始末書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

始末書の書き方・例文

始末書とは、過ちを謝罪するために事情を記載して提出する文書のことです。

始末書とは、過ちを謝罪するために事情を記載して提出する文書のことです。責任を明確にして、不始末の内容を明らかにして謝罪し、再発させないことを書面にて誓約するために、1)不始末の発生経緯、2)発生原因とその理由、3)不始末に対する反省と謝罪、4)再発を防ぐために今後やるべきこと、といった4点を必ず盛り込むようにしましょう。さまざまな始末書に関するテンプレートや書き方についてご説明します。

始末書とは

始末書は、業務上ミスや過失を起こしてしまった時に会社に提出する書類です。会社の備品や施設を破損させたり、紛失させてしまったりした場合にも提出が求められます。過失の内容を明らかにして反省し、再発防止に努めます。できれば書きたくない書類ですが、ことの重大さを認識させると同時に、今後の牽制の役割も果たします。

始末書と顛末書の違い

一見同じように見える始末書と顛末書ですが、その性質は明らかに異なります。一言でいうと、始末書には謝罪や反省の意があり、顛末書には謝罪や反省はいりません。始末書には、不始末が発生した原因や内容を書いた上で反省し、謝罪をもって会社に寛大な措置を求めることが目的です。一方、顛末書は言葉のとおり、ことの顛末を一部始終記載し、事実関係を明らかにすることが目的となります。

記載する項目について

始末書に記載すべき項目は決まっています。必ず下記5点を盛り込むようにしましょう。

  1. 不始末の内容
  2. 不始末の原因
  3. 反省・謝罪
  4. 不始末を二度と起こさない旨
  5. 寛大な措置を願う旨

始末書作成のポイント

始末書は、ただ書けばいいというものではありません。反省が伝わらなければ、かえって良くない印象を残しかねません。そうならないためにも5つのポイントを頭に入れておきましょう。

  1. 上司の指示のもとに書く
  2. 何の説明もせずにいきなり始末書を提出するのではなく、まずは上司に口頭で相談した上で指示を仰ぎます。

  3. 事実を正直に書く
  4. 保身のあまり言い訳がましい表現になりがちですが、自らの過ちを正当化するような姿勢は改めましょう。正直に事実を書くことで、良い印象を与えます。

  5. 誠実さを心がける
  6. 不始末の内容が自分起因でない場合でも、他の人のせいにしてはいけません。他責をしていては誠実さが伝わりません。自分の至らなさを素直に反省し謝罪しましょう。また、過度な謝罪とならないよう気をつけてください。大げさな謝罪も誠実さを疑われます。

  7. 簡潔明瞭に書く
  8. 始末書ではまわりくどい表現は避け、事実を客観的に書くように心がけます。簡潔かつ正確に書くことが大切です。

  9. 用紙とインクの色に気をつける
  10. 始末書は、一般的なビジネス文書とは少し異なる性質を持っていますので、カラーインクを使うことはやめましょう。手書きする場合も、青ペンなどは使わないようにします。白無地の用紙に黒インクを用いましょう。

用紙や封筒について

前述のとおり、用紙は白色のものを使用します。会社に指定の書式があれば、それに従いましょう。一般的に用紙はA4もしくはB5を使います。横書きで、1枚にまとまるように書きます。簡潔に書くことが大切ですので、敬語表現でなくて構いません。重い内容の場合は手書きで書くこともあります。

基本的な始末書のフォーマットと書き方

それでは、基本的な始末書のフォーマットをご紹介しましょう。先ほど挙げた記載する項目5点のほか、下記欄を設けると良いでしょう。

  • 記入年月日
  • 宛先(通常は会社の社長宛)
  • 所属、氏名、印
  • 発生日時
  • 承認欄(上司等)

その他必要であれば、上司のコメント欄を設けても良いかもしれません。上司からも寛大な措置を求める旨の一筆がもらえれば心強いです。
始末書09
>始末書09

交通事故を起こしてしまった時の始末書について

社用車を運転していて交通事故を起こしてしまった場合には、被害者か加害者かによっても変わりますが、重大に扱われることも多くあります。始末書には事故の状況・原因・事後処理について正確に記述する必要があります。自損事故ではなく、対物・対人の事故では、大きさによっては訴訟に発展する場合もあります。事実との相違があると後々余計大変なことになりますので気をつけましょう。この場合も、まずは上司に相談してください。

交通事故を起こしてしまった時にまずやるべきこと

交通事故を起こしてしまった場合、勤務中であるか休暇中であるか、社用車であるか自家用車であるかによっても対応は異なります。社用車である場合は、会社には使用者責任が発生し、基本的には会社の保険が適用されることになります。しなしながら、それでも賄えない場合には、自己負担分が発生する可能性があることを覚えておいてください。

交通事故を起こしてしまったら、けが人がいる場合はまず救急車を呼びます。その後警察を呼びますが、併せて職場の上司にも連絡をしましょう。会社のCSR部門や法務部門への連絡も必要になるかもしれませんが、それは上司の指示に従いましょう。始末書を書くのは後日落ち着いて出社してからになると考えて良いでしょう。

フォーマットと書き方

交通事故の始末書は、事故報告の意味合いを含む場合もあります。会社によっては社内で回覧される場合もあります。だからといって変に脚色したりせず事実を端的に書くようにしましょう。記入すべき項目を挙げてみます。

  • 事故の重度(重・並・軽)
  • 記入年月日
  • 宛先
  • 発行者名・印
  • 事故名
  • 発生年月日
  • 原因
  • 対策
  • その他

その他の欄には、再発防止を誓う旨と寛大な措置を求める旨、さらに謝罪を書くと良いでしょう。


始末書01
>始末書01

遅刻をしてしまった時の始末書について

社会人になると接待や飲み会の席も増え、一度は寝坊してしまったことがあるという人は多いのではないでしょうか。会社からの電話で起きたなんて話もよく耳にします。電車遅延による遅刻や天災による遅刻では、始末書の提出を求められることはあまりありません。しかし、何の連絡もない個人の不注意による遅刻は無断欠勤扱いとなり、本人へ反省を促すためにも始末書の提出を求められることがあります。

遅刻の始末書テンプレートと書き方

通常業務1回の遅刻ではそこまで咎められることはないかもしれませんが、それが何度も度重なる場合や、客先への遅刻となると大事です。その遅刻1回で商談が破談になってしまうこともあるかもしれません。一般的な遅刻では、原因や状況を事細かく説明するよりも、反省と誠意が伝わる文章形式が適しています。テンプレートを参考にしてください。


遅刻の始末書
>遅刻の始末書

まとめ
組織に所属していると当たり前のように感じてしまいますが、勤務時間においても会社の設備や備品においても、それらは会社の管理下にあり、全てに費用がかかっています。個人の不始末で何かしらのミスを犯してしまった場合には、始末書を提出しなければなりません。ほんの小さな不注意が重大な過失となってしまうこともあります。できることなら始末書を書く機会のないように日々注意したいものですが、万が一、不始末を起こしてしまった場合にはテンプレートを参考にしてください。ミスのない人間は存在しません。ミスを犯したあとどうするかが重要なのです。

投稿日:
2016/05/19
更新日:
2016/05/19

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