日報・月報|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

日報・月報の書式と書き方

仕事やアルバイトの業務のなかで、1日、もしくは1か月の業務が終わると日報・月報の提出をお願いされることがあります。

仕事やアルバイトの業務のなかで、1日、もしくは1か月の業務が終わると日報・月報の提出をお願いされることがあります。しかし、慣れていないと書き方はもちろん、どのフォーマットを用意すべきなのか悩んでしまいます。このページでは目的にあったフォーマットや書き方について紹介しています。

日報・月報はなぜ必要?

日々の報告書である日報と月報ですが、これらを書く意味とはいったいなんなのでしょうか?日報や月報を書く目的は大きく分けて3つあります。1つ目は、業務の『見える化』をするためです。その日にどんな仕事に従事し、どのくらいの時間がかかったかを記録することによって仕事のボリュームを把握することができます。今後の仕事の計画を立てる際も、優先順位をつけた効率的な時間配分ができるようになります。
2つ目は、上司への報告のためです。上司には上司の仕事がありますから、部下の業務内容を1から10まで把握することはできません。指示した業務が予定通りに進められているか、問題が起きていないかを確認するために日報や月報があれば進捗確認をすることができます。上司と部下のコミュニケーションツールとしての役割も担っているのです。
3つ目は、業務改善を進めるためです。問題点や困ったことがあれば特記事項として書き出しておけば、部署やチームの課題として認識することができます。文字や数値で記録を残しておかなければ、日々の業務に紛れてしまいかねません。課題を解決し、業務目標を達成するためにも日報・月報は大切な報告書であるといえるでしょう。
そのほか、過去の日報や月報から顧客動向や季節要因による売れ行きの推移などを読み解くことができ、マーケティング活動にも役立てることができます。社内システムなどで日報や月報を共有することができれば、全社的な販売戦略を立てることの貢献にもつながります。

日報・月報を書く前に

日報や月報には、その日(月)にあったことをただつらつらと書けばいいわけではありません。感想やコメントを書くだけでは、ただの日記になってしまいます。日報・月報は報告書ですから、他の人が読んでも理解できるものでなくてはなりません。書く前に自分でポイントをまとめておきましょう。コツは、時間と合わせて業務内容を箇条書きにしておくことです。所要時間をメモしておくことも忘れないようにしてください。日報・月報を書くことにあたり、今日はどこまで仕事を終わらせるのか、目標を明確に設定することをおすすめします。そうすれば、途中でブレることなく業務を効率的に進めることができます。

日報・月報に書くべき内容

日報や月報で会社や上司が知りたいのは、仕事の進捗内容と課題の2つです。それを踏まえて何を書くべきなのかを業務日報を例にご説明します。押さえておきたい7つの項目は下記のとおりです。

  • 書いた日時
  • 所属と氏名
  • 時間と業務内容(就業時間を時系列にして列挙します)
  • 所要時間と実務経過
  • 概要や備考
  • 特記事項や問題点
  • 上司の承認欄やコメント欄

その他、小売業や営業職に従事している場合はその日に売れた商品や、競合他社で売れている商品なども記載すると良いでしょう。今現在のトレンドを把握し、今後の販売戦略にも貢献することができます。また、医療職や介護職では患者さん、利用者さんの体調を記録する必要が出てきます。少しの変化も見逃してはならないため、とても重要な意味を持ちます。業種や職種などにより内容は変わってきますので、必要に応じて項目を追加してください。

業務日報001

次に、特に重要な実務経過、概要、特記事項の3点について書くべきことをそれぞれ説明します。

実務経過

・ 実務について端的にまとめ、他の人にもわかるように一言で表します。
例:9時  朝礼ミーティング 30分
      承認書類チェック 30分
  10時 販売促進会議 60分
  11時 ○○社向けプレゼン資料作成 60分

概要

  • 一言で表した実務経過に対して、その概要を簡潔にまとめます。
  • 具体的にどんな業務内容なのかをシンプルに表現します。
  • 全体のボリューム感と現在の進捗がわかるように、できれば数値で表しましょう。

例:○○社向けプレゼン資料作成80%完了、経理部より明日データ取得し残り20%完了予定。

特記事項

  • 所感や報告すべきことを書きます。
  • 課題や問題点などを挙げます。
  • 良いアイデアや改善策があれば書きます。

どんな小さなことでも感じたことを書いておけば、業務日報に深みが増しますので、なるべく埋めるようにしましょう。

月報の役割とは

ここまで日報について詳しく説明してきましたが、月報の役割についても少し考えてみましょう。一言で表すと、日報は1日の業務の進捗管理、月報は月間の行動計画であるといえるでしょう。月報では月間の予定を俯瞰して見ることができますから、目標から逆算して達成までの計画を立てることができます。月初に月間の予定を書き込んだら、月末には実績を書き込むようにします。それによって計画に無理がなかったか、もしくはもっと余裕があったのかをデータとして見ることができます。仕事をするにあたっては段取りが大切ですので、日報と月報を上手に管理しながら仕事の予定を組んでいきましょう。

まとめ
日報・月報は、業務の進捗を見える化し、会社や上司に報告をすると共に改善へつなげていくためのものです。業務に追われていると毎日の記録が面倒になりがちです。しかし、仕事で成果を上げていくために大切な報告書ですから、業務の一環として忘れずに記録をしていきましょう。毎日の目標を明確に定め記録をしていくことで会社から良い評価がもらえるはずです。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/02/08

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