願書の書き方と取り寄せ方法
願書とは、許可を得るために提出する文書のことです。
幼稚園への入園、小学校、中学校、高等学校、大学、短大、専門学校、職業訓練校などの入学試験を受験するためには、入学願書を提出する必要があります。学校によって所定の用紙が用意されている場合があるので、確認しましょう。
また、そのほかには退職願、嘆願書などがあります。
このコラムでは、さまざまな願書に関するテンプレートや書き方についてご説明します。
入学願書の書き方について
行きたい学校が決まったら、まずは入学願書を入手します。出願期間が過ぎてしまうと受験ができなくなってしまいますので、期間内に間に合うよう早めに準備しましょう。一生懸命入学願書を書いても記入モレや間違いがあっては台無しです。入学願書のコピーを取って、一度下書きをすると良いかもしれません。入学願書を書くときのポイントをご紹介しましょう。
- 手書きで丁寧に書く
- 黒いペンで書く
- 住所は郵便番号を記載し、都道府県から書く
- 学校名は省略せず正式名称で書く
- 「〃」は使わない
- 二重線や修正液での訂正はしない
願書を取り寄せる方法（請求方法）
願書の様式は学校によって異なります。必ずその学校の願書を取り寄せましょう。年度ごとに様式が変更になっている場合もありますので、昨年のものは使用しないか、事前に確認が必要です。また、受験する種類によって願書が異なることがあります。自分がどの方法で受験をするのか確認しましょう。併願申請書や推薦入試専用の願書がある場合があります。願書のほかにも内申書や成績表など、学校で用意してもらわなければならない書類も確認が必要です。
願書を入手するには説明会などに行って直接窓口でもらうほか、資料請求をして送付してもらう方法やWEBでのダウンロードができる学校もあります。願書取り寄せには費用がかかる場合もあります。わからない場合には、先生や教務に相談しても良いでしょう。
貼付する写真について
願書に貼り付ける写真は、スナップ写真はNGです。過去3ヶ月以内に撮影したものを使用します。写真館で撮影してもらうのが一番良い方法ですが、それが難しければスピード写真でも構いません。なるべく顔がはっきりわかるよう胸上で撮影し、帽子の着用は避けましょう。
封筒の宛名書きについて
入学願書の封筒ですが、あらかじめ印刷されている場合があります。『○○大学 ○○課 行』となっている場合でも、そのまま出すのではなく『行』の箇所を斜め二重線で消し『御中』と書き直しましょう。また、入試結果が郵送である場合は、返信用封筒を同封することがあります。同封する封筒には受験する人の名前を書きますが、このときは『様』ではなく『行』と記載します。しかし、返信用封筒にあらかじめ印刷されている場合は、『様』の箇所を訂正しないでくださいと書かれていることがあります。そのときは指示に従いましょう。
添え状について
ビジネスレターを送付する際には添え状をつけるのが一般的です。入学願書を送付するときにも添え状は必要なのでしょうか？募集要項には必要書類が細かく書かれています。それらに漏れがないかのチェック欄が設けてある場合があります。指定されていない書類をつけると混乱を招くこともあります。ですから、添え状は一般的にはつけなくても良いようです。もちろん、つけたからといって不利になることはありません。私立の学校で、色々としきたりがある場合以外は、事務的な提出と考えて良いでしょう。
書き損じてしまったときは・・・
入学願書を書き損じてしまったからといって、そこまで神経質になることはありません。もし間違えてしまったときは、修正液は使用したり、適当な二重線のみで訂正したりするのは避けましょう。定規でまっすぐ二重線を引き、上から訂正印として印鑑を押して訂正するのがマナーです。しかし、ただでさえナーバスになる受験です。願掛けをする人も多い中、きれいな願書を提出したいですよね。できれば、入学願書を書く前に一度コピーを取り、下書きするのも良いでしょう。下書きしてから書けば、ミスをする確率は格段に減ります。
退職願について
退職願は、所属している会社を退職する際に提出する書類です。これは、突然提出するのではなく、まずは上司に辞意を伝えましょう。引継ぎなどの調整をして、正式に退職日が決まった後で提出するものです。会社は退職願を元に事務上の手続を進めますので、記載内容に誤りがないように気をつけましょう。
退職願のフォーマットと書き方
会社に定められたフォーマットがある場合はそれを使います。退職願は、ワードフォーマットが便利です。会社の代表者に宛てて書きます。下記3点を盛り込んで書くようにしましょう。
- 退職年月日
- 退職理由
- 退職後の住所
会社を退職した後も、書類のやりとりが発生することがあります。退職後に引越しをする場合には、新しい住所を記載しましょう。
≫退職願い03
嘆願書とは
嘆願書は、強いお願いの意味が込められている書類のことをいいます。例えば、交通事故の加害者となってしまったときに、裁判官に対して寛大な措置を求める嘆願書を、被害者の方に書いてもらうことで有利になる場合があります。市民が行政に対してビル建設反対の嘆願書を提出する場合は、それに賛同する署名がつけられることもありますね。会社で嘆願書を提出するシーンでは、自分たちでは解決できない職場の問題が起きたときに、会社へ問題是正の嘆願をすることが挙げられます。
嘆願書の効力について
嘆願書を提出したからといって、必ず願いを聞き入れてもらえるわけではありません。しかし、口頭で伝えるよりも書類として証拠が残るぶん、動いてもらえる可能性はあります。問題提起にはなるでしょう。1回では何も変わらなかった場合でも、何度か嘆願書を提出し続けることで事態が発展することもあります。しかしながら、過度な期待は禁物です。
嘆願書のフォーマットと書き方
まずはタイトルをつけます。『○○に関する嘆願書』など、嘆願する内容がわかるタイトルをつけても良いでしょう。そして記入日、宛先、嘆願する内容、嘆願者の名前を書きます。前文や前置きは書かずに本題だけを記載します。
≫嘆願書
休職願について
休職願は、自身の体調不良によって勤務継続が困難になってしまったとき、治療等のため一定期間休職が必要な場合、会社へ提出する書類です。一般的には、医師の診断書と合わせて提出するものです。
休職願のフォーマットと書き方
休職願は、会社によっては社内システムによって電子化され、必要項目を入力するだけで処理されることも増えています。そうでない場合には、ワードフォーマットが便利です。記載すべき項目は、記入日、宛先、タイトル、休職する期間、休職理由、休職中の連絡先、添付書類名が挙げられます。
≫休職願001
まとめ
一口に願書といっても、その種類はさまざまです。学校へ提出するものから行政官庁へ提出するもの、会社へ提出するものなど多種多様です。いずれも目的ははっきりしており、強い意志が込められます。そのため、前文や末文などは入れません。目的に応じて、各願書フォーマットを作成の参考にしてください。