手順書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

手順書の作り方とポイント

手順書とは、作業や業務を適切に行うための方法や基準を解説した文書のことです。

手順書とは、作業や業務を適切に行うための方法や基準を解説した文書のことです。能率が良く、合理的な手順で行えるよう作成するので、無駄な作業やムラのある工程を省くことができ、作業効率が高まるだけでなく、トラブルも最小限に抑えることができるでしょう。手順書に関するテンプレートや書き方について解説します。

手順書の作り方

手順書の作成は、エクセルが便利です。フローチャートや図解を用いて、視覚でもわかりやすい作業手順を記載しましょう。手順書作成に役立つのが、手順書作成ツールです。手順書作成ツールとは、WEB上でダウンロードできるテンプレート等のことをいいます。手順書作成に適した素材や装飾、デザインテンプレートを入手することができます。これらのツールを活用して、初心者にも理解しやすい手順書を作成しましょう。

手順書作成のポイント

手順書を作成する目的は、業務を標準化すること品質を管理することの2つです。手順書が明確化されていれば、業務経験のない新人でも、先輩社員と同様の作業ができます。決められた手順の通りに業務を進めることができれば、担当者による成果のムラがなくなるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながるのです。手順書作成のポイントは、その業務を知らない人が読んでも理解でき、その手順に沿って誰が作業しても、同様の品質でできるような内容にすることです。

手順書の書き方

手順書を書き始める前に、事前に書き方のルールを決めておくと良いでしょう。例えば、タイトルのつけ方や番号の振り方、1・2・3、①・②・③の別、階層の分け方、半角・全角の使用ルールなどです。また、それをテンプレートとして設定し、他の手順書でも使えるようルールを統一しておくと便利です。その他にも、図解や写真などを入れ視覚でわかりやすくすること、難しい専門用語は使わないということも大切なポイントです。

①経理業務手順書~書き方・例~

経理業務はルーティンワークが多く、やるべきことも日次、月次、年次とそれぞれ異なります。混同しないよう分けて書くと良いでしょう。経理部門の場合は後日監査が入りますので、領収書や請求書、その他添付書類の保管方法等も、モレなく記載します。システムや台帳への入力の仕方や、ID・パスワードなどでのログインの仕方なども書いておきましょう。経理業務手順書には、実際に使用する画面のスクリーンショットや必要書類のコピーなども貼っておくと、イメージがしやすく親切です。

経理業務手順書
>経理業務手順書

②電話受付手順書の書き方

一般的な電話応対の仕方は、どの会社でも大きく差はありませんが、会社によって若干ルールが異なる場合があります。業種によって、必ず聞かなければならない事項が異なっていたり、転送ルールがあったりするからです。特に新人は、電話を取るのは緊張するものですが、聞き漏らすことなくスムーズな対応ができるよう、電話受付手順書には、応対の流れの順を追って書いておくようにしましょう。具体的なフレーズを盛り込み、可能であれば注意事項なども記載しておくと、クレーム防止にもつながります。電話に出た人が会社の顔となることをイメージして手順書を書きましょう。

電話受付手順
>電話受付手順

③変更管理の手順書の書き方

変更管理は、システム運用における正確な変更業務の実施と、生産性向上のための管理業務です。定常的に稼動するシステムは、常にバージョンアップを要し、ハードウェアは経年劣化もします。そのため、状況に合わせて変更を加えることが必須となります。変更を加えることでソフトウェアが問題を起こさないよう、正確に変更作業ができるよう管理しなければなりません。変更管理手順書の書き方のポイントは、定められた手順・段階を明確に記載すること。復旧手順を書くこと。変更履歴を残すことの3つです。誰が見てもわかるよう、省略せず細かいところまで書いておきましょう。

④システム運用手順書の書き方

システム運用手順書は、顧客側で利用されます。SEには当たり前に通用する用語でも、運用をする顧客側には専門用語は通用しません。そのため、利用者の目線に立つことが求められます。専門用語の使用を避け、図解や写真などを入れてわかりやすくすることが大切です。また、顧客が見て理解できるシステム運用手順書を書くことで、運用開始後の問い合わせ件数も減少します。運用手順書がわかりやすいものであれば、多少つまずいたとしても自分で解決することができるからです。システム運用手順書に盛り込むべき内容は、運用管理ポリシー運用ルール運用手順の3つです。

まとめ
手順書は、人に教えてもらわなくても、それを読めば作業ができる業務手順の説明書です。電化製品や携帯電話の取扱説明書を思い浮かべてみてください。説明書を読めば、誰かに解説してもらわなくても自分で製品を使うことができますよね。手順書も、読んでその通りに作業をすれば業務ができるものでなければなりません。業務内容によって必要ポイントを押さえ、誰が見てもわかりやすい手順書作りを心がけましょう。

投稿日:
2016/08/03
更新日:
2016/08/03

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