報告書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

わかりやすい報告書の書き方と例文

報告書とは、調査や研究の結果、業務の結果について述べた文書のことです。作成するときは、表題→要旨→詳細のピラミッド構造で説明するのがコツです。また、記載する内容は正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。報告書に関するテンプレートや書き方について解説します。

報告書とは

ビジネスにおける報告書とは、上司の指示によって業務を遂行し、その結果を報告するための文書のことをいいます。業務の結果を、ポイントを押さえて簡潔に伝えることを心がけましょう。

報告書作成のポイント

わかりやすい報告書を作成するポイントは、『誰に』『どんな目的で』報告するのかをあらかじめ想定しておくことです。そして、起きた事実をそのまま伝えることが求められているのか、または改善案や提案を加えることを求められているのか、そこを見極めて項目を削ったり、付け加えたりすると良いでしょう。要点を押さえた報告書作成のポイントをご紹介していきます。

①提出する相手や目的にあったまとめ方をする

まずは、その報告は誰に向けて書くものなのかを明確にしておきましょう。提出先は大きく分けて3者が想定されます。1つ目はトップ・役員向け。2つ目は、部内向け。3つ目は、お客様向けです。それぞれを提出先にしたときに気をつけたいポイントを挙げてみましょう。

  1. トップ・役員向け・・・報告事項は短く簡潔にし、判断がしやすい構成にする。
    会社トップは非常に多くの案件を抱えており、1つの事案に多くの時間をかけることができません。そのため判断を下しやすいように、メリットやデメリットを明確にしておきます。
  2. 部内向け・・・上司の求める内容をあらかじめ調査しておき、その結果を盛り込む。
    作成に取り掛かる前に、まず上司が求めるポイントを把握しておくべきです。上司の意図と報告事項がブレてしまうと、作成し直しになることもあります。
  3. お客様向け・・・期限厳守、形式と丁重さを忘れないこと。
    社外文書には共通していえることですが、失礼のないよう形式を重んじます。また、期限は厳守し、できれば設定された期限よりも早く提出することが望ましいです。

②構成を意識する

報告書を作成するにあたっては、全体の構成を意識することが大切です。報告書の構造は、一般的にピラミッドで表されます。ピラミッドの頂点が要約であり、下に行けば行くほど詳細な事柄を意味します。ピラミッドは大きく分けて3層構造になっており、上から表題要旨詳細となります。報告書はつい表題、つまりタイトルから書きたくなるものですが、書き出そうとすると案外難しいものですよね。逆に、詳細から書いていくとうまくまとめられるものです。全体構成を意識して、詳細から要約、要約から表題と書いていくようにすれば一本筋の通った報告書が書けるでしょう。

③正確な情報を簡潔にわかりやすく

報告書は作文ではありません。正確な情報を簡潔にわかりやすく書くことが求められます。報告内容に説得力を持たせるために、図や表を取り入れると良いでしょう。特に忙しく時間のない役職者であると、長い文章を最後まで読まない人もいます。そのような場合には、一目でわかる図や表が重宝されることもあります。また、重要なところを太字にする、カッコや下線などを効果的に使用すると良いでしょう。

④文章の書き方に注意する

ビジネスの場では、いかに要点を絞るかが重要視されます。そのため、文章も長くなりすぎないよう文字量にも着目してみましょう。句読点についても、読点が続き1文が長くなりすぎる場合は、適当なところで句点を入れます。また、『ですます調』と『である調』の混同は文章を書くうえでタブーとされています。最後に見直しをして都度修正をしていきましょう。

会社で使える報告書

会社では、『報告書』を提出するシーンが多数あります。出張報告書、業務日報、クレーム報告書、研究結果報告書、CSR報告書、事故報告書、調査報告書などです。上司に提出を求められたら速やかに作成できるよう、フォーマットを持っておくと良いでしょう。次に、報告書の例をいくつかご紹介します。

業務日報

職場や職種によっては、業務日報の提出が求められることがあります。これは、その日に行った業務の内容や気づいたことを報告する書類です。新しい業務を従事するときや新しく担当することになったとき、その業務を1人でこなせるようになるために書くケースが多いです。また、接客業など、日々変化のある職種でも、日報の提出が必要なこともあります。

<記載すべき項目>
  • 今週従事する主な活動とゴール
  • 本日の業務内容(時間ごと)
  • 進捗状況
  • 特記事項
  • 気づいたこと

Excelで作るA41枚の業務日報
>Excelで作るA41枚の業務日報

クレーム報告書

会社が扱う製品やサービスに不備・不具合があったとき、お客様からクレームを受けます。そのクレーム内容をまとめて報告する書類がクレーム報告書です。不具合の解消や改善のためにも、事実をもれなく書く必要があります。クレームの中に大切なヒントが隠されていることもありますから、私情を挟まず書くことが求められます。

<記載すべき項目>
  • 顧客名
  • クレーム発生状況
  • クレーム内容
  • クレームへの回答
  • 今後の対策

クレーム報告書04
>クレーム報告書04

研究結果報告書~書き方と例文~

新製品を開発するため、研究開発チームが組まれることがあります。研究結果報告書は、新製品の性能サービスの強みに関わるものです。正確さが求められるだけではなく、企業秘密が含まれる場合もありますから取り扱いには注意が必要です。研究の結果わかったこと、所見を盛り込み、具体的な数値があれば資料を別添しても良いでしょう。

<記載すべき項目>
  • 研究名
  • 研究実施時期
  • 研究担当者名
  • 研究目的
  • 研究場所
  • 研究の経過
  • 研究結果
  • 所見
  • 添付資料

研究結果報告書
>研究結果報告書

報告書を書くときの注意点

報告をする際、口頭であれ文書であれ日本人は前置きが長くなってしまう傾向があります。報告書を書くときは要点をまとめ、簡潔に書くことが大切です。報告書を書くときに気をつけたい注意点を5つ挙げますので、これらを意識して報告書を作成してみましょう。

  • 読みやすく簡潔に
  • 相手にわかりやすい言葉で
  • 内容を正確に
  • 事実を伝える
  • 納期を守る

所感について

ビジネス報告書では、作成者の所感を入れることがよくあります。気をつけたいのは、所感は感想文ではないということです。そのため、ただ思ったことを書けば良いわけではありません。その報告事項を通して感じたことを書くだけでなく、それを今後の業務にどう活かしていこうとしているのかを示すことが大切です。改善提案をし続けられる人は、成長し続ける人として評価されます。報告の中にビジネスの切り口を見つけることを意識して、所感を書くようにしましょう。

表紙の有無について

報告書には表紙をつける場合とつけない場合があります。社内報告書であれば、ほとんど表紙をつけることはありませんが、社外向けの文書では、製本して表紙をつけることもあります。例えば、決算報告書マニュアルレポートCSR報告書などです。株主や顧客向けの報告書には表紙をつける場合が多いです。また種類によっては絵柄つきであったりデザイン性のあるものが採用されたりします。その違いは、パンフレット的要素があるかどうかというところにあります。活動報告書など会社紹介の意味合いがあるものはデザイン性が高く、決算報告書などの経営状況を表すものはシンプルな文字だけの表紙になる場合が多いです。

フォントについて

ビジネス文書を作成する際に迷うのがフォントですね。フォントを選ぶポイントは、見やすさです。一般的にビジネスで使われるのは、見出しやタイトルはゴシック体、文章は明朝体です。文字サイズは11~12ポイントが見やすいといわれています。

まとめ
報告書は、上司の指示に基づいて行った業務の結果を報告する書類です。そのため、事実を正確にわかりやすく書くことを意識しましょう。改善の視点から所感を盛り込むとさらに評価はアップします。フォーマットを参考にして、さまざまなシーンに合わせた報告書を作成してください。

投稿日:
2016/09/05
更新日:
2017/02/07

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