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顛末書の書き方と例文

顛末書とは、事件や事故、仕事上のトラブルが生じたり、または、商品やサービスに不備が発生したりといった問題が起きた場合に、上司や会社に対して状況や経緯の一部始終を報告する文書のことで、経緯書とも呼ばれます。

顛末書とは、事件や事故、仕事上のトラブルが生じたり、または、商品やサービスに不備が発生したりといった問題が起きた場合に、上司や会社に対して状況や経緯の一部始終を報告する文書のことで、経緯書とも呼ばれます。顛末書の書き方について解説します。

顛末書の意味とは

顛末書は『てんまつしょ』と読み、仕事上ミスやトラブルが発生したり、不祥事が起きてしまったりしたときに、会社に対して経緯や問題の一部始終を報告するビジネス文書のことをいいます。文字通り、ものごとの顛末を報告する書類です。

顛末書と始末書の違い

顛末書と始末書は似た意味合いで使われることが多いですが、厳密には異なる性質を持っています。顛末書は、不祥事が起きた際、なぜそうなったのかを順序立てて報告する目的であるのに対し、始末書は反省を表す意味が強くなります。懲戒、訓告など、社内処分が伴う場合に、始末書が用いられることが多いといえます。

社内用の顛末書の書き方

顛末書を書くときは、公平かつ客観的な視点で私情を挟まずに書くことがポイントです。トラブルや不祥事の当事者ではなくとも、その内容を良く知る責任者が書く必要があります。企業は、トラブル発生時の対応能力が問われますから、虚偽や誇張なく事実を記載するように心がけましょう。

顛末書の項目

顛末書に記載すべき項目は次のとおりです。

  1. いつ、どこで、何が起きたのか
  2. 被害・損害の程度はどのくらいか
  3. どのように対応をしたか
  4. 今後の対策はどうするか
  5. 担当者の意見

交通事故を起こした際の顛末書の書き方・例文

業務中に交通事故を起こしてしまった場合は、公的機関への届出法的な手続が必要になることがあります。また人命に関わるような大きな事故の場合は、会社の信用問題にまで発展します。原因究明と再発防止のためにも、顛末書には事実を書かなければなりません。記載すべき項目は次のとおりです。

  • 事故発生日時
  • 事故発生場所
  • 事故発生内容
  • 事故発生の原因
  • 負傷等の程度
  • 対応状況
  • 今後の対策

営業社員交通事故における顛末書
>営業社員交通事故における顛末書

商品を紛失した際の顛末書の書き方・例文

会社の商品は会社の財産です。その大切な財産を紛失する責任は重いものと考えましょう。紛失したのか、盗難にあったのか、個人だけの責任ではない場合もあります。経緯を明確にして今後の対策を打つ必要がありますから、事実を隠蔽することなく細かく報告をしましょう。記載すべき項目は次のとおりです。

  • 紛失日時
  • 紛失場所
  • 紛失状況
  • 紛失した原因
  • 紛失したもの
  • 紛失者
  • 対応状況
  • 今後の対策

顛末書02(商品紛失)
>顛末書02(商品紛失)

社外用の顛末書の書き方

社外に対してトラブルや不祥事を起こしてしまうと、会社の信用問題に大きく関わります。業務上、起きてしまった事故を二度と起こさないよう、再発防止策として作成することが顛末書の目的になります。そのため、誰が読んでも内容が良くわかるように書くことを意識してください。モレがないように書くには、5W1Hに沿って文章を構成すると良いでしょう。

<5W1H>
  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • 誰が(Who)
  • 何をしたのか(What)
  • 経過・状況・程度(How)
  • 原因・理由(Why)

社外に提出する顛末書の宛名ですが、まず一番上に提出先の社名を書きます。会社へ宛てる場合は『様』ではなく『御中』としましょう。また、株式会社を㈱と略さないよう気をつけてください。

  • ○○株式会社 ○○部 御中
  • ○○株式会社 代表取締役社長 ○○様

宛名を書いたら、次に報告する人の氏名を記載します。報告内容の重大度合いによって、担当者レベルでなく上司、役職者の名前を記載したほうが良い場合もあります。誰の名前で提出をするかは、上司と相談して決めましょう。

  • ○○株式会社 ○○部部長 ○○

宛名が書けたら早速本文に入ります。顛末書は報告書類ですから、季語の挨拶などは入れず直接本題から書き始めましょう。

顛末書の例文
このたび◯◯チップス異物混入の件に関しまして、調査をいたしました。
その結果を受け、原因究明と、再発防止のための対策を講じましたので、
ご報告申し上げます。
  • 問題の発覚:平成◯年◯月◯日 お客様より問い合わせがあり、その後、同様の問合せが◯◯件寄せられた
  • 商品名:◯◯チップス(◯◯工場製造、ロット番号◯◯、○○個)
  • 問題の内容:○○チップスの中に、毛糸と思われる異物が混入している。
  • 問題の原因:製造ラインに入った社員が作業着をきちんと着用していなかったことがわかった。
  • 問題の程度:人体に及ぼす影響はないと考えられるが、安全性を問われる結果となり、世間的な信用を失う結果となった。
  • 損害費用
    1. 商品回収 ◯◯円(廃棄分含む)
    2. 代替品送付◯◯円
      合計   ◯◯円
  • 現状の対応:
    流通している商品は自主回収を手配し、◯◯ケースを回収した。
    販売済みの商品は、申し出のあったお客様には商品を回収したうえで代替品を送付。
  • 今後の対策:
    教育と制度の両面から見直しを実施する。
    社員には研修を実施し、製造ライン入室の際にチェックリストを設ける。

社外に提出する際の注意点

顛末書の文書を作成したら、作成者名の箇所に印鑑を押印します。作成日及び提出日を明記してください。また、原因解明のために必要な実測データ、説明書、図面など添付資料があれば同封しましょう。顛末書を社外に提出する際の封筒は、一般的には縦長の定形和封筒を用います。白地、二重袋の様式を選ぶと良いでしょう。宛名は、顛末書に記した宛名を封筒の表面に書きます。裏面には作成者名を書きます。

まとめ
始末書と混同してしまいがちな顛末書ですが、目的や意味合いが異なります。反省の意が強いものが始末書ですが、客観的視点で報告するものが顛末書です。その違いを理解したうえで、誰が見てもわかりやすいように内容をまとめましょう。

投稿日:
2016/08/03
更新日:
2016/08/03

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