念書の書き方と例文

念書とは、後日に証拠となる書き付けのことで、念のために作成しておく文書です。念書は法的な強制力や拘束力はありませんが、簡単な合意書であり、契約を交わした証拠にもなるので、記載された約束事を履行する義務が発生します。念書に関するテンプレートや書き方について解説します。

念書とは

念書は約束事を証明する書類のことで、覚書と類似した性質を持っています。協議した内容の覚書として、念書を書かせた相手に約束事を守らせるために作成しておくものです。念書を書く人は、書かれた内容に責任を負い約束を果たす義務が生じます。

念書の効力について

念書には法的な強制力や拘束力はありません。裁判の証拠書類として念書が使われることもありますが、無効とされるケースも少なくありません。それでも、契約を交わしたという証拠にはなりますし、書き手への牽制にもなりますから作成しておいて損は無いでしょう。

誓約書・覚書・契約書との違い

念書とは、双方の合意のもとで作成されるものではなく、当事者の一方が他方に対して差し出す書類です。そのため、内容は念書の差出人が一方的に義務を負ったり、事実を認めたりするものになります。ですから、印鑑は念書を書く人だけが捺印することになります。誓約書についても同じ意味で使われています。一方、覚書や契約書には法的効力が生じます。念書や誓約書は書き手のみが署名捺印するのに対し、覚書や誓約書は双方合意のうえで署名捺印して取り交わします。

• 念書/誓約書⇒約束を守る立場の者が書き、一方的に義務を負う。法的効力なし。
• 覚書/契約書⇒双方合意のうえで取り交わす。法的効力あり。

念書を書く時の注意点

念書に法的効力は無いとはいえ、約束事を取り交わしたという証拠にはなります。のちの資料として、その事象がいつ発生したのかという情報が必要になることもあります。そのため、記入日は必ず書くようにしましょう。

念書の種類～社内編～

社内で念書を書く機会として、退職時、労働契約時、会社の費用をかけて海外研修に参加する時、事故や事件を起こした時などが考えられます。一番多いのは退職時かもしれません。在籍中に知りえた個人情報や機密情報を一切漏らさないということです。労働契約時の念書は一般的ではありませんが、例えば労働契約を締結したにも関わらず出社をしなかった場合などは、採用にかかった費用などを賠償する旨の念書を求められるケースがあります。また、会社の特別な教育プログラムとして海外研修や外部研修などに莫大な費用をかけて参加する場合、研修参加後1年間は退職しない旨の念書を求められることがあります。いずれにしても念書の作成は強制できるものではなく、また拒否しているにも関わらず無理やり書かせることで逆に問題となってしまう可能性もあることを覚えておきましょう。

念書に記載しておくべきこと

念書の書き方として、定型のフォーマットが決められているわけではありません。そのため、念書は比較的自由に作成することが可能です。念書を作成する際、相手方の署名捺印は必要ありませんが、念書を書く人は署名捺印をします。また、念書の内容によっては印紙が必要になるケースもありますので注意が必要です。例えば借金・連帯保証・債務引受など借用書の意味を持つ念書の場合、印紙を貼る必要があります。印紙を貼ったからと言って法的効力に変化はありませんが、印紙税法違反とみなされます。そのため、お金が絡む念書の場合は注意が必要です。

交通事故を詫びる念書の書き方と例

自分の不注意で交通事故を起こしてしまった場合、特に業務中であれば被害者だけでなく被害者の勤務先、また自社にも迷惑をかけることになります。事故の内容によっては厳罰に処される可能性もあるでしょう。二度とそのような過失を起こさないための牽制の意味も込めて、念書を書かされる場合があります。書き方はビジネス文書の文体を取りますが、冒頭の挨拶は不要です。日付、タイトル、宛先、差出人、差出人の印鑑、交通事故を詫びる旨の文章を書きましょう。

＜文例＞

私の不注意により発生しました交通事故の件につきまして、皆様に多大なご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんでした。今後はこのような事態を二度と起こさないよう十分反省し、注意を払っていく所存でございます。ここに念書をもってお詫び申し上げます。

＞交通事故を詫びる念書

退職時に交わす念書の書き方と例

企業に所属し勤務していると、さまざまな場面で機密情報や個人情報を目にする機会があります。在職中はもちろんのこと、退職後も業務上知りえたそれらの情報を漏らすことは禁じられます。会社とはもう関係無いからと言って、小さな情報でも部外者に漏らすことは許されないのです。そのため、退職時に念書を書かされるケースはよくあります。記される内容は主に3点です。

1. 顧客・従業員の個人情報
2. 業務上の資料・情報
3. 秘密情報を漏洩した場合の賠償内容

＜文例＞

私は、貴社を退職するにあたり、下記の事項を遵守することを制約致いたします。

1. 業務上知りえた貴社の機密情報及び個人情報（顧客・従業員）
2. 業務上知りえた資料ならびに情報
3. 上記違反により貴社の機密情報を開示もしくは漏洩した場合、貴社が被る一切の損害を賠償することを約束致します。

＞退職時に交わす念書

念書の種類～社外編～

念書を社外で書く機会として、離婚する時、財産分与をする時などが考えられます。念書には法的効力は無いとされていますが、書かれた念書を公証人役場へ持っていけば正式な証拠として残すことが可能です。いざという時の証拠として使うことができますから、準備しておいて損は無いでしょう。

離婚に関する念書の書き方

婚姻の継続が難しく離婚に至る場合、一方が離婚に合意しなかったり、慰謝料や養育費などで揉めたりする場合があります。そんな時、相手方に予め念書を書いてもらっておけば、離婚調停や裁判になった場合でも、スムーズに処理が進められる可能性があります。配偶者の不貞や不注意で、婚姻を継続しがたい事象が起きた際に、念書を取得しておきます。例えば、配偶者の不貞が発覚した場合に、次に同じ過ちを犯した場合には離婚することを合意し、慰謝料支払いの義務を負う旨などの念書を書いてもらいましょう。離婚に関する念書は、『離婚協議書』としてまとめられることが多いです。

財産分与に関する念書の書き方

離婚にあたり協議しなければならないことの1つに財産分与があります。財産分与とは、婚姻中に取得した夫婦共有の財産を、精算することを言います。共有財産には、不動産や家財道具、生命保険や預貯金などが含まれます。例えば、持ち家のローン支払いなど、当初相手側が共同で支払うと言っていたとしても、後から覆されたら困りますね。出て行くのだから支払わないと言われてしまうこともあるでしょう。その場合でも予め念書を取得し公証役場で認証してもらっておけば裁判になっても証拠として提示することができます。離婚後もローンを分割して何割の負担をする等の念書を書いてもらいましょう。

まとめ

念書には法的な強制力や拘束力はありませんが、公証人役場で認証をしてもらえば公正証書として認められます。また、そこまでの準備ができなくとも念書を書いてもらっておけば契約を交わした証拠となります。社内の念書としては、社員に強制することはできませんので注意してください。念書には決まったフォーマットはありませんので、例文を参考に書きやすい念書を作成してみてください。