証明書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

使いやすい証明書のテンプレートと書き方

証明書とは、厳密に言うとある条件を満たした時に、その真偽を証明するために発行される書面です。

証明書とは、厳密に言うとある条件を満たした時に、その真偽を証明するために発行される書面です。身分や資格の所持を証明するもの、承認や許可を得たことを証明するものなどがあります。ここでは使用しやすい証明書のテンプレートをご紹介します。

さまざまな種類の証明書

ひと口に証明書と言っても、数多くのものがあります。たとえば、身分や資格などを証明する免許証や在職証明書、研修や教育課程の修了を証明する修了証や卒業証書、試験や検定などに合格したことを証明する合格証などがあります。また、駐車許可証や認定証など、承認や許可を得たことを認定するものなどもよく目にします。証明書はあらゆる所で使われる「真偽を証明するもの」なのです。
また、企業から従業員に発行する証明書などは、従業員の企業内の立場を示したり、社会的な証明としても使われたりするものが多く、なかば公的な存在になっています。それだけに過不足のない適切なものを準備する必要がありますので、証明書を発行する立場にある時は、この点にも留意しましょう。

証明書に必要な項目

では、証明書にはどんな内容が記載されていればいいのでしょうか。ここでは、一般的に証明書に記載される項目について、ご紹介していきましょう。

証明書番号
同種類の証明書には必ず別々の番号を振らなければいけません。たとえば連番で振られた番号がそれに当たります。
証明(認定)した者の記名押印
証明書はあくまでも公文書です。その証明は誰がしたものなのかを示さないと公的な価値はありません。日本の場合は、必ず押印することも必要です。
証明された者の氏名などの記載
証明書には、証明書を与えられる(使用する)者の氏名、生年月日が最低限記載されていないといけません。免許証のように住所なども記載されることも多いでしょう。なお、業務用の場合には所属する企業名も併記されるのが一般的です。
発行年月日
証明した日付は欠かせません。試験などで資格を取得した場合でも、試験に合格した日ではなく発行日として記載されます。
証明内容
当然ですが、何についての証明かを明記することも必要です。社員証であれば部署や役職など、資格が必要な専門職の認定ならその資格や職種を明記します。
条件や業務範囲など
業務用の証明書の場合、仕事範囲を明確にすることがあります。また、公的な資格を取得した場合は、専門範囲を限定する場合もあります。
有効期限
一生同じ証明書を使う場合なら必要ありませんが、資格などが更新されるほとんどの場合は有効期限も表記されます。たとえば健康保険証の有効期限などもその一例です。
失効の要件
いくら証明したとはいっても、その証明書や認定書を利用して、不正を働いた場合や期限が切れ更新されなかった場合には、その証明書は失効します。その要件なども記載しておく必要があります。

離職票と離職証明書(退職証明書)

離職票も離職証明書も、退職する(した)従業員に対して会社が発行する書面で、失業手当に関するものです。どちらも最終的にはハローワークが保管しますが、離職票は退職者に、離職証明書はハローワークにそれぞれ送付されます。

離職票

退職日から10日前後で働いていた企業から郵送で送られてくるのが通例になっています。2種類の書類でワンセットになっていますが、退職日には受け取れないものなので、いつ頃、どうやって送られるのかを確認しておくほうがいいでしょう。
離職票を受け取ったらハローワークに提出してください。「-2」の用紙には企業がハローワークに提出した「退職の理由」と「退職直前6ヶ月間の給与」が明記されています。退職者は「-1」の用紙に失業手当の振込先などを記載して両方を提出してください。この際、給与総額や残業代、退職理由、社印押印などに間違いや抜け落ちがないかどうか必ず確認しておきましょう。

離職証明書

従業員が退職した場合、企業はその従業員を雇用保険から脱退させるために、「離職証明書(雇用保険被保険者離職証明書)」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を10日以内にハローワークに提出することになっています。この離職証明書と自宅などに送付された離職票の内容に相違がないかどうかを確認した後、失業手当が支給されることになります。ちなみに、支給には1~2ヶ月かかりますが、正確にはハローワークで確認するとよいでしょう。

>退職証明書01

在職証明書とは

在職証明書は、簡単に言えば、ある企業に何年間在職していたか、退職時の役職はどうだったか、給与はいくらだったかなどを証明するものと考えてください。転職した場合、以前在職していた企業から在職証明書をもらってほしいと言われることがあります。なお、在職中に他社に転職することが決まり、在職証明書が必要になった場合でも企業側は作成することになっています。しかし、一旦退職した企業から証明書をもらうのは抵抗があるものです。また、企業によっては発行を渋る場合もあります。
在職証明書には本人の氏名、退職時の住所、退職理由、在職期間、退職時の役職や給与総額などが明記されたうえで、企業名、本社住所などが記載され、社印が押印されます。電話で在職証明が欲しいと言えばすぐに発行してくれる場合もあれば、当時の状況をメモとして送ってほしいと言われることもあり、時間がかかることもあります。このように、証明書の発行に関する手続きはケースバイケースと言っても過言ではありません。細かく打ち合わせをしながら手続きを進めることが大切でしょう。

在職証明書06

解雇理由証明書とは

企業から解雇すると通達された場合に従業員が企業に請求できる証明書が解雇理由証明書です。予告の場合は解雇予告証明書と名前は変わりますが、内容的にはほぼ同様、予告か決定かの違いと考えておけばいいでしょう。企業側がこの証明書の発行を拒んだ場合は、自主退職とみなされるケースもあります。会社都合と自己都合の退職では退職金などにも大きな違いが出てくるので、必要になりそうなら請求を考えましょう。従業員本人に非がある場合は、請求の必要はありませんが、解雇に納得できない場合には、この証明書を請求するといいでしょう。

この解雇理由証明書を従業員が請求する場合は、下記の項目のうち必要と思えるものについての記載を請求することができます。また、労働基準法では企業側が従業員の請求した項目以外のことを記載することを禁じています。

  • 雇用期間
  • 業務の種類や内容
  • その業務における地位(役職)
  • 賃金(毎月の給与総額)
  • 退職事由(解雇の場合はその理由)

なお、この証明書に限っては、解雇を告げられた時から請求できます。また、企業側は速やかに発行するように定められています。万一、発行が遅れている場合は労働基準局に通報するといいでしょう。悪意があると判断された場合は企業に罰金が課せられます。


>解雇理由証明書

給与証明書とは

住宅ローンを組みたい時、転職して新たな会社で前職の給与水準が知りたいと言われた時、あるいは帰化しようとしている時に在勤証明書と同時に要求されるものであり、実際の収入を証明するのが給与証明書です。どちらかと言うと毎月発行される給与明細に近いものと理解していいものですが、給与総額から所得税額や社会保険、通勤手当などの非課税部分を除いたものか、別項に記載したものが適切です。給与証明書には下記の項目が記載されるのが一般的とされています。なお、発行するのに時間はかかりません。ほとんどの企業では1~2日、長くても1週間程度あれば発行してくれます。

  • 氏名
  • 前月の給与総額(非課税部分を除いたもの)
  • 前年の年収(非課税部分を除いたもの)
  • 扶養家族

この証明書を作成する場合にも『書式の王様』のテンプレートを活用すると記載漏れなどのない証明書が発行できます。

>給与証明書

まとめ
証明書は、身分や資格の所持の証明や、承認や許可を得たことなどを証明する書類です。証明書があれば、自分のバックグラウンドや実力を証明することができます。まさに「自分証明」。証明書が必要となるシチュエーションも多々あると思います。多種多様な雛形をダウンロードできる『書式の王様』を利用し、用途に合わせて必要なものを活用してください。

投稿日:
2016/02/05
更新日:
2016/02/05

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