議事録|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

議事録の書き方のコツ・見本

議事録とは、会議やセミナーの討議内容や議決結果をまとめ、社内や部署内で共有するために利用される文書です。

議事録とは会議やセミナーの討議内容や議決結果をまとめ、社内や部署内で共有するために利用される文書です。フォーマットに大きな決まりはないですが、書き方のテクニックやコツが必要とされるものになります。単なるメモにならないよう、分かりやすく書く方法を解説します。

議事録に求められること

議事録とは、会議やセミナーの経過や結果をまとめ、記録するための文書です。議事録に求められることは、会議での決定事項を正確に記録することです。人間の脳は、使わない情報はすぐに忘れてしまうようにできています。たとえ覚えている自信があっても、人間の脳は自分の都合の良いように解釈し、記憶違いを起こすこともあります。正確な情報を残しておくためにも、議事録を残しておくことは大切です。その場にいなくても、時間が経ってから見返しても、議事録さえ見れば内容がわかるように記録をしておく必要があります。
社会では、『言った、言わない』の揉め事がよく起こります。また、日本人が行う会議では、議論をしていても、結局決裁を取りたいことが曖昧なまま終わってしまうということも往々にして起り得ます。いつ、どこで、だれが、何を、どのようにしなくてはならないのか、5W1Hを明確に定めておかないと後から責任の所在がわからなくなってしまうことがよくあるのです。そうならないためにも議事録をつけ、会議で決めた内容の裏づけにとする必要があります。
しかし議事録は、ただ書けば良いというものではありません。後で読み返しても肝心なことが書かれていなければ、あまり役には立たないのです。議事録を書くにあたっては、必要なポイントを必要なだけ、誰にでもわかりやすく書くということが大切です。

議事録を上手に書くコツ

それでは、議事録を上手に書くコツをご紹介しましょう。ボイスレコーダーのように、全ての発言をそのとおりに記録する必要はありません。また、いきなり素晴らしい議事録を書こうと頑張る必要もありません。議事録を上手に書くコツを流れに沿って説明します。

(1)簡単にメモを取る
大切なことだけを箇条書きでメモしましょう。会議はどんどん進んでいきますから、きれいに書こうとしなくて構いません。トピックごとに段落を変えたり、ペンの色を変えたり、工夫しながらメモします。後から議事録にしやすいように、重要そうな情報があればマーカーをつけておくとわかりやすいです。
(2)人の発言に注意する
会議では、誰が何を言ったか、誰が承認をしたか、誰が責任を取るのか、ということが大切になってきます。会議のなかに決裁権限を持った役職者がいれば、その人の発言でプロジェクトが進むこともあります。キーパーソンの発言には注意をしましょう。
(3)議事録を書く
会議が終わったら、議事録を清書します。上記でメモした内容を元に必要事項を記入していきます。どんな項目を書けば良いかのポイントは後で説明します。わかりやすく簡潔に書き、なるべく1枚にまとめると良いでしょう。
(4)出席者に回覧する
議事録を書く会議に出ていた人に回覧し、漏れが無いかを確認します。ここで書き漏れや解釈の違いがあれば訂正をします。議事録の書き手の主観が入ってしまうこともありますから、出席者のコンセンサスを取っておけば、後から認識の違いを指摘されることもありません。

ポイントを押さえる

簡潔にわかりやすく議事録を書くにはどのようなポイントを押さえれば良いのでしょうか。必須項目として7つ挙げられます。それは、日時・場所・出席者・テーマ・目的・議題・討議内容の7つです。それぞれの項目がなぜ必要なのかを見てみましょう。

日時 あとで議事録を見返すときに、事柄がいつ決定したかという情報が必要になることがよくあります。例えば、その会議で決定されたときから有効なルールであるのならば、いつ決まったのかどうかによって○月○日以前のルールが適用されるか否かの判断材料になることがあるからです。
場所 一見するとあまり重要ではなさそうな『場所』ですが、TV会議システムがある会議室なのか、社外の会議室を借りたのかなど、その状況を把握しておくと今後の参考になります。この会議はここでなければならないというルールがあるかもしれませんし、この規模の会議ならこの会議室を予約しよう、というように開催準備の指標になります。
出席者 出席者の記録はとても大切です。誰が出席していたかを記録しておけば、出席者に話を通しやすくなります。
テーマ テーマは、その会議が何のために開催されたのかを大枠を示すために必要です。
目的 目的は、その会議の目標、ゴールであるといえます。その会議でどこまで達成したいのかを設定しておかなければ、結局何も決まらずに終わってしまうこともあります。今回のゴールはどこにあるのかを明確化するためにも必要です。
議題 議題は、決められたテーマのなかで決めなければならない項目を細分化したものです。会議は議題が設定されていなければ脱線してしまいがちです。何について討議がなされたのか、箇条書きにして記録しておきましょう。
討議内容 会議で何が決まったのか、誰の発言なのか、誰の責任範囲となったのか等、討議の経過や結果を記録します。詳細を残そうとして全てを文字に残そうとすると大切なことを書き漏らしてしまうこともあります。大切なことだけにポイントを絞って書くようにしましょう。

必須項目として上記7点を挙げましたが、議事録の作成日・作成者も記録しておきましょう。その他、必要であれば回覧ルートや承認欄を設けても良いでしょう。

ロジカルライティング

議事録を書くにあたっては、ロジカルライティングの手法を利用することをおすすめします。ロジカルライティングとは、伝えたいことを論理的に整理して書くことです。日本人はロジカルシンキングが苦手であるといわれています。話をするときも、伝えたいことを論理的に整理してからではなく、思いつきでつらつらと話してしまうので話の脱線や抜け落ちが起こります。
ロジカルライティングではまず、伝えたいことを階層に分けて整理し、縦と横のつながりを持たせます。読み手を納得させるためには読み手が知りたい情報すなわち原因・理由・結果を紐付けにして提示してあげることが必要です。どこかが抜けていると読み手の疑問は解消されずに疑問が残ってしまいます。A社の主力製品の売上状況の例を挙げてみましょう。

【例】
<項目> → <結果> → <対象> → <理由>と階層を分けた場合
・圧力IH炊飯器 1000台 達成 50代メイン 高級モデルだが、質が良ければ高くてもいいという意見が多い。
・IH炊飯器 500台 達成 30代メイン 汎用性あるモデルで一般家庭に好まれる。それゆえ、一部競合へ流れた。
・マイコン炊飯器 100台 未達成 20台メイン
 小型モデルで単身者向け。戸建住宅地のため、需要が低かった。

決まったフォーマットを使う

議事録で書くべきポイントを押さえていざ実際に書こうと思ったとき、ワードで書くべきか、エクセルか、パワーポイントか、フォーマットはどうすればよいのか、悩みますよね。そんなときはテンプレートやフォーマットを使いましょう。上記で説明した7つの必須項目が、全て網羅されている便利なフォーマットがあります。わかりやすい見本もついていますので、こちらを参考にして議事録を書くだけでロジカルライティングの手法を取り入れることができます。1枚で簡潔しますので、とてもオススメです。

>Wordで作るA41枚の議事録

まとめ
議事録は、会議やセミナーの討議内容や結果を社内で共有するために必要な文書です。会議から時間が経ってもそれを見れば思い出すことができる大切な記録です。一から作成するのは難しくても、フォーマットを使えば簡単に議事録が作成できます。ロジカルライティングを意識して、読み手がわかりやすい議事録を作成してください。

投稿日:
2016/02/08
更新日:
2016/05/23

他の議事録の書式テンプレート

≫一覧を見る

議事録に関連する書き方一覧

  • 【報告書の書き方】

    報告書とは、調査や研究の結果、業務の結果について述べた文書のことです。例えば、定期報告書、研究報告書、収支報告書、会計報告書、事故報告書などがあります。報告書を作成するときは、表題→要旨→詳細のピラミッド構造で説明するのがコツです。また、記載する内容は正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。そして最後に感想や総括、今後の対応を書き添えると良いでしょう。

  • 【チェックシートの書き方】

    チェックシートとは、ミスを防ぐための点検や確認を目的としたものと、現状把握や情報の整理をするための記録用のものがあります。自分の行いたい作業に合ったものを使用しましょう。チェックシートの選び方や作り方、また簡単に使えるフォーマットについてご紹介します。

  • 【議事録の書き方】

    議事録とは会議やセミナーの討議内容や議決結果をまとめ、社内や部署内で共有するために利用さえれる文書です。フォーマットに大きな決まりはないですが、書き方のテクニックやコツが必要とされるものになります。単なるメモにならないよう、分かりやすく書く方法を解説します。

  • 【始末書の書き方】

    始末書とは、過ちを謝罪するために事情を記載して提出する文書のことです。責任を明確にして、不始末の内容を明らかにして謝罪し、再発させないことを書面にて誓約します。そのために、始末書には、1)不始末の発生経緯、2)発生原因とその理由、3)不始末に対する反省と謝罪、4)再発を防ぐために今後やるべきこと、といった4点を必ず盛り込むようにしましょう。自分の非を認め、誠意をもってお詫びする気持ちが大切です。

  • 【誓約書の書き方】

    誓約書とは両者で交わす約束の覚書です。有名なものに「機密保持誓約書」などがあります。誓約書は通常2部作成し、両者で保管することが多い書類ですが、両者のサインがあれば1部でも効力はあります。しかし、1部しか作成していないと紛失の恐れや、トラブルの元になるので注意が必要です。誓約書の書き方や注意点をまとめました。

  • 【電話メモの書き方】

    電話で対応した時、必ずしも担当者がその場にいるとは限りません。取引先相手への訪問や外出していて不在しているときもあるでしょう。さらに電話で聴いただけでは、すぐ忘れてしまいます。そのようなときに便利なのが電話メモです。聴きながらメモをするというのは想像以上に大変です。フォーマットやデザインに一工夫いれることで、書く内容を最小限に抑えたメモを紹介します。

  • 【顛末書の書き方】

    顛末書とは、経緯書とも呼ばれ、事件や事故、仕事上のトラブルが生じたり、または、商品やサービスに不備が発生したりといった問題が起きた場合に、上司や会社に対して状況や経緯の一部始終を報告する文書のことです。事故やトラブルなどが起こった原因、経緯、結果、損害額などについて、客観的、かつ、公平な立場から正確に記載する必要があります。その際、表現が自己弁護にならないよう注意しましょう。

  • 【提案書の書き方】

    提案書とは、取引先や社内に対しての企画やアイデア、意見をまとめた文書のことです。提案を行う際には、なぜ提案が必要なのかを明確にして、提案の目的、抱えている課題や目指したい目標、課題の解決方法や目標達成の手段、解決案や手段を実現可能にする具体的なもの、サービスなどをわかりやすく記載します。また、文章はだらだらと綴るのではなく、読みやすく簡潔な文章で、時に図表などを用いると理解されやすくなります。

  • 【伝言メモの書き方】

    伝言メモとは、相手の不在時に用件を伝えるメモ用紙のことです。白紙の場合はどのような内容を書いておけばいいのか迷うことがあるかもしれません。しかし、連絡するべき項目をあらかじめ記載した定型フォーマットなら、誰が伝言メモを書いても洩れなく伝わります。また、重要な用件を伝え忘れるミスを防ぐこともできます。伝達ミスを防ぐためにも、伝言メモを用意しておくとよいでしょう。

  • 【稟議書の書き方】

    稟議書とは、行いたい施策・購入したいものなどに対し会社が決裁するための書類。上司や経営者まで閲覧するため、目的や理由、実施する施策の内容、予算と効果がしっかり伝わることが重要です。書き方のテクニックを学ばなければ自分が企画した施策を行えないことになってしまいます。例文を入れて書き方を解説していきます。

  • 【辞令の書き方】

    辞令とは、人事異動があったときにその旨を本人に知らせるための通知書です。一般的な連絡文書ではなく命令文書であるということに気をつけましょう。書き方と例文を解説します。

  • 【研修報告書の書き方】

    社内・社外問わず研修へ参加すると、研修報告書の提出が必要とされることがあります。報告書には受講内容や所感を記載しますが、記載方法やまとめ方が分からない方もいるでしょう。このページでは研修報告書の書き方例を紹介しています。

  • 【計画書の書き方】

    計画書とは、あることを達成するために考えた方法や手順などを記載した文書のことで、事業計画書、創業計画書、研究計画書などがあります。計画書の書き方や例をご説明します。

  • 【社内通知の書き方】

    辞令や人事通知(異動や退職など)、会議・イベント開催や訃報など多岐に渡る社内通知。目的は情報を必要な人に分かりやすく素早く通達することになり、書式はシンプルかつ一目で分かるものが好まれます。細かい部分では書き出しに気配りをすることで、より多くの人が内容をしっかり見てくれるようになります。されど社内通知、目からウロコのテクニックもご紹介します。

  • 【出張報告書の書き方】

    出張報告書とは、交渉や打ち合わせなどの出張の成果や、現地での業務内容を報告するためのものです。出張報告書を記載するときは、表題→要旨→詳細のピラミッド構造で説明するのがコツです。また、記載する内容はいつ、どこに、何のために出張したか正確な情報を簡潔にまとめることが大事です。そして最後に感想や総括、今後の対応を書き添えると良いでしょう。

  • 【証明書の書き方】

    証明書とは、ある条件を満たした時に、その真偽を証明するために発行される書面です。身分や資格の所持を証明するもの、承認や許可を得たことを証明するものなどがあります。さまざまな証明書の種類や書き方、必要な項目、使用しやすい証明書のテンプレートをご紹介します。

  • 【明細書の書き方】

    明細書は、給与や費用の内訳を表します。そのため何に、どれだけ支払われたかを確認するために使用されます。給与でいえばどのように現金支給額が計算されたのかや、医療費明細書ではどの医療内容にどれだけ費用がかかったかを知ることができます。もし何かあったときのためにしっかりと保管しておきましょう。このページでは、用途に合わせた明細書のテンプレートと書き方を紹介しています。

  • 【回覧書の書き方】

    回覧書は、忙しい業務中に読むものです。文章は、簡潔なわかりやすい文章で記載するようにしましょう。また、回覧者が捺印するスペースを作っておくと、回覧漏れを防ぐことが可能です。連絡事項によっては日付欄や備考欄が必要になります。一方、送別会のお知らせや新年会・忘年会の告知などは連絡事項を記載するのみです。このページでは、用途に合わせた回覧書のテンプレートと書き方を紹介しています。

  • 【上申書の書き方】

    上申書とは、官公庁や警察などに対して法律に基づかない場合の意見や報告などを行うための文書のことです。法律に基づく場合は「○○申請書」「○○申立書」となります。特許庁に対し特許出願を分割する際や商標登録に対し意見する場合にも上申書を用います。また、上司に意見を申し述べる書類を指す場合もあります。上申書は簡潔にわかりやすい文章で作成し、必要であれば参考資料を添えると良いでしょう。

  • 【マニュアルの書き方】

    業務効率化を行うにあたって、短時間で良質なマニュアルを作ることはとても重要です。読み手のレベルに合わせて読みやすく理解しやすいマニュアルを作る方法とともにテンプレートをご紹介します。

  • 【念書の書き方】

    念書とは、後日に証拠となる書き付けのことで、念のために作成しておく文書です。お互いの署名、捺印を必要とする契約書とは違い、当事者間の一方が他方に対し約束事を記載したものに、差し出す側が署名し捺印するのみで書類は完成します。基本的に、念書は法的な強制力や拘束力はありません。しかし、書類としては契約書とまではいきませんが簡単な合意書であり、契約を交わした証拠にもなるので、記載された約束事を履行する義務が発生します。

  • 【一覧表の書き方】

    一覧表はただ項目をまとめるだけではなく、それを管理・活用することが大事です。たとえば業務上扱うデータを月別・年間で数値をまとめたり、従業員のシフトを一覧でまとめたりするなど、どの程度で増減しているかや進捗状況を把握し、対策や施策を考えることができます。ここでは経営を行う上で使用する項目をまとめることができる一覧表を紹介しています。

  • 【手順書の書き方】

    手順書とは、能率良く、作業や業務を行えるよう作成します。手順書通りに進めれば、作業効率が高まるだけでなく、トラブルも最小限に抑えることができるでしょう。誰が見てもわかりやすく表現する必要があります。そのために写真や図を使って理解しやすくなるよう工夫しましょう。

  • 【予定表の書き方】

    予定表には年間予定表、月間予定表、週間予定表などがあります。予定表に記載して社内で共有することで、もし外出中に客先から連絡が入った場合なども、社内に残っている者がその旨を伝えることができますし、新規のアポイントにも対応しやすくなります。業務を効率よく進めるためにも、予定を立てて、予定表に記載しておくと便利です。

  • 【表彰状の書き方】

    表彰状とは、特に優秀な成績をあげた人や優れた行いがあった人を褒めたたえた書状のことです。会社関連では、永年勤続、功労、営業成績、安全無事故など模範となる人をたたえて、表彰を行います。表彰状の書き方としては、句読点は用いず、文の区切りでも改行せずに一文字分だけ空けて文を続けます。文章は簡潔に短く区切りますが、表彰する理由や何の表彰であるかは、具体的に記載します。

  • 【願書の書き方】

    願書の書き方、書式、テンプレート一覧です。願書とは、許可を得るために提出する文書のことです。主なものとして、退職を希望する際の退職願、会社や行政などに問題点を指摘して改善を求める嘆願書などがあります。要点をわかりやすく記載するようにしましょう。また、幼稚園への入園、小学校、中学校、高等学校、大学、短大、専門学校、職業訓練校などの入学試験を受験するために、希望する学校に提出する入学願書があります。入学願書は、学校によって所定の用紙が用意されている場合があるので確認しましょう。

  • 【指示書の書き方】

    指示書とは、業務内容や命令の内容などを指示する文書のことです。作成する際には、読み手を意識し、相手が理解できる用語で具体的に記載しましょう。5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どのように、どうした)を踏まえて作成すると、指示の漏れを防ぐことができます。また、要点は箇条書きなどで簡潔に記載しましょう。

  • 【申告書の書き方】

    申告書とは、国民が法律上の義務として、官庁などに一定の事実を申し出る内容を記載した文書のことです。例えば、確定申告書、法人税申告書、退職所得申告書、扶養控除申告書、還付申告書、償却資産申告書、失業認定申告書などさまざまな種類のものがあり、所定のフォーマットに必要事項を記載して、税務署などの申告先に提出します。申告書には申告期限が定められているので、注意が必要です。また、社内で活用できる申告書として、健康状態・職務内容・自己評価などを記載する自己申告書や通勤経路申告書、異動希望申告書などがあります。

  • 【保証書の書き方】

    保証書とは、ある一定の条件で物事を保証する旨を記載した文書のことです。例えば、従業員が会社や事業主に提出する身元保証書は、家電製品などに添付される製品保証書などがあります。保証書の種類や書き方を解説します。

  • 【承認書の書き方】

    承認書とは、相手の願いや要求などを聞いて、正当と判断すること、もしくは認めることを記載した文書です。社内では、社員が願い出た育児休業、介護休業、勤務時間短縮などを承認するときに作成します。書面には、日付、タイトル、相手の氏名、承認内容、自分の名前を盛り込みます。文章は簡潔に、必要事項のみを記載します。承認書のテンプレートには、さまざまなパターンのものがあるので、利用してみるとよいでしょう。

  • 【調査書の書き方】

    調査書とは、調査の結果を報告する文書のことです。営業戦略やマーケティング、新人育成、競合店調査など、業務上必要な内容について調査を行い、結果を調査書にまとめることで、今後の戦略や計画などに役立てることができます。この他、学校の入学判定や就職の際の選抜資料として、受験先に提出される文書も調査書の一種で、内申書とも呼ばれます。

  • 【決議書の書き方】

    決議書の書き方、書式、テンプレート一覧です。決議書とは、会議での決定事項や意見を記載した文書のことです。必要事項のみをピックアップし、箇条書きなどで簡潔にわかりやすく記載します。書面は、誰が見てもわかりやすい構成にしましょう。テンプレートを用意しておくと、必要事項を入れるだけで、手間なく決議書を作成することができます。

  • 【進退伺いの書き方】

    進退伺いは辞表とは大きく違います。職務上の過失があったとき、責任を追って辞職するべきかどうかを上司にお伺いするときに使用しますが、辞職を決定しているものではありません。進退伺いには、責任の追う所存を伝えつつ、上司の指示を仰ぐ必要があり、文章や言い回しに気を使うこととなります。例文を入れて解説していきます。

議事録の書式・テンプレート

議事録の書式テンプレート一覧です

議事録03

議事録のフォーマット・テンプレート一覧と書き方・見本です。議事録とは、会議での討議内容や審議事項、議決結果などを記録した文書のことです。会…

≫広告掲載について

最新アップロード書式

最近追加された書式テンプレートです

Fax Cover 022

英語のFAX送付状です。FAX送付状とは、顧客などに連絡事項を伝えるための送付状のことです。WhenIfax,Icanuseit.

≫最近追加された書式一覧

おすすめ情報

今bizoceanがおすすめする情報です

キーワード検索

書式カテゴリ検索

価格区分で絞り込み

ファイルで絞り込み

議事録の書き方のコツ・見本 トップへ