顛末書の書き方と例文

顛末書とは、事件や事故、仕事上のトラブルが生じたり、または、商品やサービスに不備が発生したりといった問題が起きた場合に、上司や会社に対して状況や経緯の一部始終を報告する文書のことで、経緯書とも呼ばれます。

顛末書とは、事件や事故、仕事上のトラブルが生じたり、または、商品やサービスに不備が発生したりといった問題が起きた場合に、上司や会社に対して状況や経緯の一部始終を報告する文書のことで、経緯書とも呼ばれます。顛末書の書き方について解説します。

顛末書の意味とは

顛末書は『てんまつしょ』と読み、仕事上ミスやトラブルが発生したり、不祥事が起きてしまったりしたときに、会社に対して経緯や問題の一部始終を報告するビジネス文書のことをいいます。文字通り、ものごとの顛末を報告する書類です。

顛末書と始末書の違い

顛末書と始末書は似た意味合いで使われることが多いですが、厳密には異なる性質を持っています。顛末書は、不祥事が起きた際、なぜそうなったのかを順序立てて報告する目的であるのに対し、始末書は反省を表す意味が強くなります。懲戒、訓告など、社内処分が伴う場合に、始末書が用いられることが多いといえます。

社内用の顛末書の書き方

顛末書を書くときは、公平かつ客観的な視点で私情を挟まずに書くことがポイントです。トラブルや不祥事の当事者ではなくとも、その内容を良く知る責任者が書く必要があります。企業は、トラブル発生時の対応能力が問われますから、虚偽や誇張なく事実を記載するように心がけましょう。

顛末書の項目

顛末書に記載すべき項目は次のとおりです。

1. いつ、どこで、何が起きたのか
2. 被害・損害の程度はどのくらいか
3. どのように対応をしたか
4. 今後の対策はどうするか
5. 担当者の意見

交通事故を起こした際の顛末書の書き方・例文

業務中に交通事故を起こしてしまった場合は、公的機関への届出や法的な手続が必要になることがあります。また人命に関わるような大きな事故の場合は、会社の信用問題にまで発展します。原因究明と再発防止のためにも、顛末書には事実を書かなければなりません。記載すべき項目は次のとおりです。

• 事故発生日時
• 事故発生場所
• 事故発生内容
• 事故発生の原因
• 負傷等の程度
• 対応状況
• 今後の対策

＞営業社員交通事故における顛末書

商品を紛失した際の顛末書の書き方・例文

会社の商品は会社の財産です。その大切な財産を紛失する責任は重いものと考えましょう。紛失したのか、盗難にあったのか、個人だけの責任ではない場合もあります。経緯を明確にして今後の対策を打つ必要がありますから、事実を隠蔽することなく細かく報告をしましょう。記載すべき項目は次のとおりです。

• 紛失日時
• 紛失場所
• 紛失状況
• 紛失した原因
• 紛失したもの
• 紛失者
• 対応状況
• 今後の対策

＞顛末書02（商品紛失）

社外用の顛末書の書き方

社外に対してトラブルや不祥事を起こしてしまうと、会社の信用問題に大きく関わります。業務上、起きてしまった事故を二度と起こさないよう、再発防止策として作成することが顛末書の目的になります。そのため、誰が読んでも内容が良くわかるように書くことを意識してください。モレがないように書くには、5W1Hに沿って文章を構成すると良いでしょう。

＜5W1H＞

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何をしたのか（What）
• 経過・状況・程度（How）
• 原因・理由（Why）

社外に提出する顛末書の宛名ですが、まず一番上に提出先の社名を書きます。会社へ宛てる場合は『様』ではなく『御中』としましょう。また、株式会社を㈱と略さないよう気をつけてください。

• ○○株式会社　○○部　御中
• ○○株式会社　代表取締役社長　○○様

宛名を書いたら、次に報告する人の氏名を記載します。報告内容の重大度合いによって、担当者レベルでなく上司、役職者の名前を記載したほうが良い場合もあります。誰の名前で提出をするかは、上司と相談して決めましょう。

• ○○株式会社　○○部部長　○○

宛名が書けたら早速本文に入ります。顛末書は報告書類ですから、季語の挨拶などは入れず直接本題から書き始めましょう。

顛末書の例文

このたび◯◯チップス異物混入の件に関しまして、調査をいたしました。
その結果を受け、原因究明と、再発防止のための対策を講じましたので、
ご報告申し上げます。

• 問題の発覚：平成◯年◯月◯日　お客様より問い合わせがあり、その後、同様の問合せが◯◯件寄せられた
• 商品名：◯◯チップス（◯◯工場製造、ロット番号◯◯、○○個）
• 問題の内容：○○チップスの中に、毛糸と思われる異物が混入している。
• 問題の原因：製造ラインに入った社員が作業着をきちんと着用していなかったことがわかった。
• 問題の程度：人体に及ぼす影響はないと考えられるが、安全性を問われる結果となり、世間的な信用を失う結果となった。
• 損害費用
  1. 商品回収　◯◯円（廃棄分含む）
  2. 代替品送付◯◯円
  　 合計　　　◯◯円
• 現状の対応：
  流通している商品は自主回収を手配し、◯◯ケースを回収した。
  販売済みの商品は、申し出のあったお客様には商品を回収したうえで代替品を送付。
• 今後の対策：
  教育と制度の両面から見直しを実施する。
  社員には研修を実施し、製造ライン入室の際にチェックリストを設ける。

社外に提出する際の注意点

顛末書の文書を作成したら、作成者名の箇所に印鑑を押印します。作成日及び提出日を明記してください。また、原因解明のために必要な実測データ、説明書、図面など添付資料があれば同封しましょう。顛末書を社外に提出する際の封筒は、一般的には縦長の定形和封筒を用います。白地、二重袋の様式を選ぶと良いでしょう。宛名は、顛末書に記した宛名を封筒の表面に書きます。裏面には作成者名を書きます。

まとめ
始末書と混同してしまいがちな顛末書ですが、目的や意味合いが異なります。反省の意が強いものが始末書ですが、客観的視点で報告するものが顛末書です。その違いを理解したうえで、誰が見てもわかりやすいように内容をまとめましょう。

投稿日：

2016/08/03

更新日：

2016/08/03

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  手順書とは、能率良く、作業や業務を行えるよう作成します。手順書通りに進めれば、作業効率が高まるだけでなく、トラブルも最小限に抑えることができるでしょう。誰が見てもわかりやすく表現する必要があります。そのために写真や図を使って理解しやすくなるよう工夫しましょう。

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  表彰状とは、特に優秀な成績をあげた人や優れた行いがあった人を褒めたたえた書状のことです。会社関連では、永年勤続、功労、営業成績、安全無事故など模範となる人をたたえて、表彰を行います。表彰状の書き方としては、句読点は用いず、文の区切りでも改行せずに一文字分だけ空けて文を続けます。文章は簡潔に短く区切りますが、表彰する理由や何の表彰であるかは、具体的に記載します。

• 【願書の書き方】

  願書の書き方、書式、テンプレート一覧です。願書とは、許可を得るために提出する文書のことです。主なものとして、退職を希望する際の退職願、会社や行政などに問題点を指摘して改善を求める嘆願書などがあります。要点をわかりやすく記載するようにしましょう。また、幼稚園への入園、小学校、中学校、高等学校、大学、短大、専門学校、職業訓練校などの入学試験を受験するために、希望する学校に提出する入学願書があります。入学願書は、学校によって所定の用紙が用意されている場合があるので確認しましょう。

• 【指示書の書き方】

  指示書とは、業務内容や命令の内容などを指示する文書のことです。作成する際には、読み手を意識し、相手が理解できる用語で具体的に記載しましょう。5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、どのように、どうした）を踏まえて作成すると、指示の漏れを防ぐことができます。また、要点は箇条書きなどで簡潔に記載しましょう。

• 【申告書の書き方】

  申告書とは、国民が法律上の義務として、官庁などに一定の事実を申し出る内容を記載した文書のことです。例えば、確定申告書、法人税申告書、退職所得申告書、扶養控除申告書、還付申告書、償却資産申告書、失業認定申告書などさまざまな種類のものがあり、所定のフォーマットに必要事項を記載して、税務署などの申告先に提出します。申告書には申告期限が定められているので、注意が必要です。また、社内で活用できる申告書として、健康状態・職務内容・自己評価などを記載する自己申告書や通勤経路申告書、異動希望申告書などがあります。

• 【保証書の書き方】

  保証書とは、ある一定の条件で物事を保証する旨を記載した文書のことです。例えば、従業員が会社や事業主に提出する身元保証書は、家電製品などに添付される製品保証書などがあります。保証書の種類や書き方を解説します。

• 【承認書の書き方】

  承認書とは、相手の願いや要求などを聞いて、正当と判断すること、もしくは認めることを記載した文書です。社内では、社員が願い出た育児休業、介護休業、勤務時間短縮などを承認するときに作成します。書面には、日付、タイトル、相手の氏名、承認内容、自分の名前を盛り込みます。文章は簡潔に、必要事項のみを記載します。承認書のテンプレートには、さまざまなパターンのものがあるので、利用してみるとよいでしょう。

• 【調査書の書き方】

  調査書とは、調査の結果を報告する文書のことです。営業戦略やマーケティング、新人育成、競合店調査など、業務上必要な内容について調査を行い、結果を調査書にまとめることで、今後の戦略や計画などに役立てることができます。この他、学校の入学判定や就職の際の選抜資料として、受験先に提出される文書も調査書の一種で、内申書とも呼ばれます。

• 【決議書の書き方】

  決議書の書き方、書式、テンプレート一覧です。決議書とは、会議での決定事項や意見を記載した文書のことです。必要事項のみをピックアップし、箇条書きなどで簡潔にわかりやすく記載します。書面は、誰が見てもわかりやすい構成にしましょう。テンプレートを用意しておくと、必要事項を入れるだけで、手間なく決議書を作成することができます。

• 【進退伺いの書き方】

  進退伺いは辞表とは大きく違います。職務上の過失があったとき、責任を追って辞職するべきかどうかを上司にお伺いするときに使用しますが、辞職を決定しているものではありません。進退伺いには、責任の追う所存を伝えつつ、上司の指示を仰ぐ必要があり、文章や言い回しに気を使うこととなります。例文を入れて解説していきます。