伝わる指示書の書き方
指示書を作成するときには、読み手が指示の内容を正確に理解できるようにする必要があります。しかし、どう書けばわかりやすい指示書になるのかがわからない人もいるでしょう。
そこでこの記事では、伝わる指示書の書き方や、指示書作成時のポイントなどについて解説します。
指示書とは
指示書とは、業務内容やそのやり方・方法などを指示するための文書です。企業が社内や取引先への通達・命令のために使うほか、医療現場でも使われています。
指示書の種類
企業で使われる指示書は、作業指示書、工事指示書、デザイン指示書、運行指示書などです。医療現場では、主に歯科技工指示書、訪問看護指示書、事前指示書が使われています。
作業指示書
作業指示書は、企業でとくに頻繁に使用される指示書です。業務指示書と呼ばれることもあります。作業内容や日時と場所、担当者など、対応するべき業務の詳細を記載します。
工事指示書
工事指示書は、主に建設業で使用される指示書です。一次請け企業が作成するのが一般的で、工事の内容や日時と場所、作業予定者など、工事に関する情報を細かく記載します。工事の安全管理や法律面にも関わる重要な指示書です。
デザイン指示書
デザイン指示書は、デザイナーやプログラマーなどに作業内容を伝えるために作成する指示書です。仕様書と呼ばれることもあります。「予定と違うものになった」という事態が起こらないよう、微妙なニュアンスまで伝わる粒度が高い指示書にする必要があります。
運行指示書
運行指示書とは、主に運送業で使用される指示書です。出発地・目的地や経路、休憩場所やそれぞれの場所を通過・利用する時刻などを記載します。運送業務の前後で対面による点呼ができない場合に、運行ごとに作成し、管理者と運転者の双方が手元に置いておく必要があります。
歯科技工指示書
歯科技工指示書とは、歯科医師が差し歯や入れ歯などの歯科技工物の制作を、歯科技工所などに外部委託する際に使用される指示書です。作成する歯科技工物の種類や作成方法、材料などについて記載します。
訪問看護指示書
訪問看護指示書は、訪問看護を提供するにあたって、訪問看護師が医師から指示を受けるために用いられる指示書です。医療保険・介護保険のどちらを利用する場合でも、訪問看護指示書がないとサービスが提供できない決まりになっています。
事前指示書
事前指示書とは、何らかの事情で判断能力を失った場合に、どのような医療行為を希望するかを示すための指示書です。指示書に記した内容を強制的に実行させる法的効力はありませんが、自分の希望を伝える手段になります。
指示書の書き方
指示書を作成・発行しても、指示どおりに業務が遂行されなければ意味がありません。指示の内容が正確に伝わるように、わかりやすい指示書を作成する必要があります。
指示書の書式に決まりはありませんが、以下のような構成で作成すると、内容が伝わりやすくなるでしょう。
指示書の構成
発令日
指示書を発行した日を記載します。指示書の作成日ではないので注意しましょう。
宛先
「社員各位」「〇〇課長殿」など、だれに対する指示書なのかがわかるように宛先を記載します。
発信者
「営業部長 〇〇 〇〇」のように、指示書を発行した人の所属部署と部署の代表者名を記載します。トラブルが発生したときの連絡先として、発信者の電話番号やメールアドレスなどを記載することもあります。
タイトル
何の指示書なのかがわかるタイトルを記載します。長々と書くとわかりにくくなるので、「〇〇の対策について」のように、一目で指示書の内容が伝わるようにしましょう。
本文
遂行してほしい業務の内容ややり方などを、具体的に記載します。必要に応じて、業務の担当者や問い合わせ先、期間なども記載しましょう。
【目的別】指示書の例文
ここでは、経費削減についての指示書、出向を命じる指示書など、目的別に指示書の書き方と例文を紹介します。
経費削減についての指示書
経費削減は、全社員の協力があってこそ効果が表れるものです。「協力しよう」と思えるように、理由や目的などを明記して、関心を高める工夫をしましょう。
掲示板などに貼り出す場合は、立ち読みでも理解しやすいように、交通費、事務用品費、通信費など項目別に指示内容を列挙します。
出向を命じる指示書
出向は社員の労働環境が大きく変わるものです。出向する理由や、どこでどのような業務を担当するのかなどがわかるように、以下の項目を記載しておきましょう。
- 出向の目的
- 出向先
- 出向期間
- 出向先における担当業務
- 労働条件
残業削減の指示書
残業削減の指示書には、削減目標や削減方法などを記載しましょう。どうしても残業が必要になった場合の対応方法なども記載しておくと、社員が迷うことがなくなります。
省エネ対策の指示書
省エネ対策の指示書には、以下のような項目を記載しましょう。
- 省エネ対策を実施する期間
- 協力してほしい内容（エアコンの温度設定など）
「エアコンは28度に設定する」など、具体的に書くことが重要です。「半袖・ノーネクタイを認める」など、暑さ・寒さ対策についても記載しておくと良いでしょう。
コーディングの指示書
コーディングの指示書には、プレーンテキストの指示や、JavaScriptなどの実装指示を記入します。
文章だけだと指示が曖昧になってしまう場合は、デザインデータを添付し、直接赤枠などで囲みましょう。デザインデータと指示書を元にコーディングするため、対象が明確になるよう指示書を作成する必要があります。
指示書作成時のポイント
ここでは、より伝わりやすい指示書を作成するために、意識したいポイントについて解説します。
わかりやすく簡潔に書く
文字数が多くなるほど、指示書の内容が伝わりにくくなります。指示の内容はわかりやすく、簡潔に書くよう心がけましょう。時候の挨拶なども不要です。
発信者を明記する
発信者がだれだかわからないと、重要な指示書とみなされず、後回しにされることがあります。だれからの指示書なのかがわかるように、発信者を明記しましょう。
高圧的にならないよう注意する
指示書を作成する際に、「〇〇するように」などと高圧的な表現をすると、印象が悪くなります。とくに社外向けの指示書は、取引先との関係に配慮するためにも、表現に注意しましょう。
なお、文体は社内向けの指示書であれば常体でもかまいませんが、下請け会社や取引先に送付する場合は敬体で書くのが一般的です。
必要に応じて図やイラストを入れる
指示の内容によっては、文章だけで説明しても伝わらないことがあります。必要に応じて図やイラスト、写真などを入れて、理解しやすくなるよう工夫しましょう。
迅速に共有する
指示書の共有が遅れると、業務が開始できなかったり、誤った方法で作業が進んでしまったりする可能性があります。指示書が完成したら、迅速に共有することが大切です。
閲覧しやすいよう管理する
指示の内容を再確認するために、指示書を読み返すことがあります。専用の共有フォルダに保管するなど、だれでもすぐに閲覧できるようにしておきましょう。
まとめ
指示書は、業務内容や業務命令などを文書にして伝えるものです。指示を出したい相手に内容が正確に伝わるよう、簡潔に書かなければなりません。効率的に業務が進められるよう、受け手に伝わりやすい指示書作りを心がけましょう。