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理由書の書き方

理由書とは業務上の過失・遅延・事故などの理由を報告するものや、業者選定・サービス選定などの選定理由を明示するもの、志望動機などの理由など様々な用途があります。用途によって少し様式が変わる場合もあります、書き方を例文付きで解説します。

理由書の書き方

理由書とは、やむを得ない原因・理由で起こった事柄について、その原因・理由を記載し報告する場合や、あるものの選定に至った理由を説明したいときに使われる文書です。始末書や顛末書とは目的が異なりますので、反省やお詫びの言葉は不要です。必要項目と例文から、理由書の書き方について見ていきましょう。

必要項目と例文

理由書に必要とされる最低限の要素は2つあり、理由書提出に至った経緯とその理由です。その他体裁を整え正式な文書にするために必要な項目は下記のとおりです。書き方については例文を参考にしてください。

<必要項目>

  • 日付
  • 宛先
  • タイトル
  • 理由書を提出するに至った経緯
  • その理由
  • 署名捺印

<例文>

  • ○年○月○日に発生しました事故につきまして、下記にその理由を申し上げます。調査した結果、原因が判明しましたのでご報告させて頂きます。(事故発生理由書)
  • ○○に係る訂正理由につきましては、弊社担当者との連絡不備により、誤った理由で届出を提出してしまいました。今後は連絡系統を見直し実務にあたりますので、宜しくお願い申し上げます。(訂正理由書)
  • 車検証を車内に保管しておりましたが盗難のため、紛失してしまいました。(車検証再発行を依頼する理由書)

遅延理由書の書き方

事務手続きを行う上では、様々な理由で書類の提出が遅れてしまうこともあります。公的機関の手続きなどでは、遅延理由書の提出を求められることがあります。様式は自由ですが、テンプレートが用意されているケースもあります。遅延の理由と受理をしてほしい旨を記載しましょう。


遅延理由書01(資格取得届)のテンプレート
>遅延理由書01(資格取得届)のテンプレート

欠席理由書の書き方

やむを得ない理由で欠勤となってしまった場合、正当な理由があれば処罰を免れたり有休に振り替えられたりすることがあります。欠勤日と欠勤に至ったやむを得ない理由を記載します。本人が提出できないときは、上司が書類を書いて、社長や人事部長など適切な役職者へ提出することも可能です。


無断欠勤の理由書テンプレート
>無断欠勤の理由書テンプレート

まとめ
理由書とは、やむを得ない原因・理由で起こった事柄について、その理由を報告する場合やあるものの選定に至った理由を説明したいときに使われます。理由書に必要とされる最低限の要素は2つあり、理由書提出に至った経緯とその理由です。どんな種類の理由書であっても、基本的にフォーマットは自由に作成することが可能です。テンプレートが用意されていることもありますので、参考にしてください。

投稿日:
2016/12/06
更新日:
2016/12/06

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