確認書|テンプレートのダウンロードと書き方は書式の王様

確認書の書き方

確認書は覚書同様、双方の合意を書面に残すための書類になります。様式はシンプルで、合意する事項と両者の名前・捺印などになります。よくある書類で「受注確認書」「債務(保証人)確認書」などがあります。書き方を詳しく解説します。

誓約書、確認書、契約書、同意書の違い

一見すると混同されがちですが、それぞれ異なる意味で使われています。大きな違いとして、双方合意のもと作成されるものと、どちらか一方が差し入れるものに分けられます。それぞれの書類が持つ役割から違いを見ていきましょう。

誓約書

ある事柄を相手に約束するために差し入れる文書。
入社時や退職時に就業規則に従う、機密事項を漏えいしないこと等を約束する場合にも書くことがある。

確認書

ある事柄を双方で確認・合意した証拠として作成する文書。
残高確認書のように債権回収のツールとして時効を中断させる効力があるものもある。

契約書

双方合意のもと約束した条項を記載し、取引成立を証明する文書。
双方が記名捺印をする。

同意書

相手が提示した内容に賛成・了承し、それを認める旨の意思表示を表す文書。
医療行為を受けるときや、個人情報を提供するときなどにも提出する。

どのような要件の際に「確認書」の様式を使うのか

顧客と口頭で打ち合せをしたり、顧客から受注があったりした場合、その内容を確認しておかないと後で思い違いや誤解などでトラブルになりかねません。
確認書には、双方の合意事項に誤差がないかを再度確認するという目的があります。納得して契約が成立した旨を残しておくことは双方にとってメリットのあることだといえるでしょう。どのようなケースで確認書の様式が使われているかを、下記に例を挙げてみましょう。

  • 依頼内容の確認
  • 売掛金残高の確認
  • 債務の確認
  • 契約内容変更の確認
  • 受注内容の確認
  • 建築物の確認

確認書のフォーマットと書き方

確認書の作成にはワード文書が便利です。社名と確認者を明記し、捺印をします。書類には、確認したい事項を具体的に記載しましょう。特に金額や日付、場所等を明確に書いておかないとトラブルの元になります。
確認書は一方から一方へ差し出し、内容に相違がないことを確認して記名捺印をして返送してもらいます。

<記載項目例>

  • 契約内容
  • 契約期限/納期
  • 締め日/支払日
  • 報酬/価格


>依頼内容確認状

まとめ
確認書は覚書同様、双方の合意を書面に残すために作成されます。顧客から依頼や受注が入ったとしても、万一お互いの認識にズレがあった場合後々トラブルに発展するケースも否定できません。そのため、双方合意の証明として書類を残しておく必要があるのです。
書類には、確認したい事項を具体的に記載することが大切です。確認書のフォーマットにはワードファイルが便利です。テンプレートを参考に、確認書を作成してみてください。

投稿日:
2016/12/06
更新日:
2016/12/06

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