乱を招くもととなります。専門用語や略称を使うときは、すぐそばに注記欄を設けるなどして、どのような立場の人が見ても理解できるようにしましょう。

また、工程表を作るうえで、適度に色分けをすることは見やすさの点からも効果的です。ただし、色の種類が多すぎると、かえって見づらくなってしまいます。作業内容にグレーと白を交互に使ったり、基礎部分と最終段階で作業する部分とでは色を変えるなど、ポイントを抑えた色づかいを工夫しましょう。

このほか、まとめても問題がないと思われる作業をひとつにまとめることも、スッキリとした工程表作成のコツです。

工程表の形式と書式テンプレート

工程表を作成するには、専用のソフトを使うほかに、手書きやエクセル、ワード、パワーポイント等を活用する方法があります。ここでは、汎用性の高い3つの形式と書式テンプレートを紹介します。1からの作成が難しい場合は、無料で配布されているテンプレートを参考にして書くとよいでしょう。

手書きで作成する

工程表は手書きでも作ることができます。紙に線を引き、必要な項目を記入して印刷すれば、各部署に配布することもできます。簡単でシステムを導入するコストもかからないため、とりあえず作っておきたい、という場合にも便利でしょう。

ただし、紙で配布するからには印刷代がかかります。また、作成後に修正しようとしてもスペースがなく、また新たに一から作り直しが必要となる可能性もあります。さらには社内で共有しにくく、会議などでは剥がして持ち運ぶなどの手間もかかるといったデメリットもあります。

エクセルで作成する

バーチャート工程表やガントチャート工程表を作成する場合は、エクセルフォーマットが便利です。

バーチャート工程表もガントチャート工程表も、縦軸が作業段階、横軸が時間や進捗を表します。縦軸の作業段階ごとに責任者や担当者を設定してもよいでしょう。さらに、各作業段階には予定と実績の欄を設けます。予定欄では当初の計画を塗りつぶし、実際に作業が完了したら実績欄を塗りつぶすようにすると、予定と実績を見比べることができ、作業が計画通りに進んでいるのか、または遅延しているのかが一目でわかります。

エクセルテンプレート

＜記載すべき項目例＞

• 分類名
• 作業名
• 担当者名
• 開始日
• 終了日
• 工数

≫工程管理_04
≫工程表の書式テンプレート

ワードで作成する

工程の進捗状況の把握よりもタスク管理の方が重視される場合には、ワードで作成した工程表が便利です。ワードを使えば簡単にチェック項目を設けられるため、各工程に問題やモレがないかを担当者がチェックでき、確実に作業を実行できるようになります。

チェック項目を作る場合は、各工程をブロックごとに分け、手順詳細を確実に網羅できるようポイントを書いていきます。生産管理や棚卸管理、出退社手続きのタスク管理にも使われます。全体的な進捗状況やスケジュール感は見えませんが、しなければならない作業を確実にこなしていくことができます。それぞれの作業段階が確実にクリアされているか、チェックリスト的な役割を負うことが多いでしょう。

ワードテンプレート

＜記載すべき項目例＞

• チェックポイント
• 着眼点
• 判定
• 問題点

＜チェックポイント例＞

• 生産地図と速度管理は適当か
• 日々の予定に対する調整方法は鋭いか
• 製品の移動とその仕組みはよいか

≫工程表の書式テンプレート

まとめ

工程表は、作業を円滑に進め、納期を守るうえでたいへん役立つツールです。仕事の完成までに必要な作業工程を表にまとめておけば、作業フローや作業期間、進捗状況などがひと目で把握できます。また、作業効率を上げたり無駄なコストを削減できたりと、多くのメリットが得られます。

工程表は工事・製造以外でも、社内プロジェクトの推進や教育計画の作成などでも使用することができます。進める作業の種類に合ったツールを選んで工程表を作成しましょう。テンプレートを参考にしてみてください。

≫工程表の書式テンプレート