チェックリストの作り方と作成のポイント
作業のミスや漏れを防止するのに役立つチェックリストですが、一から作成しようとすると、何を書くべきか悩む人は多いのではないでしょうか。
また、チェックリストを作ったは良いものの、なかなか定着せず困っている人もいるでしょう。
そこで今回は、チェックリストの作り方や作成時のポイント、チェックリストを定着させる方法などについて解説します。
チェックリストとは？
チェックリストとは、業務の内容や作業手順、確認項目などを書き出した一覧表のことです。チェックリストでやるべきことを確認し、終わったらチェックを入れることで、業務のミスや漏れを防止できます。
チェックリストとチェックシートの違い
「チェックリスト」と「チェックシート」には、以下のような違いがあります。
- チェックリスト：業務内容や作業手順などを箇条書きにし、レ点でチェックを入れるもの
- チェックシート：業務に関する情報を整理してもれなく点検・確認できるようにしたもの。箇条書き・レ点以外の書式もある
つまりチェックリストは、チェックシートの一種であるともいえるでしょう。とはいえ、明確に使い分けられていないことも多く、チェックリストをチェックシートと呼んでいる会社もあります。
チェックリストとマニュアルの違い
「チェックリスト」と「マニュアル」には、以下のような違いがあります。
- チェックリスト：業務内容や作業手順を一覧にして、業務の漏れやミスを防ぐために作成するもの
- マニュアル：業務内容や作業進め方など、業務全体を把握するために作成するもの
チェックリストはあくまでも、ミスや漏れがないかを確認しながら業務を進めるためのものなので、内容は簡易的です。
対して、マニュアルは業務内容や作業手順の詳細まで把握するためのものなので、より細かくていねいに書かれています。
チェックリストのメリット
チェックリストの作成にはそれなりに手間がかかるので、「作るのが面倒くさい」と思う人もいるでしょう。
しかし、チェックリストを作成することには、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、くわしく見ていきましょう。
作業のミスや漏れを防止できる
チェックリストを作成する大きなメリットが、作業のミスや漏れを防止できることです。
毎回チェックリストで作業内容を確認し、作業が完了したらチェックを入れていくため、必要な作業を忘れたり手順を間違ったりといったトラブルが起こりにくくなります。
業務の流れが把握しやすくなる
業務の流れが把握しやすくなることも、チェックリストを作成するメリットのひとつです。
チェックリストには、業務に必要な作業を時系列で記載します。そのため、業務の全体像が見える化されて、どう進めると良いのかがわかりやすくなるのです。
作業が完了するごとにきちんとチェックを入れていけば、業務の進捗も把握しやすくなるでしょう。
生産性の向上につながる
チェックリストの作成は、生産性の向上にもつながります。毎日チェックリストをつけていると、無駄な作業やミスが多い作業などが明確になり、業務を改善しやすくなるためです。
また、チェックリストに沿って業務を進めることで手順が統一化されるので、対応する人によってバラつきが出るのも防げます。
チェックリストの作り方
ミス防止や生産性向上などに役立つチェックリストですが、どう作成すれば良いのかわからない人もいるでしょう。そこで、チェックリストの作り方を解説します。
1.チェックしたい作業を時系列で洗い出す
チェックリストを作成するときには、まず作成の目的と利用シーンを明確にしましょう。「生産部門で作業に漏れがないかを確認したい」など、どの業務でどのような結果を得たいのかを具体的に考えます。
作成の目的と利用シーンが明確になったら、チェックしたい作業を時系列で洗い出していきましょう。
2.チェックリストの形態を決める
続いて紙媒体のチェックリストにするのか、データで管理するのか、チェックリストの形態を決めましょう。
たとえば、パソコンやスマートフォンなどの持ち込みを禁止している場所で使うなら、紙媒体のチェックリストにする必要があります。
パソコンが使用できる場所で、複数人でチェックリストを使いたいときなどは、データで管理したほうが便利です。どの形態が1番効率が良いかを考えてみましょう。
3.チェックリストの適切な粒度を考える
チェックリストの形態が決まったら、次はチェックリストの粒度を考えます。たとえば、手順を間違うと事故が発生する恐れがあるような場合、かなり細かいところまで書き出したチェックリストが必要です。
トイレ清掃などの日常的な業務であれば、大まかな内容でも問題ないでしょう。どの業務で使うチェックリストなのかによって粒度を変えると、チェック作業を効率良く進められます。
4.チェック項目をカテゴリ分けする
チェックリストの粒度が決まったら、次はチェック項目をカテゴリ分けしていきましょう。
仮に新人教育のチェックリストを作るとして、「ビジネスマナー研修」「勤怠管理」などカテゴリを分ければ、どの段階でどの作業が発生するのかがわかりやすくなります。
5.入力欄を設けてチェックリストを作成する
チェック項目のカテゴリ分けまで終わったら、一覧化してチェック入力欄を設け、チェックリストを作成しましょう。
作業者や作業日の入力欄も作っておくと、トラブルが起きたときなどに、いつだれがどの作業をしたのかを確認しやすくなります。
6.利用者に試してもらう
チェックリストを作成したら、実際にその業務を担当している従業員に、チェックリストを試してもらいましょう。
担当者に試してもらうことで、チェック項目の抜けや誤り、使いやすさなどが確認できます。
7.フィードバックの内容に応じて修正する
チェックリストを試してもらったら、フィードバックの内容に応じてチェックリストを修正しましょう。
チェックリスト作成のポイント
より精度が高く使いやすいチェックリストを作るために、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
初心者向けに作る
チェックリストがわかりにくいと、チェックリストで確認したにもかかわらず、作業のミスや漏れが発生する可能性があります。初めてその業務を行う初心者でもわかる内容にすることを心がけましょう。
わかりやすく簡潔に書く
チェックリストが長文だと、読むだけで時間がかかり効率が悪くなります。さっと見ただけでわかるように、チェック項目はわかりやすく簡潔に書くことが大切です。
重要項目を強調する
チェックリストのなかでもとくに重要な項目は、太字にしたり色をつけたりして強調しましょう。そうすることで、チェック項目の見落としを防ぎやすくなります。
作業のコツを書いておく
わかりにくい作業や、ごくたまにしか発生しない作業には、簡単な解説や効率的に作業を進めるコツを書いておくと良いでしょう。
解説やコツが書いてあると、どうやって作業を進めたら良いのかと迷う時間が削減できるので、生産性向上に役立ちます。
利用者の負担にならないよう心がける
チェックリストが使いにくかったり、粒度が合っていなかったりすると、利用者の負担が増大します。
その結果、生産性が落ちてしまったり、チェックリストが使われなくなったりすることがあるので、できるだけ負担にならない内容になるよう配慮しましょう。
チェックリストを定着させるには？
チェックリストを作成したは良いものの、担当者が使ってくれず定着しないことがあります。チェックリストを定着させるには、どうすれば良いのでしょうか。
新人・ベテランかかわらず使用してもらう
チェックリストを定着させたいなら、新人・ベテランかかわらず毎日使用してもらうようにしましょう。ベテランがチェックリストを使っていないと、新人も使わなくなりがちだからです。
全員が使うようルール化することで、仕事に慣れて油断したことによって起こるミスも防ぎやすくなります。
定期的に更新する
チェックリストの内容が現状にそぐわない内容だと、「チェックする意味がない」と判断されて、使われなくなる可能性があります。定期的に業務内容や作業手順を確認し、現状に合わせて更新することが重要です。
ダブルチェックを行う
ダブルチェックを行うことも、チェックリストの定着に有効です。1人でチェック作業をしていると、チェック漏れが発生したり、なあなあで済ませてしまったりすることがあります。
2人でチェックすれば、チェック漏れやいいかげんなチェックを防ぎやすくなるでしょう。
マニュアル・手順書に記載しておく
チェックリストを作っても、使われなければ意味がありません。マニュアルや手順書の作業手順に「チェックリストに記録」の項目を盛り込み、周知を徹底することが大切です。
まとめ
チェックリストは、作業のミスや漏れを防ぐのに有効な方法です。今回紹介した内容を参考に、チェックリストを作成してみましょう。
テンプレートを活用すると、簡単でスピーディに、効果の高いチェックシートが作成できます。
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