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工程表の書き方・エクセルでの作り方

工程表とは、工事や生産、開発において作業ごとの過程と期間、工数を示した表です。

工程表とは、工事や生産、開発において作業ごとの過程と期間、工数を示した表です。作業の順番や配置する人員や作業に必要な時間をしっかり把握することができ、モレや抜けがなく、効率的に作業を進めることができます。工程表の書き方、エクセルでの作り方について解説します。

工程表とは

仕事や工事・生産のはかどり具合、またそれらを進める順序・過程のことを工程といいます。工程表は概ねの予定表、計画表という意味で一般的に使われています。仕事や作業を進めていくうえで、順序や過程があります。それらを着実にこなすことで成果が挙がるのです。しかしながら仕事には納期がつきもので、決められた期間内に完遂することが求められます。それゆえ、各作業段階をいつまでに終わらせればよいか、目安となる工程表が必要となるのです。計画通りに作業を進めること作業の見える化をすることが工程表作成の目的となります。

工程表の種類

工程表は、業種や目的によって色々なツールが使用されます。エクセル形式の工程表や、ワード形式でのリスト式工程表などのフォーマットやバーチャート、ガントチャート、またネットワーク工程表など種類は多様です。進捗状況が重視される場合や、モレなくタスクをこなすことが重視される場合では、選択すべきツールは異なります。それぞれ特徴が異なりますので、作業内容に合ったツールを使用するとよいでしょう。

バーチャート工程表

バーチャート工程表は、縦軸に作業項目横軸に時間をとります。作業開始から終了までを棒で示した工程表のことをいいます。比較的作成は簡単ですが、作業の手順は漠然としていて、工期に影響する作業がどれなのかは不明確です。見やすい点がメリットですが、各作業の関連性がわかりにくいというデメリットもあります。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、図表上で時間を区切り、各工程に対応する時間の実績を記入する表です。バーチャートと同じく縦軸に作業項目、横軸に時間をとります。ある時点における計画と実績、つまり作業進行の度合いが一目でわかります。図表の作成が簡単なのでスケジュール管理に向いています。誰でも作成しやすい工程表であるといえるでしょう。

ネットワーク工程表

ネットワーク工程表は、①→②→③のように丸印と矢印の結びつきで工程を示すものです。作業の順序や因果関係を明確に把握できますが、作成が難しく複雑です。主に建築関係の施工管理などで用いられます。アクティビティ、ダミー、トータルフロート、クリティカルパスといった専門用語が出てきます。そのため、一般的にネットワーク工程表はあまり浸透していないかもしれません。ある程度専門知識がある人が扱える工程表といえるでしょう。

工程表の書き方・簡単な作り方

工程表を作成するには専用のソフトもありますが、コツさえ掴めばエクセルやワード、パワーポイント等で簡単に作成できます。1からの作成が難しければ、テンプレートを参考にして工程表を書いてみてください。

①エクセルでの工程表の書き方と例

バーチャート、ガントチャートを用いて工程表を書く場合には、エクセルフォーマットが便利です。会社のQCサークル活動でも7つ道具の1つとしてよく使われます。縦軸が作業段階、横軸が時間を表します。縦軸の作業段階ごとに責任者や担当者を設定してもよいでしょう。さらに、各作業段階には予定と実績の欄を設けます。予定欄では当初の計画を塗りつぶし、実際に作業が完了したら実績欄を塗りつぶします。そうすることで、予定と実績を見比べることができ、作業が計画通りに進んでいるのか、または遅延しているのか、一目でわかります。

<記載すべき項目例>
  • 分類名
  • 作業名
  • 担当者名
  • 開始日
  • 終了日
  • 工数

工程管理_04
>工程管理_04

②ワードでの工程表の書き方と例

工程の進捗状況の把握よりもタスク管理の方が重視される場合には、ワード工程表が便利です。各工程に問題やモレがないかをチェックすることで、確実に作業が実行されることを目的とします。各工程をブロックごとに分け、手順詳細を確実に網羅できるようポイントを書いていきます。生産管理や棚卸管理、入退社手続のタスク管理にも使われます。全体的な進捗状況やスケジュール感は見えませんが、しなければならない作業を確実にこなしていくことができます。それぞれの作業段階が確実にクリアされているか、チェックリスト的な役割を負うことが多いでしょう。

<記載すべき項目例>
  • チェックポイント
  • 着眼点
  • 判定
  • 問題点
<チェックポイント例>
  • 生産地図と速度管理は適当か
  • 日々の予定に対する調整方法は鋭いか
  • 製品の移動とその仕組みはよいか

生産管理チェックリスト02(工程管理)
>生産管理チェックリスト02(工程管理)

まとめ
工程表は、主に建設過程や製造過程で利用される表です。完成までに必要な作業工程を表にまとめたもので、作業フローや作業期間を把握する目的で主に使われています。工事・製造以外でも、社内プロジェクトの推進や教育計画の作成などでも使用することができます。多くの社員が参加する社内イベントの進捗管理にも有効です。工事の施工などもそうですが、ある一定の作業期間を要するものには工程管理が必須となります。どのくらいの時間をかけて各工程を進めていくかを工程表で管理します。進める作業の種類に合ったツールを選んで工程表を作成しましょう。テンプレートを参考にしてみてください。

投稿日:
2016/08/03
更新日:
2016/08/03

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  • 【工程表の書き方】

    工程表とは、工事や生産、開発において、作業ごとの過程と期間、工数を示した表です。作業の順番や1つ1つの作業にどれくらいの人員を配置するべきなのか、作業時間はどれくらい必要なのか等を把握することで効率よく作業を進めることができます。

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